Co jsou chaty v Task Manageru?
Chaty v aplikaci Task Manager jsou týmové konverzace ve stejném pracovním prostoru jako úkoly a soubory. Chat vypadá jako úkol, ale nemá stav ani prioritu. Má název, seznam účastníků a jedno vlákno pro zprávy, přílohy, odškrtávací seznamy a nákresy.
Zprávy v chatu a pod úkolem fungují stejně. Používají stejný editor, reakce, zmínky i citace. Tým se nemusí učit dva způsoby vedení konverzace.
Účastníky vybíráte při vytváření chatu. Při jeho vytváření můžete také přidat účastníky pracovního prostoru. Nepotřebné vlákno archivuje osoba, která chat spravuje: jeho tvůrce, účastník s oprávněním správce chatu, správce pracovního prostoru nebo globální správce - výchozí seznam zobrazuje pouze aktivní konverzace.
Co vidíte v okně konverzace?
Enter odešle zprávu a Shift+Enter vloží nový řádek. Pokud další zprávy píšete v rozestupech kratších než pět minut a mezitím nikdo jiný nic nenapíše, jejich obsah se připojí k předchozímu příspěvku. Nestane se tak u citace, po příspěvku AI, soukromém nebo systémovém příspěvku ani tehdy, když by sloučený obsah překročil limit velikosti. Ve vlákně se zobrazí jako jedna zpráva a upravuje se jako celek. Přílohy a otázky pro AI asistenta zůstávají vždy samostatnými příspěvky.
Soubory přidáte pomocí sponky, přetažením do okna nebo vložením ze schránky. Snímek obrazovky vložený do editoru se stane součástí zprávy. Soubor vložený mimo editor se přidá jako příloha. Ikona Nakreslit umožňuje přidat ruční náčrt, také na nahrané pozadí. Náčrt se přidá ke zprávě a do Souborů chatu. Úpravy můžete vyznačit také na přijatém obrázku: v náhledu fotografie vyberete „Kreslit na obrázek“.
Seznam úkolů lze odškrtávat po odeslání zprávy. Pod ním je vidět ukazatel průběhu, například „2 ze 4 hotovo“. Stav zaškrtávacích políček je společný pro všechny účastníky a ukládá se okamžitě. U zaškrtnuté položky je vidět mini avatar a po najetí také jméno, příjmení a datum. K tomu jsou k dispozici čtyři reakce (OK, Dívám se, Probíhá, Hotovo), citace s posunutím na původní zprávu a zmínka @ se seznamem osob, který se při psaní zužuje.
Co získáte?
Nedokončenou zprávu nemusíte obnovovat, když přejdete do jiného vlákna, zavřete prohlížeč nebo vám vyprší relace - pokud text nemá více než 200 000 znaků a vrátíte se před uplynutím 14 dnů. Po návratu na vás text čeká tam, kde jste ho psali. Pokud se zprávu nepodaří odeslat, text obnovíte v aktuální konverzaci; když mezitím stihnete napsat něco nového nebo změníte vlákno, bude na vás čekat po návratu. Nemusíte znovu psát odstavec, který jste tvořili deset minut.
Nemusíte ztrácet čas hledáním místa, kde jste přestali číst. Po několikadenní pauze se snáze vrátíte k dohodnutým věcem. Nemusíte procházet celé vlákno, abyste našli nejstarší nepřečtenou zprávu od někoho jiného.
Nemusíte si vedle konverzace vést samostatný seznam dohodnutých věcí. Celý tým vidí průběh na jednom místě. A když potřebujete ukázat úpravu v návrhu, můžete ji označit místo slovního popisu „tohle tlačítko vlevo, trochu níž“.
Jak to vypadá v praxi
V úterý tým domlouvá úpravy projektu pro klienta. Grafik nahraje snímek obrazovky s návrhem z počítače. Správce klienta vybere „Kreslit do obrázku“ a označí tři místa. „Vložit“ přidá hotový nákres do pole pro psaní zprávy. Pokud obrázek pochází z jiného serveru a prohlížeč blokuje jeho uložení, Task Manager na to upozorní.
Pod ním někdo vloží seznam úkolů se čtyřmi body. Během odpoledne tým odškrtává hotové položky. Ukazatel zobrazuje „3 ze 4 hotovo“ a u položek je vidět, kdo je označil a kdy. Člověk, který se ve čtvrtek vrací z dovolené, po otevření vlákna několik sekund vidí řádek „Nové“ nad nejstarší nepřečtenou zprávou od někoho jiného a začne číst právě tam.
Nejčastější dotazy
Kdo vidí konverzace v chatu?
Běžný uživatel vidí pouze chaty, kterých se účastní. Globální administrátor a administrátor pracovního prostoru vidí v seznamu všechny chaty ve své oblasti působnosti. Soukromé otázky AI a odpovědi vidí pouze jejich autor, i když jsou ostatní administrátory. Osoba, která chat spravuje, přidává a odebírá účastníky v jeho nastavení.
Vidí ostatní otázku položenou AI asistentovi v chatu?
Ne. Otázku položenou v soukromém režimu Asistenta a jeho odpověď vidí pouze autor. Ostatní účastníci nedostanou oznámení a neuvidí je v seznamu zpráv.
Co se stane s nedokončenou zprávou, když zavřu prohlížeč?
Uloží se jako koncept u daného vlákna a po jeho otevření se vrátí do pole. Koncept zmizí, když zprávu odešlete nebo pole vymažete. Nepoužívané koncepty se po dvou týdnech smažou.
Mohu chat odstranit?
Ano, pokud máte oprávnění chat spravovat a odstranění potvrdíte zadáním jeho názvu. Chat můžete také archivovat - zmizí z výchozího seznamu, ale jeho obsah zůstane.