Čo sú automatizácie v Task Manageri?
Automatizácie sú modul variantu Pro. Preberajú opakujúce sa činnosti: ukladajú faktúry z e-mailu do priečinka, zakladajú úlohu po nahlásení klienta, pripomínajú stretnutie alebo pripravujú piatkové zhrnutie týždňa. Recept pozostáva z troch častí: KEĎ sa niečo stane, AK sú splnené podmienky, VYKONAJ akcie. Funguje priamo v Task Manageri, bez externej sprostredkujúcej služby.
Okno Automatizácie otvoríte ikonou zobrazení v hornej lište vedľa Kalendára, Nástenky, Poznámok a Asistenta AI. Má s nimi spoločnú svetlú a tmavú tému, dá sa ukotviť pri stĺpcoch a zapamätá si rozloženie. Zoznam receptúr je rozdelený na zapnuté, pozastavené a vypnuté.
Recept funguje s oprávneniami autora. Nenapíše do cudzej úlohy, nevytvorí úlohu v pracovnom priestore, ku ktorému autor nemá prístup, ani nesiahne do cudzej poštovej schránky. Administrátor môže upraviť cudzí recept, ale ten naďalej funguje s oprávneniami autora. Ani administrátor nevytvorí automatizáciu nad cudzou poštou.
Ako vytvoriť pravidlo?
Môžete ju opísať Asistentovi AI: „chcem, aby sa všetky súbory, ktoré prídu do chatu Účtovníctvo, ukladali do priečinka FV a aby som dostal oznámenie“. Asistent pripraví návrh s názvom, spúšťačom, podmienkami a akciami. Vždy v bodoch rozpíše - KEĎ, AK, VYKONAJ - ako bude pravidlo fungovať. Ak ho požiadate, aby vychádzal zo zdrojov znalostí („na základe priečinka Cenníky“), pridá ich do podmienky aj do obsahu vytvoreného AI. Ak je okno Automatizácií zatvorené, návrh otvoríte kartou „Prejsť na Automatizácie“ pod odpoveďou asistenta. Návrh zostane neuložený a vypnutý, kým nekliknete na Uložiť. Názvy môžete zadať bežným jazykom, napríklad „priečinok Cenníky“ alebo „Kasia Dąbrowska“. Ak program niečo nenájde, uvedie to v poznámkach nad návrhom.
Recept môžete vytvoriť aj ručne pomocou kariet KEĎ, AK a VYKONAJ. Spúšťačom môže byť vytvorenie úlohy, zmena stavu, nová správa, zmienka, pridaná príloha alebo nový e-mail. K dispozícii je aj udalosť v kalendári, blížiaci sa termín, nečinnosť v úlohe a spúšťač Každý deň o… s výberom dní v týždni. Podmienky sa spájajú pomocou „a“; alternatíva si vyžaduje druhý recept. V poli „obsahuje“ znamenajú slová oddelené čiarkami „ktorékoľvek z nich“. Zhoda sa vyhľadáva podľa časti textu: „faktúra“ nenájde „faktúry“ ani „faktúru“. Kmeň „faktúr“ pokryje tieto tvary.
Ak jeden e-mail spĺňa podmienky oboch receptov a každý z nich vytvára úlohu, vzniknú dve úlohy. Aby vznikla len jedna, pridajte v druhom recepte podmienku vylučujúcu prípady, ktoré obslúžil prvý. Príklad: prvý recept kontroluje, či odosielateľ obsahuje doménu klienta, a druhý - predmet a podmienku „odosielateľ neobsahuje” tú istú doménu.
Akcia „Vytvorte úlohu“ priradí úlohu zodpovednej osobe určenej v recepte - automatizácia ju nevyberá podľa obsahu e-mailu.
Podmienka „AI posúdi“ umožňuje opísať, čo má model skontrolovať, napríklad „či príloha vyzerá ako faktúra“. Program ju skontroluje nakoniec, po ostatných filtroch, aby obmedzil zbytočné požiadavky. Po vyčerpaní denného limitu AI sa beh preskočí a dôvod sa uvedie v Histórii. Keď si model nie je istý, odpovie „nie“. Recept môže obsahovať maximálne desať akcií, ktoré sa vykonávajú postupne. Patrí medzi ne správa vo vlákne, správa napísaná AI, nová úloha, zmena stavu alebo priority, odoslanie e-mailu, uloženie príloh do určeného priečinka, poznámka, upozornenie a udalosť v kalendári. Po pripojení schránky pribudne akcia „Odoslať e-mail z vlastnej schránky“.
Čo získate?
Nemusíte obetovať stredu sťahovaniu faktúr a ich presúvaniu do priečinkov. Na konci mesiaca na vás nebude čakať kopa súborov na roztriedenie.
