O que são as automatizações no Task Manager?
As automatizações são um módulo da variante Pro. Assumem tarefas repetitivas: guardam faturas recebidas por e-mail numa pasta, criam uma tarefa após um pedido de cliente, lembram de uma reunião ou preparam um resumo semanal à sexta-feira. A receita é composta por três partes: QUANDO algo acontece, SE as condições são cumpridas, EXECUTAR as ações. Funciona dentro do Task Manager, sem recorrer a um serviço externo intermediário.
Abre a janela Automatizações através do ícone de vistas na barra superior, ao lado do Calendário, do Quadro, das Notas e do Assistente de IA. Partilha com estes o tema claro e escuro, pode ser ancorada junto às colunas e guarda a disposição. A lista de receitas está dividida em ativadas, suspensas e desativadas.
A receita funciona com as permissões do autor. Não escreverá numa tarefa de outra pessoa, não criará tarefas num workspace a que o autor não tenha acesso nem acederá à caixa de correio de outra pessoa. Um administrador pode editar a receita de outra pessoa, mas esta continua a funcionar com as permissões do autor. Nem mesmo um administrador pode criar uma automação usando a caixa de correio de outra pessoa.
Como criar uma regra?
Pode descrevê-la ao Assistente de IA: «quero que todos os ficheiros que chegam ao chat Contabilidade sejam guardados na pasta Faturas e que eu receba uma notificação». O Assistente prepara um rascunho com o nome, o acionador, as condições e as ações. Explica sempre por pontos - QUANDO, SE, EXECUTAR - como a regra irá funcionar e, se pedir que se baseie em fontes de conhecimento («com base na pasta Tabelas de preços»), acrescenta-as à condição e ao conteúdo redigido pela IA. Se a janela de Automatizações estiver fechada, pode abrir o rascunho através do cartão «Ir para Automatizações», por baixo da resposta do assistente. O rascunho permanece por guardar e desativado até clicar em Guardar. Pode indicar os nomes em linguagem corrente, por exemplo, «pasta Tabelas de preços» ou «Kasia Dąbrowska». Se o programa não encontrar alguma coisa, indica-o nas notas acima do rascunho.
Também pode criar uma receita manualmente, usando os cartões QUANDO, SE e FAZER. O acionador pode ser a criação de uma tarefa, a alteração do estado, uma nova mensagem, uma menção, um anexo adicionado ou um novo e-mail. Também estão disponíveis um evento no calendário, um prazo próximo, a ausência de atividade numa tarefa e o acionador Todos os dias às…, com seleção dos dias da semana. As condições são ligadas por „e”; uma alternativa requer uma segunda receita. No campo „contém”, as palavras separadas por vírgulas significam „qualquer uma delas”. A correspondência é feita por fragmento de texto: „fatura” não encontra „faturas” nem „faturação”. O radical „fatur” abrange estas variações.
Se um e-mail cumprir as condições de ambas as receitas e cada uma criar uma tarefa, serão criadas duas tarefas. Para obter apenas uma, adicione na segunda receita uma condição que exclua os casos já tratados pela primeira. Exemplo: a primeira receita verifica se o remetente contém o domínio do cliente, e a segunda - o assunto e a condição "remetente não contém" o mesmo domínio.
A ação «Criar tarefa» atribui a tarefa à pessoa indicada na automação - a automação não a escolhe com base no conteúdo do e-mail.
A condição „A IA avalia” permite descrever o que o modelo deve verificar, por exemplo, „se o anexo parece ser uma fatura”. O programa verifica-a no fim, depois dos outros filtros, para reduzir os pedidos desnecessários. Quando o limite diário de IA se esgota, a execução é ignorada e o motivo é indicado no Histórico. Quando o modelo não tem a certeza, responde „não”. Uma receita pode ter até dez ações, executadas pela ordem indicada. Entre elas estão uma mensagem no tópico, uma mensagem escrita pela IA, uma nova tarefa, a alteração do estado ou da prioridade, o envio de um e-mail, a gravação dos anexos na pasta indicada, uma nota, uma notificação e um evento no calendário. Com uma caixa de correio ligada, fica disponível a ação „Enviar e-mail da sua caixa de correio”.
O que ganha?
