Automatizálások a Task Managerben

Hogyan hozhatsz létre szabályt?

Leírhatod az AI-asszisztensnek: „Azt szeretném, hogy a Könyvelés csevegésbe érkező összes fájl az FV mappába kerüljön, és kapjak róla értesítést.” Az asszisztens vázlatot készít névvel, eseményindítóval, feltételekkel és műveletekkel. Mindig pontokba szedve ismerteti, hogyan működik a szabály - AMIKOR, HA, AKKOR -, ha pedig azt kéred, hogy tudásbázis-forrásokra támaszkodjon („a Cenniki mappa alapján”), ezeket hozzáadja a feltételhez és az AI által írt szöveghez is. Ha az Automatizálások ablaka nincs megnyitva, az asszisztens válasza alatti „Ugrás az Automatizálásokhoz” kártyával nyithatod meg a vázlatot. A vázlat mentetlen és kikapcsolt állapotban marad, amíg rá nem kattintasz a Mentés gombra. A neveket hétköznapi nyelven is megadhatod, például „Cenniki mappa” vagy „Kasia Dąbrowska”. Ha a program nem talál meg valamit, a vázlat feletti megjegyzésekben felsorolja.

Az Automatizálási szabályt kézzel is létrehozhatod az AMIKOR, HA és AKKOR kártyákon. Eseményindító lehet egy feladat létrehozása, az állapot módosítása, új üzenet, említés, melléklet hozzáadása vagy új e-mail. Elérhető naptáresemény, közelgő határidő, feladatban tapasztalható inaktivitás, valamint a hét napjainak kiválasztását lehetővé tevő Naponta ekkor… eseményindító is. A feltételek „és” kapcsolattal fűzhetők össze; alternatív feltételhez egy második szabályra van szükség. A „tartalmazza” mezőben a vesszővel elválasztott szavak azt jelentik, hogy „bármelyiket”. A keresés a szövegrészletet veszi alapul: a „számla” nem találja meg a „számlák” vagy „számlát” alakot. A „száml” tő ezeket az alakokat is lefedi.

Ha egy e-mail mindkét szabály feltételeinek megfelel, és mindkettő feladatot hoz létre, két feladat jön létre. Ha csak egyet szeretnél, add hozzá a második szabályhoz azt a feltételt, amely kizárja az elsőben már kezelt eseteket. Példa: az első szabály azt vizsgálja, hogy a feladó tartalmazza-e az ügyfél domainjét, a második pedig a tárgyat, valamint azt a feltételt, hogy „a feladó nem tartalmazza” ugyanazt a domaint.

A „Hozz létre egy feladatot” művelet a szabályban megadott felelős személyhez rendeli a feladatot - az automatizálás nem az e-mail tartalma alapján választja ki.

Az „Az AI értékelje” feltétellel leírhatod, mit ellenőrizzen a modell, például hogy „a melléklet számlának tűnik-e”. A program az összes többi szűrő után ellenőrzi ezt, hogy csökkentse a felesleges lekérdezések számát. Ha elfogy a napi AI-keret, a futtatás kimarad, a kihagyás okát pedig a Tevékenységnaplóban jelzi a rendszer. Ha a modell nem biztos a válaszában, azt válaszolja, hogy „nem”. Egy automatizálási szabály legfeljebb tíz egymás után végrehajtott műveletet tartalmazhat. Ezek közé tartozik egy üzenet a beszélgetésszálban, egy AI által írt üzenet, új Feladat létrehozása, az állapot vagy a prioritás módosítása, e-mail küldése, a mellékletek mentése a megadott mappába, jegyzet, értesítés és naptáresemény. Csatlakoztatott postafiókkal elérhetővé válik a „E-mail küldése a saját postafiókból” művelet is.

Mit nyersz vele?

Nem kell a szerdádat számlák letöltésével és mappákba rendezésével töltened. A hónap végén sem vár rád egy halom szétválogatandó fájl.

Azt sem kell észben tartanod, hogy az ügyfél megkeresését átmásold a postafiókból. Abból határidővel és felelőssel rendelkező Feladat lesz. Ha az ügyfél három nappal később újra érdeklődik, a feladat elvezet az eredeti levelezéshez - a kapcsolódó beszélgetésszálat csak te látod, mert a postafiók privát marad.

Nem kell naponta visszatérned ahhoz, hogy kézzel ellenőrizd, érkeztek-e új dokumentumok. Kevesebb ismétlődő dolgot kell szemmel tartanod, és több időd marad azokra, amelyek döntést igényelnek.