Co jsou automatizace v Task Manageru?
Automatizace jsou modulem varianty Pro. Přebírají opakující se činnosti: ukládají faktury z e-mailu do složky, zakládají úkol po zadání klienta, připomínají schůzku nebo připravují páteční shrnutí týdne. Pravidlo se skládá ze tří částí: KDYŽ se něco stane, POKUD jsou splněny podmínky, PROVEĎ akce. Funguje uvnitř Task Manageru, bez externí zprostředkující služby.
Okno Automatizace otevřete ikonou zobrazení v horní liště vedle Kalendáře, Tabule, Poznámek a AI asistenta. Sdílí s nimi světlý a tmavý motiv, lze ho ukotvit u sloupců a pamatuje si rozložení. Seznam pravidel je rozdělený na zapnutá, pozastavená a vypnutá.
Pravidlo funguje s oprávněními svého autora. Nenapíše do cizího úkolu, nezaloží úkol v pracovním prostoru, ke kterému autor nemá přístup, ani se nedostane do cizí poštovní schránky. Administrátor může upravit pravidlo někoho jiného, ale stále funguje s oprávněními svého autora. Ani administrátor nevytvoří automatizaci nad cizí poštou.
Jak vytvořit pravidlo?
Můžete ji popsat AI asistentovi: „chci, aby se všechny soubory, které přijdou do chatu Účetnictví, ukládaly do složky Faktury a abych dostal oznámení“. Asistent připraví návrh s názvem, spouštěčem, podmínkami a akcemi. Vždy také v bodech popíše - KDYŽ, POKUD, PROVEĎ - jak bude pravidlo fungovat. Když požádáte o opření pravidla o zdroje znalostí („na základě složky Ceníky“), přidá je do podmínky i do obsahu vytvořeného AI. Pokud je okno Automatizací zavřené, otevřete návrh kartou „Přejít na Automatizace“ pod odpovědí asistenta. Návrh zůstane neuložený a vypnutý, dokud nekliknete na Uložit. Názvy můžete zadávat běžným jazykem, například „složka Ceníky“ nebo „Kasia Dąbrowska“. Pokud program něco nenajde, vypíše to do poznámek nad návrhem.
Pravidlo můžete vytvořit také ručně pomocí karet KDYŽ, POKUD a PROVEĎ. Spouštěčem může být vytvoření úkolu, změna stavu, nová zpráva, zmínka, přidaná příloha nebo nový e-mail. K dispozici je také událost v kalendáři, blížící se termín, nečinnost v úkolu a spouštěč Každý den v… s výběrem dnů v týdnu. Podmínky se propojují pomocí „a“; alternativa vyžaduje druhé pravidlo. Ve vyhledávacím poli „obsahuje“ znamenají slova oddělená čárkami „kterékoli z nich“. Shoda se hledá podle části textu: „faktura“ nenajde „faktury“ ani „fakturu“. Kořen „faktur“ pokryje tyto tvary.
Pokud jeden e-mail splní podmínky obou pravidel a každé z nich vytvoří úkol, vzniknou dva úkoly. Abyste dostali jen jeden, přidejte do druhého pravidla podmínku vylučující případy obsloužené prvním. Příklad: první pravidlo kontroluje, zda odesílatel obsahuje doménu klienta, a druhé - předmět a podmínku „odesílatel neobsahuje” stejnou doménu.
Akce „Vytvořte úkol“ přiřadí úkol odpovědné osobě určené v pravidle - automatizace ji nevybírá podle obsahu e-mailu.
Podmínka „AI posoudí“ umožňuje popsat, co má model zkontrolovat, například „zda příloha vypadá jako faktura“. Program ji vyhodnotí jako poslední, po ostatních filtrech, aby omezil zbytečné dotazy. Po vyčerpání denního limitu AI se běh přeskočí a v Historii se uvede důvod. Pokud si model není jistý, odpoví „ne“. Pravidlo může mít maximálně deset akcí, které se provádějí postupně. Patří mezi ně zpráva ve vlákně, zpráva napsaná AI, nový úkol, změna stavu nebo priority, odeslání e-mailu, uložení příloh do určené složky, poznámka, oznámení a událost v kalendáři. Po připojení schránky přibude akce „Odeslat e-mail ze své schránky“.
Co získáte?
