¿Qué son las automatizaciones en Task Manager?
Automatizaciones es un módulo de la variante Pro. Se encargan de las tareas repetitivas: guardan las facturas recibidas por correo en una carpeta, crean una tarea cuando llega una solicitud de un cliente, recuerdan una reunión o preparan el resumen semanal de los viernes. Una regla consta de tres partes: CUANDO ocurre algo, SI se cumplen las condiciones, EJECUTA las acciones. Funciona dentro de Task Manager, sin ningún servicio intermediario externo.
Abres la ventana de Automatizaciones con el icono de vistas de la barra superior, junto al Calendario, el Tablero, las Notas y el Asistente de IA. Comparte con ellos el tema claro y oscuro, se acopla junto a las columnas y recuerda la disposición. La lista de reglas se divide en activadas, pausadas y desactivadas.
La regla funciona con los permisos de su autor. No escribirá en una tarea ajena, no creará una tarea en un espacio de trabajo al que el autor no tenga acceso ni accederá al buzón de otra persona. Un administrador puede editar la regla de otra persona, pero seguirá funcionando con los permisos de su autor. Ni siquiera un administrador puede crear una automatización en el correo de otra persona.
¿Cómo se crea una regla?
Puedes describírsela al Asistente de IA: «quiero que todos los archivos que lleguen al chat Contabilidad se guarden en la carpeta Facturas y que me llegue una notificación». El asistente preparará un borrador con el nombre, el desencadenante, las condiciones y las acciones. Siempre explica en una lista - CUANDO, SI, EJECUTAR - cómo funcionará la regla; si le pides que se base en fuentes de conocimiento («basándote en la carpeta Tarifas»), las añadirá a la condición y al contenido redactado por la IA. Si la ventana de Automatizaciones está cerrada, podrás abrir el borrador desde la tarjeta «Ir a Automatizaciones», debajo de la respuesta del asistente. El borrador seguirá sin guardarse y desactivado hasta que hagas clic en Guardar. Puedes indicar los nombres con lenguaje natural, por ejemplo, «carpeta Tarifas» o «Kasia Dąbrowska». Si el programa no encuentra algo, lo indicará en las notas sobre el borrador.
También puedes crear una regla manualmente con las tarjetas CUANDO, SI y EJECUTAR. El desencadenante puede ser la creación de una tarea, un cambio de estado, un mensaje nuevo, una mención, un archivo adjunto o un correo nuevo. También están disponibles un evento del calendario, una fecha límite próxima, la falta de actividad en una tarea y el desencadenante Todos los días a las…, con selección de los días de la semana. Las condiciones se combinan mediante «y»; para crear una alternativa hace falta otra regla. En el campo «contiene», las palabras separadas por comas significan «cualquiera de ellas». La coincidencia se basa en fragmentos de texto: «factura» no encontrará «facturas» ni «factura» con otra terminación. La raíz «factur» incluirá esas variantes.
Si un correo cumple las condiciones de dos reglas y cada una de ellas crea una tarea, se generarán dos tareas. Para obtener solo una, añade en la segunda regla una condición que excluya los casos ya gestionados por la primera. Ejemplo: la primera regla comprueba si el remitente contiene el dominio del cliente, y la segunda, el asunto y la condición "el remitente no contiene" ese mismo dominio.
La acción «Crea una tarea» asigna la tarea a la persona responsable indicada en la regla - la automatización no la elige según el contenido del correo.
La condición «La IA evalúa» permite describir qué debe comprobar el modelo, por ejemplo, «si el archivo adjunto parece una factura». El programa la comprueba al final, después de los demás filtros, para evitar consultas innecesarias. Si se agota el límite diario de IA, se omite la ejecución y se indica el motivo en el Historial. Si el modelo no está seguro, responde «no». Una regla puede tener un máximo de diez acciones, que se ejecutan en orden. Entre ellas se incluyen un mensaje en un hilo, un mensaje redactado por la IA, una tarea nueva, un cambio de estado o prioridad, el envío de un correo electrónico, guardar archivos adjuntos en la carpeta indicada, una nota, una notificación y un evento en el calendario. Si hay un buzón conectado, se añade la acción «Enviar correo desde tu buzón».
¿Qué ganas?
