¿Cómo crea el Asistente las tareas en Task Manager?
La conversación termina, el acuerdo se queda en tu cabeza y el formulario de la tarea espera a que lo rellenes. El Asistente de IA de Task Manager acorta ese proceso. Le escribes al Asistente: «Añade una tarea llamada Correcciones de la oferta de Nord con fecha límite el viernes». El Asistente abre el formulario de nueva tarea con los campos rellenados. Tú compruebas los datos y guardas la tarea.
El Asistente no guarda la tarea por sí solo. El último clic es siempre tuyo. Si los datos no coinciden con lo acordado, no guardas la tarea.
La edición funciona de forma parecida: «Editar tarea Correcciones a la oferta de Nord» abre el formulario de edición. La orden «Cambia el estado de la tarea de Nord a hecho» funciona de otra manera: el formulario no se abre y el Asistente pide confirmación. Al pulsar «Sí, hazlo», el estado cambia y el cambio se ve en el hilo de la tarea.
Qué incluye exactamente el formulario
El título es obligatorio y puede tener entre 1 y 255 caracteres. Puedes añadir una descripción en el editor de texto. Hay dos prioridades: normal y alta. Puedes establecer una fecha límite sin hora. Si no se indica una hora, la tarea sigue estando «para hoy» durante todo el día y pasa a estar atrasada al día siguiente. El formulario también incluye las personas asignadas a la tarea.
La tarea se crea en el espacio de trabajo seleccionado en la columna izquierda. Cada persona asignada debe tener acceso a él. El programa comprueba el acceso del autor y de las personas asignadas al guardar. Si no tienes permiso para asignar tareas a otros, se activa el modo «solo para ti»: la tarea se asigna exclusivamente a ti.
Después de guardar, las personas asignadas reciben un correo electrónico sobre la nueva tarea si tienen activada esa notificación. El autor no lo recibe. Si la tarea tiene fecha límite, aparece junto a ella un círculo con el número de días que faltan: verde si quedan días, azul si es hoy y rojo si ya ha pasado. Las tareas sin fecha límite no tienen círculo, y las completadas o canceladas muestran una etiqueta gris. El Asistente también avisa de las tareas atrasadas.
¿Qué ganas?
Creas la tarea durante la conversación, en vez de volver a los acuerdos después de colgar. Si alguien interrumpe tu trabajo, no tienes que reconstruir de memoria lo que acabas de prometerle al cliente.
Dejas para más tarde menos acuerdos pequeños. Basta una frase para preparar una tarea, así que es más fácil incluir en la lista también los asuntos que normalmente se quedan en tu cabeza.
Mantienes el control sobre lo que llega al equipo. Antes de guardar, puedes comprobar los datos y corregir cualquier error. Nadie recibe una notificación de una tarea que aún no has aprobado.
Un comercial después de hablar con un cliente
La conversación dura veinte minutos y termina con tres acuerdos: corregir la oferta antes del viernes, enviar referencias y concertar una reunión para la semana siguiente. Si no anotas estos asuntos, es fácil acordarse solo de uno y dejar los demás en una libreta o en tu cabeza.
Con el Asistente, le indicas los acuerdos uno por uno, cada uno en una frase. Cada vez, revisas el formulario abierto antes de guardar la tarea. Al terminar, tienes tres tareas en vez de una. En la lista, las tareas con fecha límite muestran un círculo con el número de días que faltan; al pasar el cursor, puedes ver la fecha exacta sin abrir la tarea.
Preguntas frecuentes
¿El Asistente guarda la tarea por sí mismo o solo prepara el formulario?
El Asistente abre el formulario de una tarea nueva con los campos rellenados previamente. Tú compruebas los datos y haces clic en «Guardar» antes de que la tarea llegue al equipo.
¿En qué Espacio de trabajo se creará la tarea que encargue el Asistente?
La tarea se creará en el Espacio de trabajo seleccionado en la columna izquierda del programa. Todas las personas asignadas deben tener acceso a él. El programa lo comprueba al guardar.
¿El Asistente también puede modificar tareas existentes?
Sí. La instrucción «Edita la tarea X» abre el formulario de edición, mientras que «Cambia el estado de la tarea X a hecha» cambia el estado sin abrir la tarea. Al cambiar el estado, se guarda en el hilo un mensaje del sistema con el nombre y los apellidos de quien lo ha cambiado. El mensaje también se crea si el estado ya era el mismo.
¿La persona a la que asigno la tarea se enterará?
Al guardar la tarea, el programa envía un correo electrónico a las personas asignadas si tienen activadas las notificaciones de tareas nuevas. El autor de la tarea no recibe ese correo electrónico.