Was sind Automatisierungen in Task Manager?
Automatisierungen sind ein Modul der Variante Pro. Sie übernehmen wiederkehrende Tätigkeiten: speichern Rechnungen aus einer E-Mail im entsprechenden Ordner, legen eine Aufgabe nach einer Kundenanfrage an, erinnern an einen Termin oder erstellen am Freitag eine Wochenzusammenfassung. Eine Automatisierungsregel besteht aus drei Teilen: WENN etwas eintritt, FALLS die Bedingungen erfüllt sind, FÜHRE AUS die Aktionen. Sie funktioniert innerhalb von Task Manager, ohne externen Vermittlerdienst.
Sie öffnen das Fenster Automatisierungen über das Ansichten-Symbol in der oberen Leiste, neben Kalender, Board, Notizen und KI-Assistent. Es teilt mit ihnen das helle und dunkle Design, lässt sich neben den Spalten andocken und merkt sich das Layout. Die Liste der Automatisierungsregeln ist in aktiviert, pausiert und deaktiviert unterteilt.
Eine Automatisierungsregel wird mit den Berechtigungen ihres Erstellers ausgeführt. Sie schreibt nicht in Aufgaben anderer Personen, erstellt keine Aufgaben in Arbeitsbereichen, auf die der Ersteller keinen Zugriff hat, und greift nicht auf fremde Postfächer zu. Ein Administrator kann die Automatisierungsregel einer anderen Person bearbeiten, sie wird aber weiterhin mit den Berechtigungen ihres Erstellers ausgeführt. Auch ein Administrator kann keine Automatisierung für das Postfach einer anderen Person erstellen.
Wie erstellen Sie eine Regel?
Sie können sie dem KI-Assistenten beschreiben: „Ich möchte, dass alle Dateien, die im Chat Buchhaltung eingehen, im Ordner Rechnungen gespeichert werden und ich eine Benachrichtigung erhalte.“ Der Assistent erstellt einen Entwurf mit Name, Auslöser, Bedingungen und Aktionen. Dabei schlüsselt er immer in Stichpunkten auf - WENN, FALLS, AUSFÜHREN -, wie die Regel funktioniert. Wenn Sie ihn bitten, sie auf Wissensquellen zu stützen („auf Grundlage des Ordners Preislisten“), fügt er diese sowohl der Bedingung als auch dem vom KI-Assistenten verfassten Inhalt hinzu. Wenn das Fenster Automatisierungen geschlossen ist, können Sie den Entwurf über die Karte „Zu Automatisierungen wechseln“ unter der Antwort des Assistenten öffnen. Der Entwurf bleibt ungespeichert und deaktiviert, bis Sie auf Speichern klicken. Namen können Sie in natürlicher Sprache angeben, zum Beispiel „Ordner Preislisten“ oder „Kasia Dąbrowska“. Wenn das Programm etwas nicht findet, führt es dies in den Hinweisen über dem Entwurf auf.
Sie können eine Automatisierungsregel auch manuell erstellen - mit den Karten WENN, WENN und DANN. Auslöser können das Erstellen einer Aufgabe, eine Statusänderung, eine neue Nachricht, eine Erwähnung, ein hinzugefügter Anhang oder eine neue E-Mail sein. Außerdem gibt es Kalenderereignisse, bevorstehende Fälligkeitsdaten, Inaktivität bei einer Aufgabe sowie den Auslöser Täglich um… mit Auswahl der Wochentage. Bedingungen werden mit „und“ verknüpft; für eine Alternative benötigen Sie eine zweite Automatisierungsregel. Im Feld „enthält“ bedeuten durch Kommas getrennte Wörter „eines davon“. Es wird nach Textteilen gesucht: „Rechnung“ findet weder „Rechnungen“ noch „Rechnung“. Der Wortstamm „Rechn“ deckt diese Varianten ab.
Wenn eine E-Mail die Bedingungen beider Automatisierungsregeln erfüllt und jede von ihnen eine Aufgabe erstellt, entstehen zwei Aufgaben. Um nur eine zu erhalten, fügen Sie in der zweiten Automatisierungsregel eine Bedingung hinzu, die die von der ersten bereits behandelten Fälle ausschließt. Beispiel: Die erste Automatisierungsregel prüft, ob der Absender die Domain des Kunden enthält, und die zweite den Betreff sowie die Bedingung „Absender enthält nicht“ für dieselbe Domain.
Die Aktion „Aufgabe erstellen“ weist die Aufgabe der in der Automatisierungsregel angegebenen Person zu - die Automatisierung wählt sie nicht anhand des E-Mail-Inhalts aus.
Mit der Bedingung „KI beurteilt“ können Sie beschreiben, was das Modell prüfen soll, zum Beispiel „ob der Anhang wie eine Rechnung aussieht“. Das Programm prüft diese Bedingung zuletzt, nach den übrigen Filtern, um unnötige Anfragen zu vermeiden. Ist das Tageslimit für KI erreicht, wird der Durchlauf übersprungen und der Grund im Aktivitätsverlauf angegeben. Ist sich das Modell nicht sicher, antwortet es mit „Nein“. Eine Automatisierungsregel kann höchstens zehn Aktionen enthalten, die nacheinander ausgeführt werden. Dazu gehören eine Nachricht im Thread, eine von der KI verfasste Nachricht, eine neue Aufgabe, eine Änderung des Status oder der Priorität, das Versenden einer E-Mail, das Speichern von Anhängen in einem angegebenen Ordner, eine Notiz, eine Benachrichtigung und ein Kalenderereignis. Bei verbundenem Postfach kommt die Aktion „E-Mail aus Ihrem Postfach senden“ hinzu.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen nicht den Mittwoch damit verbringen, Rechnungen herunterzuladen und in Ordner zu verschieben. Am Monatsende wartet kein Stapel Dateien darauf, von Ihnen sortiert zu werden.
