Mitä automaatiot ovat Task Managerissa?
Automaatiot on Pro-version ominaisuus. Ne hoitavat toistuvat tehtävät: tallentavat sähköpostista saapuvat laskut kansioon, luovat tehtävän asiakkaan yhteydenoton jälkeen, muistuttavat tapaamisesta tai kokoavat perjantaisen viikkoyhteenvedon. Automaatiosääntö koostuu kolmesta osasta: KUN jotain tapahtuu, JOS ehdot täyttyvät, TEE toiminnot. Se toimii Task Managerin sisällä, ilman ulkoista välityspalvelua.
Avaa Automaatioiden ikkuna yläpalkin näkymäkuvakkeesta Kalenterin, Taulun, Muistiinpanojen ja AI-avustajan vierestä. Ikkunalla on niiden kanssa yhteinen vaalea ja tumma teema, sen voi telakoida sarakkeiden viereen ja sen asettelu tallentuu. Automaatiosääntöjen luettelo on jaettu käytössä oleviin, keskeytettyihin ja käytöstä poistettuihin sääntöihin.
Automaatiosääntö toimii laatijansa käyttöoikeuksilla. Se ei kirjoita toisen käyttäjän tehtävään, luo tehtävää työtilaan, johon laatijalla ei ole pääsyä, eikä käytä toisen käyttäjän postilaatikkoa. Järjestelmänvalvoja voi muokata toisen käyttäjän automaatiosääntöä, mutta se toimii silti laatijansa käyttöoikeuksilla. Järjestelmänvalvojakaan ei voi luoda automaatiota toisen käyttäjän sähköpostin perusteella.
Miten sääntö luodaan?
Voit kuvata sen AI-avustajalle: ”haluan, että kaikki Kirjanpito-keskusteluun saapuvat tiedostot tallennetaan FV-kansioon ja että saan ilmoituksen”. Avustaja laatii luonnoksen, jossa on nimi, käynnistin, ehdot ja toiminnot. Se erittelee aina luettelona, miten sääntö toimii - KUN, JOS, SUORITA - ja jos pyydät sitä käyttämään tietopohjan lähteitä (”hinnastokansion perusteella”), se lisää ne ehtoon ja AI:n kirjoittamaan sisältöön. Jos Automaatioiden ikkuna on suljettu, voit avata luonnoksen avustajan vastauksen alla olevasta ”Siirry automaatioihin” -kortista. Luonnosta ei ole tallennettu, eikä se ole käytössä ennen kuin napsautat Tallenna. Voit antaa nimet tavallisella kielellä, esimerkiksi ”hinnastokansio” tai ”Kasia Dąbrowska”. Jos ohjelma ei löydä jotakin, se kertoo siitä luonnoksen yläpuolella olevissa huomautuksissa.
Voit luoda automaatiosäännön myös käsin korteista JOS, JOS ja TEE. Käynnistin voi olla tehtävän luominen, tilan muuttaminen, uusi viesti, maininta, liitteen lisääminen tai uusi sähköposti. Käytettävissä ovat myös kalenteritapahtuma, lähestyvä määräaika, tehtävän hiljaisuus sekä käynnistin Joka päivä kello…, jossa voit valita viikonpäivät. Ehdot yhdistetään ”ja”-sanalla; vaihtoehto edellyttää toista automaatiosääntöä. ”sisältää”-kentässä pilkuilla erotetut sanat tarkoittavat ”mikä tahansa näistä”. Haku toimii tekstin osan perusteella: ”lasku” ei löydä muotoja ”laskun” tai ”laskua”. Vartalo ”lasku” kattaa nämä taivutusmuodot.
Jos yksi sähköposti täyttää molempien automaatiosääntöjen ehdot ja kumpikin luo tehtävän, syntyy kaksi tehtävää. Jotta saat vain yhden, lisää toiseen automaatiosääntöön ehto, joka sulkee pois ensimmäisen käsittelemät tapaukset. Esimerkki: ensimmäinen automaatiosääntö tarkistaa, sisältääkö lähettäjä asiakkaan domainin, ja toinen - aiheen sekä ehdon "lähettäjä ei sisällä" samaa domainia.
Toiminto ”Luo tehtävä” määrittää tehtävän automaatiosäännössä valitulle henkilölle - automaatio ei valitse henkilöä sähköpostin sisällön perusteella.
Ehto „AI arvioi” antaa sinun kuvailla, mitä mallin pitää tarkistaa, esimerkiksi ”näyttääkö liite laskulta”. Ohjelma tarkistaa ehdon viimeisenä muiden suodattimien jälkeen, jotta turhia kyselyitä tulisi vähemmän. Kun AI:n päivittäinen käyttöraja täyttyy, suoritus ohitetaan ja syy ilmoitetaan Toimintahistoriassa. Jos malli ei ole varma, se vastaa ”ei”. Automaatiosäännössä voi olla enintään kymmenen toimintoa, jotka suoritetaan peräkkäin. Toimintoja ovat viesti viestiketjussa, AI:n kirjoittama viesti, uusi tehtävä, tilan tai prioriteetin muuttaminen, sähköpostin lähettäminen, liitteiden tallentaminen valittuun kansioon, muistiinpano, ilmoitus ja kalenteritapahtuma. Yhdistetyn postilaatikon kanssa käytettävissä on myös toiminto „Lähetä sähköposti omasta postilaatikostasi”.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse käyttää keskiviikkoa laskujen lataamiseen ja kansioihin siirtämiseen. Kuukauden lopussa sinua ei odota lajittelemista vaativa tiedostopino.