Nemusíte si ani pamätať, aby ste požiadavku zákazníka z e-mailovej schránky prepísali. Zmení sa na úlohu s termínom a zodpovednou osobou. Keď sa zákazník o tri dni ozve s ďalšou otázkou, úloha vás sama navedie na pôvodnú korešpondenciu - súvisiace vlákno vidíte iba vy, pretože schránka zostáva súkromná.
Nemusíte sa každý deň vracať k ručnej kontrole, či pribudli nové dokumenty. Máte menej opakujúcich sa vecí, na ktoré treba dohliadať, a viac času na tie, ktoré si vyžadujú vaše rozhodnutie.
Príklad použitia: faktúry z e-mailu a chatu
Účtovníčka dostáva faktúry e-mailom od dodávateľov a v chate od tímu. Príklad receptu vyzerá takto: KEĎ príde nový e-mail, AK obsahuje prílohu a AI ju posúdi ako faktúru, VYKONAJ uloženie príloh do priečinka Faktúry a upozornenie „Faktúra od {{mail.nadawca}} bola uložená“. Ak namiesto toho zadáte cestu Faktury / {{rok}} / {{miesiac}}, lomka určuje úrovne priečinkov a chýbajúce priečinky sa vytvoria automaticky. Súbor z 3. septembra sa uloží do *Faktury / 2026 / 09*.
Príklad receptu pre chat má vlastnú sadu podmienok a akcií: KEĎ sa pridá príloha, AK je autorom vybraná osoba a AI usúdi, že súbor je faktúra, VYKONAJ uloženie do určeného priečinka a odoslanie upozornenia. Pridanie prílohy má vlastný spúšťač. Program uloží správu ešte pred nahraním súborov, takže pravidlo spustené novou správou by sa mohlo aktivovať príliš skoro. Pod tlačidlom + nájdete pripravené recepty *Faktúry do priečinka (AI)* a samostatný e-mailový recept *Faktúra z e-mailu → priečinok (AI)*. Pripravené recepty označené (AI) sa zobrazia len pri nakonfigurovanej AI a e-mailové len pri prístupe k modulu Pošta.
Najčastejšie otázky
Sú Automatizácie vo verzii Standard?
Nie, je to modul variantu Pro.
Môže automatizácia niečo pokaziť skôr, než si to všimnem?
Tlačidlo Testovať použije posledné udalosti zodpovedajúce spúšťaču. Ukáže, ktoré by splnili podmienky a aké správy by sa odoslali. Nič nevykoná ani neodošle.
Ako zistím, čo pravidlo urobilo včera?
Tlačidlo História zobrazuje každú udalosť zodpovedajúcu spúšťaču: vykonané spolu s krokmi, preskočené spolu s podmienkou, ktorá ich zastavila, a chyby so správou zo servera. Zobrazuje tiež predmet e-mailu, ktorého sa priebeh týkal. Pri priebehu, ktorý skončil chybou, je tlačidlo Zopakovať: recept sa znova spustí pre tú istú udalosť do minúty a vykoná všetky kroky od začiatku. Záznamy sa uchovávajú 30 dní.
Čo sa stane, keď poskytovateľ AI dočasne neodpovedá?
Keď prvý krok receptu nedostane odpoveď od poskytovateľa AI z dočasného dôvodu - chýbajúce pripojenie, prekročený čas alebo preťaženie poskytovateľa - recept sa sám zopakuje po 2, 10 a 30 minútach. Upozornenie na chybu príde až po poslednom, štvrtom pokuse. Sám sa zopakuje len vtedy, keď sa ešte nič nevykonalo; po chybe v ďalšom kroku rozhodujete vy, tlačidlom Zopakovať v Histórii. Vyčerpaný rozpočet konta u poskytovateľa AI sa neopakuje.
Môže sa receptúra dostať do slučky?
Recept nereaguje na udalosti, ktoré sám vyvolal. Reťazec „automatizácia spustí automatizáciu“ sa skončí pri druhom článku; o jeho prerušení informuje upozornenie, ktoré sa odošle maximálne raz za hodinu. Po prekročení limitu spustení za hodinu sa recept automaticky pozastaví. Administrátor nastavuje tento limit v časti Nastavenia → Rozšírené → Limity; predvolene je to 60 spustení za hodinu a 0 znamená bez limitu. Pozastavia ho aj tri chyby za sebou. V oboch prípadoch dostanete upozornenie a e-mail.
Môže niekto iný vytvoriť automatizáciu pre moju poštu?
Nie. Receptúra reaguje iba na schránky svojho autora. Zmeniť to nemôže ani správca.