Sie müssen auch nicht daran denken, die Kundenanfrage aus dem Postfach zu übertragen. Daraus wird eine Aufgabe mit Fälligkeitsdatum und verantwortlicher Person. Wenn der Kunde drei Tage später nachfragt, führt die Aufgabe Sie direkt zur ursprünglichen Korrespondenz - den verknüpften Thread sehen nur Sie, da das Postfach privat bleibt.
Sie müssen nicht täglich manuell prüfen, ob neue Dokumente eingegangen sind. Sie haben weniger wiederkehrende Dinge im Blick und mehr Zeit für Aufgaben, bei denen Ihre Entscheidung gefragt ist.
Anwendungsfall: Rechnungen aus E-Mail und Chat
Eine Buchhalterin erhält Rechnungen per E-Mail von Lieferanten und im Chat vom Team. Eine beispielhafte Automatisierungsregel sieht so aus: WENN eine neue E-Mail eingeht, WENN sie einen Anhang enthält und die KI ihn als Rechnung einstuft, DANN Anhänge im Ordner Rechnungen speichern und die Benachrichtigung „Rechnung von {{mail.nadawca}} wurde gespeichert“ senden. Wenn Sie stattdessen den Pfad Faktury / {{rok}} / {{miesiac}} eingeben, legt der Schrägstrich die Ordnerebenen fest und fehlende Ordner werden automatisch erstellt. Die Datei vom 3. September landet unter *Rechnungen / 2026 / 09*.
Eine beispielhafte Automatisierungsregel für den Chat hat eigene Bedingungen und Aktionen: WENN ein Anhang hinzugefügt wird, WENN der Autor eine ausgewählte Person ist und die KI die Datei als Rechnung einstuft, DANN die Datei im angegebenen Ordner speichern und eine Benachrichtigung senden. Für das Hinzufügen eines Anhangs gibt es einen eigenen Auslöser. Das Programm speichert die Nachricht, bevor es die Dateien hochlädt. Eine Regel, die durch eine neue Nachricht ausgelöst wird, könnte daher zu früh starten. Unter + finden Sie die Vorlagen *Rechnungen in Ordner (KI)* und die separate E-Mail-Vorlage *Rechnung aus E-Mail → Ordner (KI)*. Vorlagen mit der Kennzeichnung (KI) sind nur bei konfigurierter KI sichtbar, E-Mail-Vorlagen nur, wenn Sie Zugriff auf das Modul E-Mail haben.
Häufig gestellte Fragen
Sind Automatisierungen in der Variante Standard enthalten?
Nein, das ist ein Modul der Variante Pro.
Kann eine Automatisierung etwas beschädigen, bevor ich es bemerke?
Die Schaltfläche Testen verwendet die letzten Ereignisse, die zum Auslöser passen. Sie zeigt, welche davon die Bedingungen erfüllen würden und welche Nachrichten versendet würden. Es wird nichts ausgeführt oder versendet.
Wie kann ich prüfen, was eine Regel gestern gemacht hat?
Die Schaltfläche Verlauf zeigt jedes Ereignis, das zum Auslöser passt: ausgeführte mit allen Schritten, übersprungene mit der Bedingung, die sie gestoppt hat, sowie Fehler mit der Server-Meldung. Sie zeigt außerdem den Betreff der E-Mail, auf die sich der Durchlauf bezog. Bei einem mit Fehler beendeten Durchlauf gibt es die Schaltfläche Erneut versuchen: Die Automatisierungsregel wird für dasselbe Ereignis innerhalb einer Minute erneut gestartet und führt alle Schritte von Anfang an aus. Einträge werden 30 Tage lang gespeichert.
Was passiert, wenn der KI-Anbieter vorübergehend nicht antwortet?
Wenn der erste Schritt einer Automatisierungsregel aus einem vorübergehenden Grund keine Antwort vom KI-Anbieter erhält - fehlende Verbindung, Zeitüberschreitung oder Überlastung des Anbieters -, versucht es die Automatisierungsregel von selbst erneut, nach 2, 10 und 30 Minuten. Die Fehlerbenachrichtigung kommt erst nach dem letzten, vierten Versuch. Automatisch wiederholt wird nur, wenn noch nichts ausgeführt wurde; bei einem Fehler in einem späteren Schritt entscheiden Sie selbst, über die Schaltfläche Erneut versuchen im Verlauf. Ein aufgebrauchtes Budget des Kontos beim KI-Anbieter wird nicht wiederholt.
Kann eine Automatisierungsregel in eine Schleife geraten?
Eine Automatisierungsregel reagiert nicht auf Ereignisse, die sie selbst ausgelöst hat. Die Kette „Automatisierung löst Automatisierung aus“ endet beim zweiten Glied. Über den Abbruch werden Sie per Benachrichtigung informiert, höchstens einmal pro Stunde. Wird das Stundenlimit für Ausführungen überschritten, hält die Automatisierungsregel automatisch an. Ein Administrator legt diesen Grenzwert unter Einstellungen → Erweitert → Limits fest. Standardmäßig liegt er bei 60 Ausführungen pro Stunde; 0 bedeutet, dass es kein Limit gibt. Auch drei Fehler hintereinander halten die Regel an. In beiden Fällen erhalten Sie eine Benachrichtigung und eine E-Mail.
Kann jemand anders eine Automatisierung für meine E-Mails erstellen?
Nein. Eine Automatisierungsregel reagiert ausschließlich auf die Postfächer ihres Erstellers. Das kann auch ein Administrator nicht ändern.