Não passa a quarta-feira a descarregar faturas e a movê-las para pastas. No fim do mês, não terá uma pilha de ficheiros à espera de serem organizados.
Também não precisa de se lembrar de passar o pedido do cliente da caixa de correio para uma tarefa. Este transforma-se numa tarefa com prazo e responsável. Se o cliente voltar a perguntar três dias depois, a tarefa leva-o diretamente à correspondência de origem - só você consegue ver a conversa associada, porque a caixa de correio continua privada.
Deixa de ter de verificar todos os dias, manualmente, se chegaram documentos novos. Tem menos tarefas repetitivas para acompanhar e mais tempo para as que exigem a sua decisão.
Caso de utilização: faturas por e-mail e pelo chat
A contabilista recebe faturas por e-mail dos fornecedores e pelo chat da equipa. Um exemplo de receita seria: QUANDO chega um novo e-mail, SE tiver um anexo e a IA o avaliar como fatura, FAZER guardar os anexos na pasta Faturas e enviar a notificação „A fatura de {{mail.nadawca}} foi guardada”. Se, em vez disso, introduzir o caminho Faktury / {{rok}} / {{miesiac}}, a barra define os níveis de pastas e as pastas em falta são criadas automaticamente. O ficheiro de 3 de setembro será guardado em *Faturas / 2026 / 09*.
A receita de exemplo para o chat tem o seu próprio conjunto de condições e ações: QUANDO é adicionado um anexo, SE o autor for a pessoa selecionada e a IA considerar que o ficheiro é uma fatura, FAZER guardar na pasta indicada e enviar uma notificação. A adição de um anexo tem um acionador próprio. O programa guarda a mensagem antes de carregar os ficheiros, pelo que uma regra acionada por uma nova mensagem poderia ser executada demasiado cedo. Em +, encontra modelos prontos: *Faturas para a pasta (IA)* e, separadamente, o modelo de e-mail *Fatura do e-mail → pasta (IA)*. Os modelos assinalados com (IA) só aparecem quando a IA está configurada e os modelos de e-mail - apenas quando tem acesso ao módulo Correio.
Perguntas mais frequentes
As Automatizações estão na variante Standard?
Não, é um módulo da variante Pro.
A automatização pode causar algum problema antes de eu dar por isso?
O botão Testar usa os eventos mais recentes que correspondem ao acionador. Mostra quais passariam as condições e que mensagens seriam enviadas. Não executa nem envia nada.
Como posso ver o que a regra fez ontem?
O botão Histórico mostra todos os eventos correspondentes ao acionador: executados com os respetivos passos, ignorados com a condição que os travou, e erros com a mensagem do servidor. Mostra também o assunto do e-mail a que se refere a execução. Numa execução terminada com erro existe o botão Repetir: a receita volta a ser executada para o mesmo evento dentro de um minuto e executa todos os passos desde o início. Os registos são guardados durante 30 dias.
O que acontece se o fornecedor de IA não responder temporariamente?
Quando o primeiro passo de uma receita não recebe resposta do fornecedor de IA por um motivo temporário - falta de ligação, tempo esgotado ou sobrecarga do fornecedor - a receita repete-se automaticamente ao fim de 2, 10 e 30 minutos. A notificação de erro só chega depois da quarta e última tentativa. Repete-se automaticamente apenas quando ainda nada foi executado; se o erro ocorrer num passo posterior, é você quem decide, através do botão Repetir no Histórico. Um orçamento de conta esgotado junto do fornecedor de IA não é repetido.
Uma receita pode entrar num ciclo infinito?
A receita não reage aos eventos que ela própria desencadeou. Uma cadeia de „automação que desencadeia outra automação” termina no segundo elo; uma notificação informa que foi interrompida e é enviada, no máximo, uma vez por hora. Se o limite de execuções por hora for ultrapassado, a receita é suspensa automaticamente. O administrador define este limite em Definições → Avançadas → Limites; por predefinição, é de 60 execuções por hora e 0 significa sem limite. Três erros consecutivos também a suspendem. Em ambos os casos, recebe uma notificação e um e-mail.
Outra pessoa pode criar uma automatização que utilize o meu e-mail?
Não. Uma receita só reage às caixas de correio do seu autor. Nem mesmo o administrador pode alterar isso.