Vad är automatiseringar i Task Manager?
Automatiseringar är en funktion i Pro-paketet. De tar hand om repetitiva uppgifter: sparar fakturor från mejl i en mapp, skapar en uppgift när en kund hör av sig, påminner om ett möte eller förbereder en sammanfattning av veckan på fredagar. En automatiseringsregel består av tre delar: NÄR något inträffar, OM villkoren är uppfyllda, UTFÖR åtgärder. Den fungerar inuti Task Manager, utan en extern mellanhandstjänst.
Du öppnar Automatiseringar med vyikonen i den övre listen, bredvid Kalender, Tavla, Anteckningar och AI-assistenten. Modulen delar ljust och mörkt tema med de andra, kan dockas bredvid kolumnerna och kommer ihåg layouten. Listan med automatiseringsregler är indelad i aktiva, pausade och inaktiverade.
Automatiseringsregeln körs med upphovspersonens behörigheter. Den kan inte skriva i någon annans uppgift, skapa en uppgift i en arbetsyta som upphovspersonen inte har tillgång till eller komma åt någon annans e-postkonto. En administratör kan redigera någon annans automatiseringsregel, men den körs fortfarande med upphovspersonens behörigheter. Inte ens en administratör kan skapa en automatisering för någon annans e-post.
Hur bygger du en regel?
Du kan beskriva den för AI-assistenten: ”Jag vill att alla filer som kommer in i chatten Bokföring sparas i mappen Fakturor och att jag får en avisering.” AI-assistenten skapar ett utkast med namn, utlösare, villkor och åtgärder. Den beskriver alltid i punktform - NÄR, OM, GÖR - hur regeln fungerar. Om du ber den att basera regeln på kunskapskällor (”utifrån mappen Prislistor”) lägger den till dem i villkoret och i texten som AI skriver. Om Automatiseringar inte är öppet kan du öppna utkastet via kortet ”Gå till Automatiseringar” under assistentens svar. Utkastet förblir osparat och inaktiverat tills du klickar på Spara. Du kan ange namn med vanligt språk, till exempel ”mappen Prislistor” eller ”Kasia Dąbrowska”. Om programmet inte hittar något visas det i en notering ovanför utkastet.
Du kan också skapa en automatiseringsregel manuellt med korten NÄR, OM och GÖR. Utlösaren kan vara att en uppgift skapas, att statusen ändras, ett nytt meddelande, en omnämning, en bifogad fil eller ett nytt e-postmeddelande. Det finns även kalenderhändelser, annalkande förfallodatum, inaktivitet i en uppgift och utlösaren Varje dag kl.… med val av veckodagar. Villkoren kombineras med ”och”; ett alternativ kräver en andra automatiseringsregel. I fältet ”innehåller” betyder ord separerade med kommatecken ”vilket som helst”. Matchningen görs mot en del av texten: ”faktura” hittar inte ”fakturor” eller ”fakturan”. Roten ”faktur” täcker de formerna.
Om ett e-postmeddelande uppfyller villkoren för två automatiseringsregler, och var och en av dem skapar en uppgift, blir det två uppgifter. För att få bara en, lägg till ett villkor i den andra regeln som utesluter de fall som redan hanteras av den första. Exempel: den första regeln kontrollerar om avsändaren innehåller kundens domän, och den andra - ämnet samt villkoret ”avsändare innehåller inte” samma domän.
Åtgärden ”Skapa uppgift” tilldelar uppgiften personen som anges i automatiseringsregeln - automatiseringen väljer inte personen utifrån e-postmeddelandets innehåll.
Villkoret „AI bedömer” låter dig beskriva vad modellen ska kontrollera, till exempel ”om den bifogade filen ser ut att vara en faktura”. Programmet kontrollerar villkoret sist, efter de övriga filtren, för att begränsa onödiga förfrågningar. När den dagliga AI-gränsen har nåtts hoppas körningen över och orsaken anges i Aktivitetshistorik. Om modellen är osäker svarar den ”nej”. En automatiseringsregel kan innehålla högst tio åtgärder, som utförs i tur och ordning. De omfattar ett meddelande i en tråd, ett meddelande skrivet av AI, en ny uppgift, ändrad status eller prioritet, ett skickat e-postmeddelande, sparande av bifogade filer i en angiven mapp, en anteckning, en avisering och en kalenderhändelse. Med ett anslutet e-postkonto tillkommer åtgärden „Skicka e-post från ditt konto”.
