Come l'Assistente crea le attività in Task Manager?
La conversazione finisce, l'accordo resta nella tua testa e il modulo dell'attività è lì che aspetta di essere compilato. L'Assistente AI di Task Manager accorcia il percorso. Scrivi all'Assistente: «Aggiungi un'attività chiamata Correzioni all'offerta Nord con scadenza venerdì». L'Assistente apre il modulo per una nuova attività con i campi già compilati. Tu controlli i dati e salvi l'attività.
L'Assistente non salva l'attività da solo. L'ultimo clic spetta a te. Se i dati non corrispondono agli accordi presi, non salvi l'attività.
In modo simile funziona la modifica: "Modifica attività Correzioni all'offerta Nord" apre il modulo di modifica. Il comando "Cambia stato dell'attività Nord in completata" funziona diversamente: il modulo non si apre e l'Assistente chiede conferma. Dopo aver cliccato "Sì, esegui" lo stato cambia e la modifica è visibile nella discussione dell'attività.
Cosa trovi esattamente nel modulo
L'oggetto è obbligatorio e può contenere da 1 a 255 caratteri. Puoi aggiungere una descrizione nell'editor di testo. La priorità può essere normale o alta. Puoi impostare una data di scadenza senza orario. Senza orario, l'attività resta «in scadenza oggi» per tutta la giornata e risulta in ritardo solo dal giorno successivo. Il modulo include anche le persone assegnate all'attività.
L'attività viene creata nello spazio di lavoro selezionato nella colonna di sinistra. Ogni persona assegnata deve avervi accesso. Il programma verifica l'accesso dell'autore e delle persone assegnate al momento del salvataggio. Se non hai il permesso di assegnare attività ad altri, si attiva la modalità "solo per te": l'attività viene assegnata esclusivamente a te.
Dopo il salvataggio, le persone assegnate ricevono un'e-mail per la nuova attività, se hanno attivato questa notifica. L'autore non la riceve. Se l'attività ha una scadenza, nell'elenco compare accanto ad essa un cerchio con il numero di giorni che mancano: verde per le scadenze dei prossimi giorni, blu per quelle di oggi e rosso per quelle passate. Le attività senza scadenza non hanno il cerchio, mentre quelle completate e annullate hanno un'etichetta grigia. L'Assistente segnala anche le attività scadute.
Cosa ci guadagni?
Crei un'attività durante la conversazione, invece di tornare sugli accordi dopo aver riagganciato. Se qualcuno interrompe il tuo lavoro, non devi cercare di ricordare cosa hai appena promesso al cliente.
Rimandi meno spesso a «più tardi» i piccoli accordi. Basta una frase per preparare un'attività, così è più facile inserire nell'elenco anche le cose che di solito restano nella tua testa.
Mantieni il controllo su ciò che arriva al team. Prima di salvare, puoi controllare i dati e correggere eventuali errori. Nessuno riceve una notifica per un'attività che non hai ancora approvato.
Un commerciale dopo una telefonata con un cliente
La conversazione dura venti minuti e si conclude con tre accordi: correggere l'offerta entro venerdì, inviare le referenze e fissare un incontro per la settimana successiva. Se non annoti queste cose, è facile ricordarne solo una e lasciare le altre nel taccuino o nella tua testa.
Con l'Assistente, comunichi gli accordi uno alla volta, con una frase per ciascuno. Ogni volta controlli il modulo aperto prima di salvare l'attività. Dopo averle salvate, hai tre attività invece di una. Nell'elenco, l'attività con una scadenza ha un cerchio con il numero di giorni rimanenti; passando il cursore sopra, puoi vedere la data esatta senza aprire l'attività.
Domande frequenti
L'Assistente salva l'Attività o prepara soltanto il modulo?
L'Assistente apre il modulo per una nuova Attività con i campi precompilati. Sei tu a verificare i dati e fare clic su «Salva» prima che l'Attività venga assegnata al team.
In quale Spazio di lavoro verrà creata l'Attività dall'Assistente?
L'Attività verrà creata nello Spazio di lavoro selezionato nella colonna di sinistra del programma. Ogni persona assegnata deve potervi accedere. Il programma verifica l'accesso al momento del salvataggio.
L'Assistente può anche modificare le Attività esistenti?
Sì. Il comando «Modifica l'Attività X» apre il modulo di modifica, mentre «Imposta lo stato dell'Attività X su completata» cambia lo stato senza aprire l'Attività. La modifica dello stato aggiunge alla discussione un messaggio di sistema con il nome e il cognome della persona che l'ha effettuata. Il messaggio viene creato anche se lo stato impostato era già quello.
La persona a cui assegno l'Attività ne verrà informata?
Dopo aver salvato l'Attività, il programma invia un'email alle persone assegnate, se hanno attivato la notifica per le nuove Attività. L'autore dell'Attività non riceve questa email.