Mitä ovat Keskustelut Task Managerissa?
Task Managerin keskustelut ovat tiimin keskusteluja samassa työtilassa tehtävien ja tiedostojen kanssa. Keskustelu näyttää tehtävältä, mutta sillä ei ole tilaa eikä prioriteettia. Sillä on nimi, osallistujaluettelo ja yksi viestiketju viestejä, liitteitä, tarkistuslistoja ja piirroksia varten.
Keskustelun viestit ja tehtävän alla olevat viestit toimivat samalla tavalla. Niissä käytetään samaa editoria, reaktioita, mainintoja ja lainaustoimintoa. Sinun ei tarvitse opettaa tiimille kahta eri tapaa keskustella.
Valitset osallistujat keskustelua luodessasi. Voit myös lisätä työtilan osallistujia keskustelun luonnin yhteydessä. Tarpeettoman viestiketjun arkistoi henkilö, joka hallinnoi keskustelua: sen luoja, keskustelun ylläpito-oikeudet omaava osallistuja, työtilan ylläpitäjä tai pääylläpitäjä - oletuksena luettelo näyttää vain aktiiviset keskustelut.
Mitä näet keskusteluikkunassa?
Enter lähettää viestin, ja Shift+Enter lisää uuden rivin. Jos kirjoitat peräkkäiset viestit alle viiden minuutin välein eikä kukaan muu kirjoita välillä, sisältö lisätään edelliseen merkintään. Näin ei käy lainauksen yhteydessä, AI-merkinnän jälkeen, yksityisen tai järjestelmämerkinnän kohdalla eikä silloin, jos yhdistetty sisältö ylittäisi kokorajan. Viestiketjussa se näkyy yhtenä viestinä ja sitä muokataan kokonaisuutena. Liitteet ja AI-avustajalle esitetyt kysymykset jäävät aina omiksi merkinnöikseen.
Voit lisätä tiedostoja paperiliittimellä, vetämällä ne ikkunaan tai liittämällä leikepöydältä. Editoriin liitetty kuvakaappaus lisätään viestin sisältöön. Editorin ulkopuolelle liitetystä tiedostosta tulee liite. Piirrä-kuvakkeella voit lisätä vapaalla kädellä tehdyn luonnoksen, myös ladatun kuvan päälle. Luonnos lisätään viestiin ja keskustelun Tiedostoihin. Voit myös merkitä korjauksia saapuneeseen kuvaan: valitse kuvan esikatselussa ”Piirrä kuvan päälle”.
Tehtävälistan voi merkitä tehdyksi viestin lähettämisen jälkeen. Sen alla näkyy edistymispalkki, esimerkiksi ”2/4 tehty”. Valintaruutujen tila on yhteinen kaikille osallistujille, ja se tallentuu heti. Valitun kohdan vieressä näkyy pieni avatar, ja hiiren osoittimen vieminen sen päälle näyttää etu- ja sukunimen sekä päivämäärän. Lisäksi käytettävissä on neljä reaktiota (Ok, Katson, Työn alla, Valmis), lainaus, joka vierittää alkuperäiseen viestiin, sekä @-maininta, jonka henkilöluettelo tarkentuu kirjoittaessasi.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse kirjoittaa keskeneräistä viestiä uudelleen, kun siirryt toiseen viestiketjuun, suljet selaimen tai istuntosi vanhenee - jos tekstissä on enintään 200 000 merkkiä ja palaat ennen kuin 14 päivää on kulunut. Palattuasi teksti odottaa siinä, mihin jäit. Jos viestin lähettäminen epäonnistuu, saat tekstin takaisin nykyiseen keskusteluun; jos ehdit kirjoittaa jotain uutta tai vaihdat viestiketjua, teksti odottaa paluutasi. Sinun ei tarvitse kirjoittaa uudelleen kappaletta, jonka kirjoittamiseen kului kymmenen minuuttia.
Sinun ei tarvitse etsiä kohtaa, johon lukeminen jäi. Sovituista asioista on helpompi jatkaa muutaman päivän tauon jälkeen. Sinun ei tarvitse selata koko viestiketjua löytääksesi vanhinta toisen henkilön lähettämää lukematonta viestiä.
Sinun ei tarvitse pitää keskustelun rinnalla erillistä listaa sovituista asioista. Koko tiimi näkee edistymisen samassa paikassa. Kun sinun täytyy näyttää korjaus mallissa, voit merkitä sen suoraan kuvaan sen sijaan, että kuvailisit sitä sanoin: ”vasemmalla oleva painike, vähän alempana”.
Miltä tämä näyttää käytännössä?
Tiistaina tiimi sopii korjauksista asiakkaan projektiin. Graafikko lisää tietokoneelta kuvakaappauksen mallista. Asiakasvastaava valitsee ”Piirrä kuvan päälle” ja merkitsee kolme kohtaa. ”Lisää” lisää valmiin piirroksen viestin kirjoituskenttään. Jos kuva on toisella palvelimella ja selain estää sen tallentamisen, Task Manager ilmoittaa siitä.
Alle joku lisää neljän kohdan tehtävälistan. Iltapäivän aikana tiimi merkitsee tehdyt kohdat valmiiksi. Palkki näyttää ”3/4 tehty”, ja kohdista näkee, kuka ne merkitsi ja milloin. Lomalta torstaina palaava henkilö näkee viestiketjun avattuaan muutaman sekunnin ajan Uusi-viivan vanhimman toisen henkilön lähettämän lukemattoman viestin yläpuolella ja aloittaa lukemisen siitä.
Usein kysytyt kysymykset
Kuka näkee keskustelut?
Tavallinen käyttäjä näkee vain keskustelut, joihin hän osallistuu. Yleinen järjestelmänvalvoja ja työtilan järjestelmänvalvoja näkevät kaikki omaan alueeseensa kuuluvat keskustelut luettelossa. Yksityiset kysymykset AI:lle ja vastaukset näkee vain niiden kirjoittaja, vaikka muut olisivat järjestelmänvalvojia. Keskustelusta vastaava henkilö lisää ja poistaa osallistujia sen asetuksissa.
Näkevätkö muut keskustelun AI-avustajalle esittämäni kysymyksen?
Eivät. Vain kirjoittaja näkee yksityisessä AI-avustaja-tilassa esitetyn kysymyksen ja siihen annetun vastauksen. Muut osallistujat eivät saa ilmoitusta eivätkä näe niitä viestiluettelossa.
Mitä keskeneräiselle viestilleni tapahtuu, jos suljen selaimen?
Se tallennetaan luonnokseksi kyseiseen viestiketjuun, ja se palaa kirjoituskenttään, kun avaat viestiketjun. Luonnos katoaa, kun lähetät viestin tai tyhjennät kentän. Käyttämättömät luonnokset poistetaan kahden viikon kuluttua.
Voinko poistaa keskustelun?
Kyllä, jos sinulla on oikeus hallita keskustelua ja vahvistat poiston kirjoittamalla keskustelun nimen. Voit myös arkistoida keskustelun - se katoaa oletusluettelosta, mutta sen sisältö säilyy.