Wie legt der Assistent Aufgaben in Task Manager an?
Das Gespräch ist beendet, die Vereinbarung ist noch im Kopf und das Aufgabenformular wartet darauf, ausgefüllt zu werden. Der KI-Assistent in Task Manager verkürzt diesen Weg. Sie schreiben dem Assistenten: „Füge eine Aufgabe mit dem Titel Änderungen am Angebot Nord und der Frist bis Freitag hinzu.“ Der Assistent öffnet das Formular für eine neue Aufgabe mit bereits ausgefüllten Feldern. Sie prüfen die Angaben und speichern die Aufgabe.
Der Assistent speichert die Aufgabe nicht selbst. Der letzte Klick liegt bei Ihnen. Wenn die Daten nicht den Vereinbarungen entsprechen, speichern Sie die Aufgabe nicht.
Ähnlich funktioniert die Bearbeitung: „Aufgabe Korrekturen am Angebot Nord bearbeiten” öffnet das Bearbeitungsformular. Der Befehl „Status der Aufgabe Nord auf erledigt setzen” funktioniert anders: Das Formular öffnet sich nicht, und der Assistent bittet um Bestätigung. Nach Klick auf „Ja, ausführen” ändert sich der Status, und die Änderung ist im Thread der Aufgabe sichtbar.
Was genau enthält das Formular?
Der Titel ist Pflicht und kann zwischen 1 und 255 Zeichen lang sein. Die Beschreibung können Sie im Texteditor ergänzen. Für die Priorität gibt es zwei Werte: normal und hoch. Sie können ein Fälligkeitsdatum ohne Uhrzeit festlegen. Ohne Uhrzeit bleibt die Aufgabe den ganzen Tag „heute“ und gilt erst ab dem nächsten Tag als überfällig. Das Formular enthält auch die Personen, die der Aufgabe zugewiesen sind.
Die Aufgabe entsteht in dem in der linken Spalte ausgewählten Arbeitsbereich. Jede zugewiesene Person muss darauf Zugriff haben. Das Programm prüft den Zugriff des Autors und der zugewiesenen Personen beim Speichern. Wenn Sie keine Berechtigung haben, anderen Aufgaben zuzuweisen, greift der Modus „nur für sich selbst”: Die Aufgabe wird ausschließlich Ihnen zugewiesen.
Nach dem Speichern erhalten die zugewiesenen Personen eine E-Mail über die neue Aufgabe, sofern sie diese Benachrichtigung aktiviert haben. Der Autor erhält keine. Hat die Aufgabe ein Fälligkeitsdatum, erscheint daneben in der Liste ein Kreis mit der Anzahl der Tage bis zur Fälligkeit: grün bei einer Fälligkeit in den kommenden Tagen, blau bei Fälligkeit heute und rot, wenn sie bereits verstrichen ist. Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum haben keinen Kreis, abgeschlossene und abgebrochene Aufgaben erhalten ein graues Label. Der Assistent weist auch auf überfällige Aufgaben hin.
Was gewinnen Sie?
Sie erstellen die Aufgabe noch während des Gesprächs, statt nach dem Auflegen zu den Vereinbarungen zurückzukehren. Wenn jemand Ihre Arbeit unterbricht, müssen Sie sich nicht aus dem Gedächtnis rekonstruieren, was Sie dem Kunden gerade zugesagt haben.
Kleine Vereinbarungen schieben Sie seltener „auf später“. Ein Satz genügt, um eine Aufgabe vorzubereiten. So fällt es leichter, auch Dinge in der Liste festzuhalten, die sonst oft nur im Kopf bleiben.
Sie behalten die Kontrolle darüber, was im Team landet. Vor dem Speichern können Sie die Angaben prüfen und Fehler korrigieren. Niemand wird über eine Aufgabe benachrichtigt, die Sie noch nicht bestätigt haben.
Vertriebler nach einem Kundengespräch
Das Gespräch dauert zwanzig Minuten und endet mit drei Vereinbarungen: das Angebot bis Freitag überarbeiten, Referenzen schicken und einen Termin für die nächste Woche vereinbaren. Werden diese Punkte nicht festgehalten, kehren Sie leicht nur zu einem davon zurück und lassen die anderen im Notizbuch oder im Kopf zurück.
Mit dem Assistenten geben Sie die Vereinbarungen nacheinander ein, jede in einem Satz. Jedes Mal prüfen Sie das geöffnete Formular, bevor Sie die Aufgabe speichern. Danach haben Sie drei Aufgaben statt einer. In der Liste hat eine Aufgabe mit Fälligkeitsdatum einen Kreis mit der Anzahl der Tage. Das genaue Datum sehen Sie, wenn Sie mit dem Mauszeiger darüberfahren, ohne die Aufgabe zu öffnen.
Häufig gestellte Fragen
Speichert der Assistent die Aufgabe selbst oder bereitet er nur ein Formular vor?
Der Assistent öffnet das Formular für eine neue Aufgabe mit vorausgefüllten Feldern. Sie prüfen die Angaben und klicken auf „Speichern“, bevor die Aufgabe das Team erreicht.
In welchem Arbeitsbereich wird die vom Assistenten erstellte Aufgabe angelegt?
Die Aufgabe wird in dem Arbeitsbereich angelegt, den Sie in der linken Spalte des Programms ausgewählt haben. Alle zugewiesenen Personen müssen Zugriff darauf haben. Das Programm prüft dies beim Speichern.
Kann der Assistent auch bestehende Aufgaben ändern?
Ja. Mit der Anweisung „Aufgabe X bearbeiten“ wird das Bearbeitungsformular geöffnet. Mit „Status von Aufgabe X auf erledigt setzen“ wird der Status geändert, ohne die Aufgabe zu öffnen. Bei einer Statusänderung wird im Thread eine Systemnachricht mit Vor- und Nachnamen der Person gespeichert, die sie vorgenommen hat. Die Nachricht wird auch dann erstellt, wenn der Status bereits derselbe war.
Erfährt die Person, der ich eine Aufgabe zuweise, davon?
Nach dem Speichern der Aufgabe sendet das Programm den zugewiesenen Personen eine E-Mail, sofern sie Benachrichtigungen zu neuen Aufgaben aktiviert haben. Die Person, die die Aufgabe erstellt hat, erhält diese E-Mail nicht.