Cosa sono le automazioni in Task Manager?
Automazioni è un modulo della variante Pro. Si occupano delle attività ripetitive: salvano le fatture ricevute via email in una cartella, creano un'attività dopo la segnalazione di un cliente, ricordano un appuntamento o preparano il riepilogo settimanale del venerdì. Una regola è composta da tre parti: QUANDO succede qualcosa, SE sono soddisfatte le condizioni, ESEGUI le azioni. Funziona all'interno di Task Manager, senza servizi esterni intermedi.
Apri Automazioni con l'icona delle viste nella barra superiore, accanto a Calendario, Bacheca, Note e Assistente AI. Condivide con loro il tema chiaro e scuro, si ancora accanto alle colonne e memorizza il layout. L'elenco delle regole è suddiviso in attive, sospese e disattivate.
La Regola opera con i permessi del suo autore. Non scriverà nelle Attività di altri, non creerà Attività in uno Spazio di lavoro a cui l'autore non ha accesso e non accederà alla Casella aziendale di altri. Un amministratore può modificare la Regola di un altro utente, ma continuerà a operare con i permessi del suo autore. Neanche un amministratore può creare un'automazione sulla Posta di un altro utente.
Come creare una regola?
Puoi descriverla all'Assistente AI: «voglio che tutti i file che arrivano nella chat Contabilità vengano salvati nella cartella FV e che io riceva una notifica». L'Assistente preparerà una bozza con nome, trigger, condizioni e azioni. Spiega sempre in punti - QUANDO, SE, ESEGUI - come funzionerà la regola e, se gli chiedi di basarla sulle fonti della Base di conoscenza («in base alla cartella Prezzi»), le aggiungerà alla condizione e al contenuto scritto dall'AI. Se la finestra Automazioni è chiusa, puoi aprire la bozza tramite la scheda «Vai ad Automazioni» sotto la risposta dell'assistente. La bozza resta non salvata e disattivata finché non fai clic su Salva. Puoi indicare i nomi usando il linguaggio naturale, per esempio «cartella Prezzi» o «Kasia Dąbrowska». Se il programma non trova qualcosa, lo segnala nelle note sopra la bozza.
Puoi anche creare una Regola manualmente, con le schede QUANDO, SE ed ESEGUI. Il trigger può essere la creazione di un'Attività, la modifica del suo stato, un nuovo messaggio, una menzione, l'aggiunta di un allegato o una nuova e-mail. Sono disponibili anche un evento nel Calendario, una scadenza imminente, l'assenza di attività in un'Attività e il trigger Ogni giorno alle…, con la possibilità di scegliere i giorni della settimana. Le condizioni si combinano con «e»; per un'alternativa serve una seconda Regola. Nel campo «contiene», le parole separate da virgole significano «una qualsiasi». La corrispondenza avviene in base a una parte del testo: «fattura» non troverà «fatture» né «fattura» al plurale. La radice «fattur» comprende queste varianti.
Se un'unica email soddisfa le condizioni di entrambe le regole, e ciascuna di esse crea un'attività, verranno create due attività. Per ottenerne una sola, nella seconda regola aggiungi una condizione che escluda i casi già gestiti dalla prima. Esempio: la prima regola verifica se il mittente contiene il dominio del cliente, mentre la seconda controlla l'oggetto e la condizione "il mittente non contiene" lo stesso dominio.
L’azione „Crea attività” assegna l’attività alla persona indicata nella Regola - l’automazione non la sceglie in base al contenuto dell’e-mail.
La condizione «L'AI valuta» ti permette di descrivere cosa deve controllare il modello, per esempio «se l'allegato sembra una fattura». Il programma la verifica per ultima, dopo gli altri filtri, per limitare le richieste non necessarie. Se si esaurisce il limite giornaliero dell'AI, l'esecuzione viene saltata e il motivo indicato nella Cronologia. Se il modello non è sicuro, risponde «no». Una Regola può avere al massimo dieci azioni, eseguite una dopo l'altra. Tra queste ci sono un messaggio nella Discussione, un messaggio scritto dall'AI, una nuova Attività, la modifica dello stato o della priorità, l'invio di un'e-mail, il salvataggio degli allegati nella cartella indicata, una nota, una notifica e un evento nel Calendario. Se la Casella aziendale è collegata, si aggiunge l'azione «Invia un'e-mail dalla tua casella».
Cosa ci guadagni?
