Qu'est-ce que les automatisations dans Task Manager ?
Les Automatisations sont un module de la variante Pro. Elles prennent en charge les tâches répétitives : enregistrer les factures reçues par e-mail dans un dossier, créer une tâche à la réception d'une demande client, rappeler un rendez-vous ou préparer le récapitulatif de la semaine chaque vendredi. Une règle d'automatisation se compose de trois parties : QUAND quelque chose se produit, SI les conditions sont remplies, EXÉCUTER des actions. Elle fonctionne à l'intérieur de Task Manager, sans service tiers intermédiaire.
Ouvrez la fenêtre Automatisations en cliquant sur l’icône des vues dans la barre supérieure, à côté du Calendrier, du Tableau, des Notes et de l’Assistant IA. Elle partage avec eux les thèmes clair et sombre, peut être ancrée près des colonnes et mémorise sa disposition. La liste des règles d’automatisation est répartie entre les règles activées, suspendues et désactivées.
Une règle d’automatisation s’exécute avec les droits de son auteur. Elle ne peut pas écrire dans la tâche de quelqu’un d’autre, créer une tâche dans un espace de travail auquel son auteur n’a pas accès ni consulter la boîte mail d’une autre personne. Un administrateur peut modifier la règle de quelqu’un d’autre, mais celle-ci continue de s’exécuter avec les droits de son auteur. Même un administrateur ne peut pas créer d’automatisation à partir de la messagerie d’une autre personne.
Comment créer une règle ?
Vous pouvez la décrire à l’Assistant IA : « Je veux que tous les fichiers reçus dans la discussion Comptabilité soient enregistrés dans le dossier Factures et que je reçoive une notification. » L’Assistant prépare une ébauche avec un nom, un déclencheur, des conditions et des actions. Il détaille toujours son fonctionnement sous forme de points - QUAND, SI, ALORS - et, si vous lui demandez de s’appuyer sur des sources de connaissances (« à partir du dossier Tarifs »), il les ajoute à la condition et au contenu rédigé par l’IA. Si la fenêtre Automatisations est fermée, vous pouvez ouvrir l’ébauche à l’aide de la carte « Accéder aux Automatisations » sous la réponse de l’assistant. L’ébauche reste non enregistrée et désactivée tant que vous ne cliquez pas sur Enregistrer. Vous pouvez indiquer les noms en langage courant, par exemple « dossier Tarifs » ou « Kasia Dąbrowska ». Si le programme ne trouve pas un élément, il le signale dans les remarques au-dessus de l’ébauche.
Vous pouvez aussi créer une règle manuellement, à l’aide des cartes SI, SI et ALORS. Le déclencheur peut être la création d’une tâche, un changement de statut, un nouveau message, une mention, l’ajout d’une pièce jointe ou la réception d’un nouvel e-mail. Vous pouvez également choisir un événement du calendrier, une échéance imminente, une absence d’activité dans une tâche ou le déclencheur Tous les jours à…, avec sélection des jours de la semaine. Les conditions sont liées par « et » ; pour une alternative, il faut créer une deuxième règle d’automatisation. Dans le champ « contient », les mots séparés par des virgules signifient « l’un ou l’autre ». La recherche se fait sur une partie du texte : « facture » ne trouvera ni « factures » ni « facture » au pluriel. La racine « factur » couvrira ces variantes.
Si un e-mail remplit les conditions de deux règles d’automatisation, et que chacune crée une tâche, deux tâches seront créées. Pour n’en obtenir qu’une, ajoutez dans la seconde règle une condition excluant les cas déjà traités par la première. Exemple : la première règle vérifie si l’expéditeur contient le domaine du client, et la seconde - l’objet ainsi qu’une condition « l’expéditeur ne contient pas » ce même domaine.
L’action « Créer une tâche » attribue la tâche à la personne indiquée dans la règle - l’automatisation ne la choisit pas selon le contenu de l’e-mail.
La condition « L’IA évalue » vous permet de décrire ce que le modèle doit vérifier, par exemple « si la pièce jointe ressemble à une facture ». Le programme effectue cette vérification après les autres filtres afin de limiter les requêtes inutiles. Une fois la limite quotidienne d’IA atteinte, l’exécution est ignorée et la raison est indiquée dans l’Historique. Si le modèle n’est pas sûr de lui, il répond « non ». Une règle d’automatisation peut comporter jusqu’à dix actions, exécutées dans l’ordre. Il peut s’agir d’un message dans un fil de discussion, d’un message rédigé par l’IA, d’une nouvelle tâche, d’un changement de statut ou de priorité, de l’envoi d’un e-mail, de l’enregistrement de pièces jointes dans le dossier indiqué, d’une note, d’une notification ou d’un événement dans le calendrier. Si une boîte mail est connectée, l’action « Envoyer un e-mail depuis votre boîte mail » est également disponible.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez plus à consacrer votre mercredi à télécharger des factures et à les déplacer dans des dossiers. À la fin du mois, vous n’avez plus une pile de fichiers à trier qui vous attend.
