Comment l'Assistant crée-t-il des tâches dans Task Manager ?
La conversation se termine, la décision reste en tête et le formulaire de tâche attend d’être rempli. L’Assistant IA de Task Manager vous évite cette étape. Vous lui écrivez : « Ajoute une tâche intitulée Corrections du devis Nord, avec une échéance vendredi. » L’Assistant ouvre le formulaire de création d’une tâche avec les champs préremplis. Vous vérifiez les informations et enregistrez la tâche.
L'Assistant n'enregistre pas la tâche lui-même. Le dernier clic vous revient. Si les données ne correspondent pas aux accords conclus, vous n'enregistrez pas la tâche.
La modification fonctionne de manière similaire : « Modifier la tâche Corrections de l'offre Nord » ouvre le formulaire de modification. La commande « Change le statut de la tâche Nord en terminé » fonctionne différemment : le formulaire ne s'ouvre pas, et l'Assistant demande une confirmation. Après avoir cliqué sur « Oui, exécuter », le statut change et la modification apparaît dans le fil de la tâche.
Ce que contient exactement le formulaire
Le titre est obligatoire et peut contenir de 1 à 255 caractères. Vous pouvez renseigner la description dans l’éditeur de texte. La priorité peut être normale ou élevée. Vous pouvez définir une date d’échéance sans heure. Sans heure, la tâche reste « pour aujourd’hui » toute la journée et n’est considérée en retard que le lendemain. Le formulaire contient également les personnes assignées à la tâche.
La tâche est créée dans l'espace de travail sélectionné dans la colonne de gauche. Chaque personne assignée doit y avoir accès. Le programme vérifie l'accès de l'auteur et des personnes assignées lors de l'enregistrement. Si vous n'avez pas le droit d'attribuer des tâches à d'autres, le mode « pour vous uniquement » s'applique : la tâche vous est assignée exclusivement.
Après l’enregistrement, les personnes assignées reçoivent un e-mail concernant la nouvelle tâche si elles ont activé cette notification. L’auteur ne le reçoit pas. Si la tâche a une échéance, un cercle indiquant le nombre de jours restants apparaît à côté d’elle dans la liste : vert pour une échéance dans les prochains jours, bleu pour aujourd’hui et rouge pour une échéance passée. Les tâches sans échéance n’ont pas de cercle, et les tâches terminées ou annulées affichent un badge gris. L’Assistant signale également les tâches en retard.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous créez une tâche pendant la conversation, au lieu de revenir aux décisions prises après avoir raccroché. Si quelqu’un vous interrompt, vous n’avez pas besoin de vous rappeler ce que vous venez de promettre au client.
Vous remettez moins souvent à « plus tard » les petites choses convenues. Une seule phrase suffit pour préparer une tâche, ce qui vous aide à garder dans la liste même les choses qui vous resteraient habituellement en tête.
Vous gardez le contrôle sur ce qui est transmis à l’équipe. Avant l’enregistrement, vous pouvez vérifier les informations et corriger une erreur. Personne ne reçoit de notification pour une tâche que vous n’avez pas encore validée.
Un commercial après un échange avec un client
L’échange dure vingt minutes et se termine par trois décisions : corriger le devis d’ici vendredi, envoyer des références et fixer un rendez-vous pour la semaine suivante. Sans les noter, vous risquez de n’en retenir qu’une et de laisser les autres dans votre carnet ou dans votre tête.
Avec l’Assistant, vous lui communiquez les décisions l’une après l’autre, en une phrase chacune. À chaque fois, vous vérifiez le formulaire ouvert avant d’enregistrer la tâche. Une fois l’opération terminée, vous avez trois tâches au lieu d’une. Dans la liste, la tâche avec une échéance est accompagnée d’un cercle indiquant le nombre de jours restants ; passez le curseur dessus pour voir la date exacte, sans ouvrir la tâche.
Questions fréquentes
L’Assistant enregistre-t-il lui-même la tâche ou prépare-t-il uniquement le formulaire ?
L’Assistant ouvre le formulaire de nouvelle tâche avec des champs préremplis. C’est à vous de vérifier les informations et de cliquer sur « Enregistrer » avant que la tâche soit transmise à l’équipe.
Dans quel espace de travail sera créée la tâche créée par l’Assistant ?
La tâche sera créée dans l’espace de travail sélectionné dans la colonne de gauche du programme. Chaque personne assignée doit y avoir accès. Le programme le vérifie lors de l’enregistrement.
L’Assistant peut-il aussi modifier des tâches existantes ?
Oui. La commande « Modifie la tâche X » ouvre le formulaire de modification, tandis que « Passe le statut de la tâche X à Terminé » modifie le statut sans ouvrir la tâche. La modification du statut ajoute au fil un message système indiquant le nom et le prénom de la personne qui l’a effectuée. Ce message est créé même si le statut choisi était déjà le statut actuel.
La personne à qui j’assigne une tâche en sera-t-elle informée ?
Une fois la tâche enregistrée, le programme envoie un e-mail aux personnes assignées si elles ont activé les notifications pour les nouvelles tâches. L’auteur de la tâche ne reçoit pas cet e-mail.