Vad vinner du?
Du behöver inte ägna onsdagen åt att hämta fakturor och flytta dem till mappar. I slutet av månaden väntar inte en hög med filer på att sorteras.
Du behöver inte heller komma ihåg att kopiera kundens ärende från inkorgen. Det blir en uppgift med förfallodatum och ansvarig person. När kunden hör av sig igen tre dagar senare leder uppgiften dig direkt till den ursprungliga korrespondensen - den länkade tråden är bara synlig för dig, eftersom inkorgen förblir privat.
Du behöver inte längre varje dag kontrollera manuellt om det har kommit nya dokument. Du har färre återkommande saker att hålla koll på och mer tid för sådant som kräver ditt beslut.
Användningsområde: fakturor från e-post och chatt
En bokförare får fakturor från leverantörer via e-post och från teamet i chatten. En exempelregel kan se ut så här: NÄR ett nytt e-postmeddelande kommer, OM det har en bifogad fil och AI bedömer att den är en faktura, GÖR spara den bifogade filen i mappen Fakturor och skicka aviseringen ”Faktura från {{mail.nadawca}} har sparats”. Om du i stället anger sökvägen Faktury / {{rok}} / {{miesiac}} anger snedstrecket mappnivåerna, och mappar som saknas skapas automatiskt. En fil från den 3 september hamnar i *Fakturor / 2026 / 09*.
En exempelregel för chatten har en egen uppsättning villkor och åtgärder: NÄR en bifogad fil läggs till, OM den har valts person som upphovsperson och AI bedömer att filen är en faktura, GÖR spara den i den angivna mappen och skicka en avisering. Att lägga till en bifogad fil har en egen utlösare. Programmet sparar meddelandet innan filerna laddas upp, så en regel som utlöses av ett nytt meddelande kan köras för tidigt. Under + hittar du färdiga reglerna *Fakturor till mapp (AI)* och den separata e-postregeln *Faktura från e-post → mapp (AI)*. Färdiga regler märkta (AI) visas bara när AI är konfigurerat, och e-postregler visas bara när du har tillgång till modulen E-post.
Vanliga frågor
Ingår Automatiseringar i Standard-varianten?
Nej, det är en modul i varianten Pro.
Kan en automatisering ställa till något innan jag märker det?
Knappen Testa hämtar de senaste händelserna som matchar utlösaren. Den visar vilka som skulle uppfylla villkoren och vilka meddelanden som skulle skickas. Ingenting utförs eller skickas.
Hur ser jag vad en regel gjorde i går?
Knappen Historik visar varje händelse som matchar utlösaren: utförda, tillsammans med stegen, överhoppade, tillsammans med villkoret som stoppade dem, samt fel med serverns felmeddelande. Den visar också ämnesraden för det mejl som körningen gällde. Vid en körning som avslutats med fel finns knappen Försök igen: automatiseringsregeln körs en gång till för samma händelse inom en minut och utför alla steg från början. Posterna sparas i 30 dagar.
Vad händer om AI-leverantören tillfälligt inte svarar?
När det första steget i en automatiseringsregel inte får svar från AI-leverantören av ett tillfälligt skäl - ingen anslutning, timeout eller överbelastad leverantör - körs regeln om automatiskt efter 2, 10 och 30 minuter. Felavisering skickas först efter det sista, fjärde försöket. Den körs bara om automatiskt när inget redan har utförts; vid fel i ett senare steg bestämmer du själv, med knappen Försök igen i Historik. En uttömd budget på AI-leverantörens konto körs inte om.
Kan en automatiseringsregel hamna i en loop?
Automatiseringsregeln reagerar inte på händelser som den själv har utlöst. En kedja där ”en automatisering utlöser en annan” slutar vid det andra steget; en avisering om att kedjan har avbrutits skickas högst en gång i timmen. Om gränsen för antal körningar per timme överskrids pausas regeln automatiskt. En administratör ställer in gränsen under Inställningar → Avancerat → Gränser; standardvärdet är 60 körningar per timme och 0 innebär ingen gräns. Tre fel i rad pausar också regeln. I båda fallen får du en avisering och ett e-postmeddelande.
Kan någon annan skapa en automatisering för min e-post?
Nej. En automatiseringsregel reagerar endast på brevlådorna som tillhör den som har skapat den. Inte ens administratören kan ändra det.