Non passi il mercoledì a scaricare fatture e spostarle nelle cartelle. A fine mese non ti aspetta una pila di file da riordinare.
Non devi nemmeno ricordarti di copiare la richiesta del cliente dalla Casella aziendale. Diventa un'attività con una scadenza e un responsabile. Se il cliente chiede aggiornamenti tre giorni dopo, l'attività ti riporta alla corrispondenza originale: solo tu puoi vedere la discussione collegata, perché la casella resta privata.
Non devi più controllare ogni giorno a mano se sono arrivati nuovi documenti. Hai meno cose ripetitive da tenere d'occhio e più tempo per quelle che richiedono una tua decisione.
Caso d'uso: fatture via e-mail e chat
Una contabile riceve fatture via e-mail dai fornitori e in chat dal team. Una Regola di esempio potrebbe essere: QUANDO arriva una nuova e-mail, SE ha un allegato e l'AI lo valuta come una fattura, ESEGUI il salvataggio degli allegati nella cartella Fatture e invia la notifica «La fattura di {{mail.nadawca}} è stata salvata». Se invece inserisci il percorso Faktury / {{rok}} / {{miesiac}}, la barra obliqua indica i livelli delle cartelle e quelle mancanti vengono create automaticamente. Il file del 3 settembre finirà in *Fatture / 2026 / 09*.
Una Regola di esempio per la chat ha un proprio insieme di condizioni e azioni: QUANDO viene aggiunto un allegato, SE l'autore è la persona selezionata e l'AI riconosce il file come una fattura, ESEGUI il salvataggio nella cartella indicata e invia una notifica. L'aggiunta di un allegato ha un trigger dedicato. Il programma salva il messaggio prima di caricare i file, quindi una regola attivata da un nuovo messaggio potrebbe scattare troppo presto. Sotto + trovi i modelli pronti *Fatture nella cartella (AI)* e quello dedicato alla posta *Fattura dall'e-mail → cartella (AI)*. I modelli contrassegnati con (AI) sono visibili solo se l'AI è configurata, mentre quelli dedicati alla posta sono visibili solo se hai accesso al modulo Posta.
Domande frequenti
Le Automazioni sono disponibili nella variante Standard?
No, è un modulo della versione Pro.
Un'automazione può causare un problema prima che me ne accorga?
Il pulsante Test prende gli ultimi eventi che corrispondono al trigger. Mostra quali supererebbero le condizioni e quali messaggi verrebbero inviati. Non esegue né invia nulla.
Come posso controllare cosa ha fatto una regola ieri?
Il pulsante Cronologia mostra ogni evento corrispondente al trigger: eseguito con i relativi passaggi, saltato con la condizione che lo ha bloccato, ed errori con il messaggio del server. Mostra anche l'oggetto dell'email a cui si riferiva l'esecuzione. In caso di esecuzione terminata con errore compare il pulsante Riprova: la regola verrà avviata di nuovo per lo stesso evento entro un minuto ed eseguirà tutti i passaggi dall'inizio. Le voci vengono conservate per 30 giorni.
Cosa succede se il fornitore AI non risponde temporaneamente?
Quando il primo passaggio di una regola non riceve risposta dal fornitore AI per un motivo temporaneo - mancanza di connessione, timeout superato o sovraccarico del fornitore - la regola riprova automaticamente dopo 2, 10 e 30 minuti. La notifica di errore arriva solo dopo l'ultimo, quarto tentativo. Il nuovo tentativo automatico avviene solo se non è ancora stato eseguito nulla; in caso di errore in un passaggio successivo decidi tu, con il pulsante Riprova nella Cronologia. Il budget esaurito sull'account del fornitore AI non viene ritentato.
Una regola può entrare in un ciclo infinito?
La Regola non reagisce agli eventi che ha generato. La catena «un'automazione attiva un'automazione» si interrompe al secondo passaggio; una notifica informa dell'interruzione e viene inviata al massimo una volta all'ora. Se si supera il limite di esecuzioni orarie, la Regola si sospende da sola. L'amministratore imposta questa soglia in Impostazioni → Avanzate → Limiti; per impostazione predefinita è di 60 esecuzioni all'ora, mentre 0 indica che non ci sono limiti. Anche tre errori consecutivi la mettono in pausa. In entrambi i casi ricevi una notifica e un'e-mail.
Qualcun altro può creare un'automazione che usa la mia posta?
No. Una regola reagisce solo alle caselle del suo autore. Nemmeno l'amministratore può modificare questa impostazione.