Was sind Chats in Task Manager?
Chats in Task Manager sind Teamgespräche im selben Arbeitsbereich wie Aufgaben und Dateien. Ein Chat ähnelt einer Aufgabe, hat aber weder Status noch Priorität. Er hat einen Namen, eine Teilnehmerliste und einen Thread für Nachrichten, Anhänge, Checklisten und Zeichnungen.
Nachrichten im Chat und unter einer Aufgabe funktionieren gleich. Sie verwenden denselben Editor, dieselben Reaktionen, Erwähnungen und Zitierfunktionen. Ihr Team muss also nicht zwei verschiedene Arten der Gesprächsführung lernen.
Die Teilnehmenden wählen Sie beim Erstellen des Chats aus. Sie können beim Erstellen auch Teilnehmende des Arbeitsbereichs hinzufügen. Einen nicht mehr benötigten Thread archiviert die Person, die den Chat verwaltet: der Ersteller, ein Teilnehmender mit Chat-Administratorrechten, ein Arbeitsbereich-Administrator oder ein globaler Administrator - standardmäßig zeigt die Liste nur aktive Unterhaltungen an.
Was sehen Sie im Gesprächsfenster?
Mit Enter senden Sie eine Nachricht, mit Shift+Enter fügen Sie eine neue Zeile ein. Wenn Sie weitere Nachrichten in Abständen von weniger als fünf Minuten schreiben und dazwischen niemand anderes etwas schreibt, wird der Inhalt an den vorherigen Eintrag angehängt. Das passiert nicht bei einem Zitat, nach einem KI-Eintrag, einem privaten oder einem Systemeintrag oder wenn der zusammengeführte Inhalt die Größenbeschränkung überschreiten würde. Im Thread erscheint alles als eine Nachricht und wird als Ganzes bearbeitet. Anhänge und Fragen an den KI-Assistenten bleiben immer separate Einträge.
Dateien fügen Sie über die Büroklammer, durch Ziehen in das Fenster oder durch Einfügen aus der Zwischenablage hinzu. Ein in den Editor eingefügter Screenshot wird Teil des Nachrichtentextes. Eine außerhalb des Editors eingefügte Datei wird zum Anhang. Mit dem Symbol Zeichnen können Sie eine Freihandskizze hinzufügen, auch auf einem hochgeladenen Hintergrundbild. Die Skizze erscheint in der Nachricht und unter den Dateien des Chats. Auch auf einer erhaltenen Grafik können Sie Änderungen markieren: Wählen Sie dazu in der Bildvorschau „Auf Grafik zeichnen“.
Die To-do-Liste lässt sich nach dem Senden einer Nachricht abhaken. Darunter sehen Sie einen Fortschrittsbalken, zum Beispiel „2 von 4 erledigt“. Der Status der Kontrollkästchen ist für alle Beteiligten gleich und wird sofort gespeichert. Bei abgehakten Einträgen sehen Sie einen Mini-Avatar und beim Darüberfahren mit der Maus Vor- und Nachnamen sowie das Datum. Dazu kommen vier Reaktionen (Okay, Ich schaue es mir an, In Arbeit, Erledigt), das Zitieren mit Sprung zur Originalnachricht sowie eine Erwähnung mit @, bei der die Personenliste während der Eingabe eingegrenzt wird.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen eine unvollständige Nachricht nicht neu schreiben, wenn Sie zu einem anderen Thread wechseln, den Browser schließen oder Ihre Sitzung abläuft - sofern der Text nicht länger als 200 000 Zeichen ist und Sie innerhalb von 14 Tagen zurückkehren. Danach finden Sie den Text genau dort wieder, wo Sie ihn geschrieben haben. Wenn das Senden fehlschlägt, wird der Text im aktuellen Chat wiederhergestellt. Wenn Sie inzwischen etwas Neues schreiben oder den Thread wechseln, wartet er bei Ihrer Rückkehr auf Sie. Sie müssen keinen Absatz neu schreiben, an dem Sie zehn Minuten gearbeitet haben.
Sie müssen nicht erst herausfinden, wo Sie mit dem Lesen aufgehört haben. So finden Sie nach einer Pause von mehreren Tagen leichter zu den Absprachen zurück. Sie müssen nicht den ganzen Thread durchgehen, um die älteste ungelesene Nachricht einer anderen Person zu finden.
Sie müssen keine separate Liste mit Absprachen neben dem Chat führen. Das ganze Team sieht den Fortschritt am selben Ort. Und wenn Sie eine Korrektur an einem Entwurf zeigen möchten, können Sie sie markieren, statt sie mit Worten zu beschreiben: „der Button links, etwas weiter unten“.
So sieht es in der Praxis aus
Am Dienstag bespricht das Team Korrekturen an einem Projekt für einen Kunden. Der Grafiker lädt einen Screenshot des Entwurfs von seinem Computer hoch. Die Kundenbetreuerin wählt „Auf Grafik zeichnen“ und markiert drei Stellen. Mit „Einfügen“ wird die fertige Zeichnung in das Nachrichtenfeld übernommen. Wenn die Grafik von einem anderen Server stammt und der Browser das Speichern blockiert, informiert Task Manager Sie darüber.
Darunter fügt jemand eine To-do-Liste mit vier Punkten ein. Im Laufe des Nachmittags hakt das Team die erledigten Punkte ab. Der Balken zeigt „3 von 4 erledigt“, und bei den Einträgen sehen Sie, wer sie wann abgehakt hat. Eine Person, die am Donnerstag aus dem Urlaub zurückkommt, sieht nach dem Öffnen des Threads für einige Sekunden die Linie „Neu“ über der ältesten ungelesenen Nachricht einer anderen Person und beginnt dort zu lesen.
Häufig gestellte Fragen
Wer kann Chats sehen?
Ein normaler Benutzer sieht nur Chats, an denen er teilnimmt. Der globale Administrator und der Administrator eines Arbeitsbereichs sehen alle Chats in ihrem Zuständigkeitsbereich in der Liste. Private Fragen an die KI und ihre Antworten sieht nur der jeweilige Verfasser - auch dann, wenn andere Administratoren sind. Die Person, die den Chat verwaltet, kann in den Einstellungen des Chats Teilnehmer hinzufügen und entfernen.
Können andere die Frage sehen, die ich dem KI-Assistenten im Chat stelle?
Nein. Eine im privaten Modus des Assistenten gestellte Frage und die Antwort darauf sieht nur der Verfasser. Andere Teilnehmer werden nicht benachrichtigt und sehen beides nicht in der Nachrichtenliste.
Was passiert mit meiner unvollständigen Nachricht, wenn ich den Browser schließe?
Sie wird als Entwurf beim jeweiligen Thread gespeichert und erscheint beim Öffnen wieder im Eingabefeld. Der Entwurf verschwindet, wenn Sie die Nachricht senden oder das Feld leeren. Nicht verwendete Entwürfe werden nach zwei Wochen gelöscht.
Kann ich einen Chat löschen?
Ja, wenn Sie über die Berechtigung zur Chatverwaltung verfügen und das Löschen bestätigen, indem Sie den Namen des Chats eingeben. Sie können den Chat auch archivieren - dann verschwindet er aus der Standardliste, sein Inhalt bleibt aber erhalten.