Nemusíte trávit středu stahováním faktur a jejich přesouváním do složek. Na konci měsíce na vás nebude čekat hromada souborů k roztřídění.
Nemusíte ani pamatovat na přepisování požadavku zákazníka ze schránky. Stane se z něj úkol s termínem a odpovědnou osobou. Když se zákazník za tři dny ozve znovu, úkol vás sám dovede ke zdrojové korespondenci - související vlákno vidíte jen vy, protože schránka zůstává soukromá.
Nemusíte každý den ručně kontrolovat, jestli přibyly nové dokumenty. Máte méně opakujících se věcí, které je třeba hlídat, a více času na ty, které vyžadují vaše rozhodnutí.
Příklad použití: faktury z e-mailu a chatu
Účetní dostává faktury e-mailem od dodavatelů a v chatu od týmu. Ukázkové pravidlo může vypadat takto: KDYŽ přijde nový e-mail, POKUD obsahuje přílohu a AI ji vyhodnotí jako fakturu, PROVEĎ uložení příloh do složky Faktury a oznámení „Faktura od {{mail.nadawca}} byla uložena“. Pokud místo toho zadáte cestu Faktury / {{rok}} / {{miesiac}}, lomítko určí úrovně složek a chybějící složky se vytvoří automaticky. Soubor z 3. září se uloží do *Faktury / 2026 / 09*.
Ukázkové pravidlo pro chat má vlastní sadu podmínek a akcí: KDYŽ byla přidána příloha, POKUD je autorem vybraná osoba a AI vyhodnotí soubor jako fakturu, PROVEĎ uložení do určené složky a odeslání oznámení. Přidání přílohy má vlastní spouštěč. Program uloží zprávu před nahráním souborů, takže pravidlo spuštěné novou zprávou by se mohlo spustit příliš brzy. Pod tlačítkem + najdete připravená pravidla *Faktury do složky (AI)* a samostatné e-mailové *Faktura z e-mailu → složka (AI)*. Připravená pravidla označená (AI) jsou viditelná pouze při nakonfigurované AI a e-mailová pouze při přístupu k modulu Pošta.
Nejčastější dotazy
Jsou Automatizace ve variantě Standard?
Ne, je to modul varianty Pro.
Může automatizace něco pokazit, než si toho všimnu?
Tlačítko Testovat použije poslední události odpovídající spouštěči. Ukáže, které by prošly podmínkami a jaké zprávy by byly odeslány. Nic neprovede ani neodešle.
Jak zjistím, co pravidlo udělalo včera?
Tlačítko Historie ukazuje každou událost odpovídající spouštěči: provedenou i s kroky, přeskočenou i s podmínkou, která ji zastavila, a chyby s hlášením serveru. Zobrazuje také předmět e-mailu, kterého se průběh týkal. U průběhu ukončeného chybou je tlačítko Opakovat: pravidlo se spustí znovu pro tutéž událost během minuty a provede všechny kroky od začátku. Záznamy se uchovávají 30 dní.
Co se stane, když poskytovatel AI dočasně neodpoví?
Když první krok pravidla nedostane odpověď od poskytovatele AI z dočasného důvodu - výpadek spojení, vypršení času nebo přetížení poskytovatele - pravidlo se samo zopakuje po 2, 10 a 30 minutách. Oznámení o chybě přijde až po poslední, čtvrté zkoušce. Samo se opakuje jen tehdy, když se ještě nic neprovedlo; po chybě v dalším kroku rozhodujete vy, tlačítkem Opakovat v Historii. Vyčerpaný rozpočet účtu u poskytovatele AI se neopakuje.
Může se pravidlo zacyklit?
Pravidlo nereaguje na události, které samo vyvolalo. Řetězec „automatizace spustí automatizaci“ končí u druhého článku; o jeho přerušení informuje oznámení, které se odesílá maximálně jednou za hodinu. Po překročení limitu spuštění za hodinu se pravidlo samo pozastaví. Administrátor nastaví tento limit v části Nastavení → Pokročilé → Limity; výchozí hodnota je 60 spuštění za hodinu a 0 znamená bez limitu. Pozastaví ho také tři chyby po sobě. V obou případech dostanete oznámení a e-mail.
Může někdo jiný vytvořit automatizaci pro mou poštu?
Ne. Pravidlo reaguje výhradně na schránky svého autora. Změnit to nemůže ani správce.