Miten avustaja luo tehtäviä Task Managerissa?
Keskustelu päättyy, sovittu asia jää mieleen ja tehtävälomake odottaa täyttämistä. Task Managerin AI-avustaja lyhentää tätä matkaa. Kirjoitat avustajalle: ”Lisää tehtävä nimeltä Nord-tarjouksen korjaukset, määräaika perjantaina”. Avustaja avaa uuden tehtävän lomakkeen, jonka kentät on täytetty valmiiksi. Tarkistat tiedot ja tallennat tehtävän.
AI-avustaja ei tallenna tehtävää itse. Viimeinen klikkaus on sinun. Jos tiedot eivät vastaa sovittua, et tallenna tehtävää.
Samalla tavalla toimii muokkaus: „Muokkaa tehtävää Korjaukset Nord-tarjoukseen” avaa muokkauslomakkeen. Komento „Vaihda tehtävän Nord tila valmiiksi” toimii eri tavalla: lomake ei avaudu, vaan AI-avustaja pyytää vahvistusta. Kun klikkaat „Kyllä, tee se”, tila vaihtuu ja muutos näkyy tehtävän viestiketjussa.
Mitä lomake tarkalleen sisältää
Aihe on pakollinen, ja siinä voi olla 1-255 merkkiä. Voit täydentää kuvausta tekstieditorissa. Prioriteetilla on kaksi vaihtoehtoa: normaali ja korkea. Voit asettaa määräpäivän ilman kellonaikaa. Ilman kellonaikaa tehtävä näkyy ”tänään”-tehtävänä koko päivän ja myöhästyy vasta seuraavana päivänä. Lomakkeessa näkyvät myös tehtävään määritetyt henkilöt.
Tehtävä syntyy vasemmassa sarakkeessa valittuun työtilaan. Jokaisella henkilöllä, jolle tehtävä osoitetaan, täytyy olla siihen pääsy. Ohjelma tarkistaa tekijän ja osoitettujen henkilöiden pääsyoikeudet tallennettaessa. Jos sinulla ei ole oikeutta lisätä tehtäviä muille, käytössä on tila „vain itselle”: tehtävä osoitetaan ainoastaan sinulle.
Tallennuksen jälkeen tehtävään määritetyt henkilöt saavat sähköpostin uudesta tehtävästä, jos he ovat ottaneet kyseisen ilmoituksen käyttöön. Tekijä ei saa ilmoitusta. Jos tehtävällä on määräaika, sen vieressä näkyy luettelossa ympyrä, jossa on määräaikaan jäljellä olevien päivien määrä: vihreä tulevina päivinä, sininen tänään ja punainen jo menneen määräajan kohdalla. Määräajattomissa tehtävissä ei ole ympyrää, ja valmiissa tai perutuissa tehtävissä on harmaa merkki. Avustaja ilmoittaa myös myöhässä olevista tehtävistä.
Mitä hyödyt?
Luot tehtävän keskustelun aikana sen sijaan, että palaisit sovittuihin asioihin puhelun päätyttyä. Kun joku keskeyttää työsi, sinun ei tarvitse palauttaa mieleesi, mitä juuri lupasit asiakkaalle.
Jätät pieniä sovittuja asioita harvemmin ”myöhemmäksi”. Tehtävän valmisteluun riittää yksi lause, joten myös asiat, jotka yleensä jäävät mieleen, on helpompi pitää tehtäväluettelossa.
Pidät hallinnassasi sen, mitä päätyy tiimille. Voit tarkistaa tiedot ja korjata virheen ennen tallentamista. Kukaan ei saa ilmoitusta tehtävästä, jota et ole vielä hyväksynyt.
Myyjä asiakkaan kanssa käydyn keskustelun jälkeen
Keskustelu kestää kaksikymmentä minuuttia ja päättyy kolmeen sovittuun asiaan: tarjous pitää korjata perjantaihin mennessä, referenssit lähettää ja tapaaminen sopia ensi viikolle. Jos et kirjaa näitä asioita, palaat helposti vain yhteen niistä ja jätät loput muistikirjaan tai mieleesi.
Kerro avustajalle sovitut asiat yksi kerrallaan, kukin yhdellä lauseella. Tarkistat aina avautuvan lomakkeen ennen tehtävän tallentamista. Tallennuksen jälkeen sinulla on yksi tehtävä sijaan kolme. Määräaikaisen tehtävän vieressä näkyy luettelossa ympyrä, jossa on jäljellä olevien päivien määrä; tarkan päivämäärän näet viemällä kohdistimen sen päälle avaamatta tehtävää.
Usein kysytyt kysymykset
Tallentaako AI-avustaja tehtävän itse vai valmisteleeko se vain lomakkeen?
AI-avustaja avaa uuden tehtävän lomakkeen, jonka kentät on täytetty alustavasti. Sinä tarkistat tiedot ja napsautat ”Tallenna” ennen kuin tehtävä välitetään tiimille.
Mihin työtilaan AI-avustajan luoma tehtävä tulee?
Tehtävä luodaan ohjelman vasemmassa sarakkeessa valittuun työtilaan. Jokaisella tehtävään määritetyllä henkilöllä on oltava siihen pääsy. Ohjelma tarkistaa tämän tallennuksen yhteydessä.
Voiko AI-avustaja myös muuttaa olemassa olevia tehtäviä?
Kyllä. Komento ”Muokkaa tehtävää X” avaa muokkauslomakkeen, ja ”Vaihda tehtävän X tilaksi valmis” muuttaa tilan avaamatta tehtävää. Tilan muutos lisää viestiketjuun järjestelmäviestin, jossa näkyy muutoksen tehneen henkilön etu- ja sukunimi. Viesti luodaan myös silloin, kun tila oli jo sama.
Saako henkilö, jolle määritän tehtävän, tiedon siitä?
Kun tehtävä on tallennettu, ohjelma lähettää tehtävään määritetyille henkilöille sähköpostin, jos he ovat ottaneet uuden tehtävän ilmoitukset käyttöön. Tehtävän luoja ei saa tätä sähköpostia.