Vous n’avez pas non plus besoin de penser à recopier la demande du client depuis la boîte mail. Elle devient une tâche avec une échéance et une personne responsable. Si le client revient vers vous trois jours plus tard, la tâche vous ramène directement à la correspondance d’origine - vous seul voyez le fil associé, car la boîte mail reste privée.
Vous n’avez plus à vérifier manuellement chaque jour si de nouveaux documents sont arrivés. Vous avez moins de tâches répétitives à surveiller et plus de temps à consacrer à celles qui nécessitent votre décision.
Cas d’usage : factures reçues par e-mail et dans une discussion
Une comptable reçoit des factures par e-mail de la part des fournisseurs et dans une discussion de la part de l’équipe. Voici un exemple de règle d’automatisation : SI un nouvel e-mail arrive, SI il contient une pièce jointe et que l’IA l’évalue comme une facture, ALORS enregistrer les pièces jointes dans le dossier Factures et envoyer une notification : « La facture de {{mail.nadawca}} a été enregistrée ». Si vous indiquez plutôt le chemin Faktury / {{rok}} / {{miesiac}}, les barres obliques définissent les niveaux de dossiers et les dossiers manquants sont créés automatiquement. Le fichier du 3 septembre sera placé dans *Factures / 2026 / 09*.
L’exemple de règle d’automatisation pour une discussion utilise ses propres conditions et actions : SI une pièce jointe est ajoutée, SI son auteur est la personne sélectionnée et que l’IA identifie le fichier comme une facture, ALORS l’enregistrer dans le dossier indiqué et envoyer une notification. L’ajout d’une pièce jointe dispose de son propre déclencheur. Le programme enregistre le message avant le téléversement des fichiers ; une règle déclenchée par un nouveau message pourrait donc se lancer trop tôt. Sous +, vous trouverez les modèles *Factures vers un dossier (IA)* et, séparément pour la messagerie, *Facture par e-mail → dossier (IA)*. Les modèles marqués (IA) ne sont visibles que si l’IA est configurée, et les modèles de messagerie uniquement si vous avez accès au module Messagerie.
Questions fréquentes
Les Automatisations sont-elles incluses dans la version Standard ?
Non, c'est un module de l'offre Pro.
Une automatisation peut-elle causer un problème avant que je m’en aperçoive ?
Le bouton Tester utilise les événements récents correspondant au déclencheur. Il indique lesquels rempliraient les conditions et quels messages seraient envoyés. Il n’exécute aucune action et n’envoie rien.
Comment savoir ce que la règle a fait hier ?
Le bouton Historique affiche chaque événement correspondant au déclencheur : les exécutions réussies avec leurs étapes, les exécutions ignorées avec la condition qui les a arrêtées, ainsi que les erreurs accompagnées du message du serveur. Il indique aussi l'objet de l'e-mail concerné par le déroulement. Pour un déroulement terminé par une erreur, un bouton Relancer est disponible : l'automatisation se déclenchera à nouveau pour le même événement dans la minute et exécutera toutes les étapes depuis le début. Les entrées sont conservées pendant 30 jours.
Que se passe-t-il si le fournisseur d'IA ne répond pas momentanément ?
Lorsque la première étape d'une automatisation ne reçoit pas de réponse du fournisseur d'IA pour une raison temporaire - absence de connexion, délai dépassé ou surcharge du fournisseur - l'automatisation se relance automatiquement après 2, 10 et 30 minutes. La notification d'erreur n'arrive qu'après la quatrième et dernière tentative. Elle ne se relance automatiquement que si rien ne s'est encore exécuté ; en cas d'erreur à une étape ultérieure, c'est vous qui décidez, via le bouton Relancer dans l'Historique. Un budget de compte épuisé chez le fournisseur d'IA n'est pas relancé automatiquement.
Une règle d’automatisation peut-elle se déclencher en boucle ?
Une règle d’automatisation ne réagit pas aux événements qu’elle a elle-même déclenchés. La chaîne « une automatisation en déclenche une autre » s’arrête au deuxième maillon ; une notification signale son interruption et est envoyée au maximum une fois par heure. Si le nombre maximal d’exécutions par heure est dépassé, la règle se met automatiquement en pause. L’administrateur définit cette limite dans Paramètres → Avancé → Limites ; elle est de 60 exécutions par heure par défaut, et 0 signifie qu’il n’y a pas de limite. Trois erreurs consécutives la mettent également en pause. Dans les deux cas, vous recevez une notification et un e-mail.
Quelqu’un d’autre peut-il créer une automatisation à partir de mes e-mails ?
Non. Une règle d’automatisation ne réagit qu’aux boîtes mail de son auteur. Même l’administrateur ne peut pas modifier ce fonctionnement.