No tendrás que dedicar el miércoles a descargar facturas y moverlas a las carpetas. A final de mes no te esperará un montón de archivos por clasificar.
Tampoco tienes que acordarte de convertir en una tarea la solicitud de un cliente que llega al buzón. Se convierte en una tarea con fecha límite y responsable. Si el cliente pregunta de nuevo tres días después, la tarea te lleva directamente al correo original: solo tú puedes ver el hilo vinculado, porque el buzón sigue siendo privado.
No tendrás que volver cada día a comprobar manualmente si han llegado documentos nuevos. Tendrás menos tareas repetitivas que vigilar y más tiempo para las que requieren que tomes una decisión.
Caso de uso: facturas por correo y chat
Una contable recibe facturas por correo de los proveedores y por chat del equipo. Una regla de ejemplo sería: CUANDO llegue un correo nuevo, SI tiene un archivo adjunto y la IA lo evalúa como factura, EJECUTAR guardar los archivos adjuntos en la carpeta Facturas y enviar la notificación «Se ha guardado una factura de {{mail.nadawca}}». Si, en su lugar, introduces la ruta Faktury / {{rok}} / {{miesiac}}, las barras separan los niveles de carpetas y las carpetas que falten se crearán automáticamente. El archivo del 3 de septiembre se guardará en *Facturas / 2026 / 09*.
Una regla de ejemplo para el chat tiene su propio conjunto de condiciones y acciones: CUANDO se añada un archivo adjunto, SI su autor es la persona seleccionada y la IA reconoce el archivo como una factura, EJECUTAR guardarlo en la carpeta indicada y enviar una notificación. Añadir un archivo adjunto tiene su propio desencadenante. El programa guarda el mensaje antes de subir los archivos, así que una regla activada por un mensaje nuevo podría ejecutarse demasiado pronto. En + encontrarás las reglas predefinidas *Facturas a una carpeta (IA)* y otra específica para el correo, *Factura por correo → carpeta (IA)*. Las reglas predefinidas marcadas con (IA) solo aparecen si la IA está configurada; las de correo, solo si tienes acceso al módulo Correo.
Preguntas frecuentes
¿Están las Automatizaciones en la variante Standard?
No, es un módulo de la variante Pro.
¿Puede una automatización causar algún problema antes de que me dé cuenta?
El botón Probar utiliza los últimos eventos que coinciden con el desencadenante. Muestra cuáles cumplirían las condiciones y qué mensajes se enviarían. No ejecuta ni envía nada.
¿Cómo puedo comprobar qué hizo una regla ayer?
El botón Historial muestra cada evento que coincide con el disparador: los ejecutados junto con sus pasos, los omitidos junto con la condición que los detuvo, y los errores con el mensaje del servidor. También muestra el asunto del correo al que se refería el proceso. En los procesos terminados con error aparece el botón Reintentar: la regla se volverá a ejecutar para ese mismo evento en un minuto y realizará todos los pasos desde el principio. Los registros se conservan durante 30 días.
¿Qué ocurre cuando el proveedor de IA no responde momentáneamente?
Cuando el primer paso de una regla no recibe respuesta del proveedor de IA por un motivo temporal - falta de conexión, tiempo de espera agotado o sobrecarga del proveedor - la regla se reintenta sola a los 2, 10 y 30 minutos. La notificación de error llega solo después del cuarto y último intento. Se reintenta sola únicamente si aún no se ha ejecutado nada; si el error ocurre en un paso posterior, decides tú con el botón Reintentar en el Historial. Si se agota el presupuesto de la cuenta con el proveedor de IA, no se reintenta.
¿Puede una regla entrar en un bucle?
La regla no reacciona a los eventos que ella misma ha provocado. La cadena «una automatización activa otra automatización» termina en el segundo eslabón; una notificación informa de que se ha interrumpido, como máximo una vez por hora. Si se supera el límite de ejecuciones por hora, la regla se pausa automáticamente. El administrador configura este umbral en Configuración → Avanzada → Límites; el valor predeterminado es de 60 ejecuciones por hora y 0 significa que no hay límite. También se pausa tras tres errores consecutivos. En ambos casos, recibirás una notificación y un correo electrónico.
¿Puede otra persona crear una automatización que use mi correo?
No. Una regla solo reacciona a los buzones de su autor. Ni siquiera el administrador puede cambiarlo.