Sinun ei myöskään tarvitse muistaa siirtää asiakkaan yhteydenottoa postilaatikosta. Siitä tulee tehtävä, jolla on määräaika ja vastuuhenkilö. Kun asiakas kysyy asiasta uudelleen kolme päivää myöhemmin, tehtävä ohjaa sinut lähdesähköpostiin - näet siihen liittyvän viestiketjun vain sinä, sillä postilaatikko pysyy yksityisenä.
Sinun ei tarvitse joka päivä tarkistaa käsin, onko uusia asiakirjoja saapunut. Sinulla on vähemmän toistuvia asioita valvottavana ja enemmän aikaa asioille, jotka vaativat päätöksentekoasi.
Käyttötapaus: laskut sähköpostista ja keskustelusta
Kirjanpitäjä saa laskuja sähköpostitse toimittajilta ja tiimin keskustelusta. Esimerkki automaatiosäännöstä: JOS uusi sähköposti saapuu, JOS siinä on liite ja AI arvioi sen laskuksi, TEE tallenna liitteet kansioon Laskut ja lähetä ilmoitus ”Lasku lähettäjältä {{mail.nadawca}} on tallennettu”. Jos kirjoitat sen sijaan polun Faktury / {{rok}} / {{miesiac}}, vinoviiva määrittää kansiotasot ja puuttuvat kansiot luodaan automaattisesti. Syyskuun 3. päivänä saapunut tiedosto tallennetaan polkuun *Faktury / 2026 / 09*.
Keskustelun automaatiosäännössä on oma ehtojen ja toimintojen yhdistelmänsä: JOS liite lisätään, JOS sen tekijä on valittu henkilö ja AI arvioi tiedoston laskuksi, TEE tallenna tiedosto valittuun kansioon ja lähetä ilmoitus. Liitteen lisäämisellä on oma käynnistimensä. Ohjelma tallentaa viestin ennen tiedostojen lataamista, joten uuden viestin käynnistämä sääntö voisi käynnistyä liian aikaisin. +-painikkeen alta löydät valmiit säännöt *Laskut kansioon (AI)* ja erillisen sähköpostisäännön *Lasku sähköpostista → kansioon (AI)*. Valmiit säännöt, joissa on merkintä (AI), näkyvät vain, kun AI on määritetty. Sähköpostisäännöt näkyvät vain, jos sinulla on pääsy Sähköposti-moduuliin.
Usein kysytyt kysymykset
Ovatko Automaatiot Standard-versiossa?
Ei, se on Pro-version moduuli.
Voiko automaatio aiheuttaa vahinkoa ennen kuin huomaan sen?
Testaa-painike käyttää viimeisimpiä käynnistimeen sopivia tapahtumia. Se näyttää, mitkä tapahtumat läpäisisivät ehdot ja mitä viestejä lähetettäisiin. Se ei suorita mitään toimintoja eikä lähetä viestejä.
Miten tarkistan, mitä sääntö teki eilen?
Painike Historia näyttää jokaisen laukaisijaan sopivan tapahtuman: suoritetut vaiheineen, ohitetut yhdessä niiden pysäyttäneen ehdon kanssa, sekä virheet palvelimen virheilmoituksineen. Se näyttää myös sähköpostin aiheen, jota ajo koski. Virheellä päättyneen ajon kohdalla on painike Yritä uudelleen: automaatiosääntö käynnistyy uudelleen saman tapahtuman osalta minuutin sisällä ja suorittaa kaikki vaiheet alusta. Merkinnät säilytetään 30 päivää.
Mitä tapahtuu, jos AI-palveluntarjoaja ei vastaa hetkellisesti?
Kun automaatiosäännön ensimmäinen vaihe ei saa vastausta AI-palveluntarjoajalta tilapäisestä syystä - yhteyden puute, aikakatkaisu tai palveluntarjoajan ylikuormitus - automaatiosääntö yrittää uudelleen itsestään 2, 10 ja 30 minuutin kuluttua. Virheilmoitus saapuu vasta viimeisen, neljännen yrityksen jälkeen. Se yrittää uudelleen itsestään vain silloin, kun mitään ei ole vielä suoritettu; myöhemmän vaiheen virheen jälkeen päätät itse, painikkeella Yritä uudelleen Historiassa. AI-palveluntarjoajan tilin loppunutta budjettia ei yritetä uudelleen.
Voiko automaatiosääntö jäädä silmukkaan?
Automaatiosääntö ei reagoi sen itsensä aiheuttamiin tapahtumiin. Ketju ”automaatio käynnistää automaation” päättyy toiseen lenkkiin. Keskeytyksestä ilmoitetaan ilmoituksella, joka lähetetään enintään kerran tunnissa. Jos automaatiosäännön tuntikohtainen käynnistysraja ylittyy, sääntö keskeytetään automaattisesti. Järjestelmänvalvoja määrittää rajan kohdassa Asetukset → Lisäasetukset → Rajat. Oletusarvo on 60 käynnistystä tunnissa, ja 0 tarkoittaa, ettei rajaa ole. Myös kolme peräkkäistä virhettä keskeyttää säännön. Molemmissa tapauksissa saat ilmoituksen ja sähköpostin.
Voiko joku muu luoda automaation minun sähköpostiini?
Ei. Automaatiosääntö reagoi vain sen luojan postilaatikoihin. Edes järjestelmänvalvoja ei voi muuttaa tätä.