Hogyan hoz létre feladatokat az asszisztens a Task Managerben?
Véget ér a beszélgetés, a megállapodás a fejedben marad, a feladat űrlapja pedig kitöltésre vár. A Task Manager AI-asszisztense lerövidíti ezt az utat. Ezt írod az asszisztensnek: „Adj hozzá egy feladatot Nord ajánlatának javításai néven, pénteki határidővel”. Az asszisztens megnyitja az új feladat űrlapját, kitöltött mezőkkel. Te ellenőrzöd az adatokat, majd elmented a feladatot.
Az asszisztens nem menti el a feladatot magától. Az utolsó kattintás a tiéd. Ha az adatok nem felelnek meg a megállapodásnak, ne mentsd el a feladatot.
Hasonlóan működik a szerkesztés is: a „Szerkeszd a Javítások a Nord ajánlathoz feladatot” megnyitja a szerkesztési űrlapot. A „Változtasd a Nord feladat állapotát elkészültre” parancs másként működik: az űrlap nem nyílik meg, az AI-asszisztens pedig megerősítést kér. Az „Igen, hajtsd végre” gombra kattintva az állapot megváltozik, és a módosítás látható lesz a feladat beszélgetésszálában.
Pontosan mi kerül az űrlapba?
A cím megadása kötelező, hossza 1-255 karakter lehet. A leírást a szövegszerkesztőben töltheted ki. Két prioritás közül választhatsz: normál és magas. Határidőt óra megadása nélkül is beállíthatsz. Óra megadása nélkül a feladat egész nap „mára” szól, és csak másnap válik késedelmessé. Az űrlapon a feladathoz rendelt személyek is szerepelnek.
A feladat a bal oldali oszlopban kiválasztott munkaterületen jön létre. Minden hozzárendelt személynek hozzáféréssel kell rendelkeznie ehhez. A program mentéskor ellenőrzi a szerző és a hozzárendelt személyek hozzáférését. Ha nincs jogosultságod feladatokat hozzárendelni másoknak, a „csak magadnak” mód érvényesül: a feladat kizárólag hozzád lesz rendelve.
Mentés után a hozzárendelt személyek e-mailt kapnak az új feladatról, ha engedélyezték ezt az értesítést. A szerző nem kap róla e-mailt. Ha a feladatnak van határideje, a listában egy, a határidőig hátralévő napok számát jelző kör jelenik meg mellette: zöld a következő napokban esedékes határidőknél, kék a mai határidőnél, piros pedig a lejártaknál. A határidő nélküli feladatok mellett nincs kör, a befejezett és a törölt feladatok pedig szürke jelvényt kapnak. Az asszisztens a lejárt feladatokról is tájékoztat.
Mit nyersz vele?
Már a beszélgetés közben létrehozod a feladatot, nem kell a hívás után visszatérned az elhangzottakhoz. Ha valaki félbeszakítja a munkádat, nem kell emlékezetből felidézned, mit ígértél az ügyfélnek az imént.
Ritkábban halogatod „későbbre” az apróbb megállapodásokat. Egyetlen mondat elég a feladat előkészítéséhez, így a listádon könnyebben nyilvántarthatod azokat az ügyeket is, amelyek egyébként csak a fejedben maradnának.
Te irányítod, mi kerüljön a csapathoz. Mentés előtt ellenőrizheted az adatokat, és kijavíthatod a hibákat. Senki nem kap értesítést olyan feladatról, amelyet még nem hagytál jóvá.
Értékesítő az ügyféllel folytatott beszélgetés után
A beszélgetés húsz percig tart, és három megállapodással zárul: péntekig javítani kell az ajánlaton, el kell küldeni a referenciákat, és meg kell szervezni egy találkozót a következő hétre. Ha nem rögzíted ezeket, könnyen előfordulhat, hogy csak az egyikre emlékszel, a többi pedig a jegyzetfüzetben vagy a fejedben marad.
Az asszisztensnek sorban mondod el a megállapodásokat, mindegyiket egy-egy mondatban. Minden alkalommal ellenőrzöd a megnyitott űrlapot, mielőtt elmented a feladatot. Mentés után egy helyett három feladatod lesz. A listában a határidős feladat mellett egy, a hátralévő napok számát mutató kör jelenik meg; a pontos dátumot a kurzor fölé húzásával láthatod, a feladat megnyitása nélkül.
Gyakori kérdések
Az asszisztens menti a feladatot, vagy csak előkészíti az űrlapot?
Az asszisztens megnyitja az új feladat űrlapját, előre kitöltött mezőkkel. Te ellenőrzöd az adatokat, és a „Mentés” gombra kattintasz, mielőtt a feladat eljutna a csapathoz.
Melyik munkaterületen jön létre az asszisztens által létrehozott feladat?
A feladat a program bal oldali oszlopában kiválasztott munkaterületen jön létre. Minden hozzárendelt személynek hozzáféréssel kell rendelkeznie. A program ezt mentéskor ellenőrzi.
Az asszisztens meglévő feladatokat is módosíthat?
Igen. A „Feladat X szerkesztése” utasítás megnyitja a szerkesztőűrlapot, a „Feladat X állapotának módosítása készre” pedig a feladat megnyitása nélkül módosítja az állapotot. Az állapotváltozásról rendszerüzenet kerül a beszélgetésszálba annak a személynek a kereszt- és vezetéknevével, aki végrehajtotta. Az üzenet akkor is létrejön, ha a beállított állapot már eleve ugyanaz volt.
Értesül az a személy, akinek hozzárendelem a feladatot?
A feladat mentése után a program e-mailt küld a hozzárendelt személyeknek, ha be van kapcsolva náluk az új feladatról szóló értesítés. A feladat létrehozója nem kapja meg ezt az e-mailt.