Vad är Chattar i Task Manager?
Chattar i Task Manager är teamkonversationer i samma arbetsyta som uppgifter och filer. En chatt liknar en uppgift, men har ingen status eller prioritet. Den har ett namn, en deltagarlista och en tråd för meddelanden, bifogade filer, checklistor och ritningar.
Meddelanden i chatten och under en uppgift fungerar på samma sätt. De använder samma redigerare, reaktioner, omnämningar och citat. Du behöver inte lära teamet två sätt att föra en konversation.
Du väljer deltagare när du skapar chatten. Du kan också lägga till deltagare från arbetsytan när du skapar den. En tråd som inte längre behövs arkiveras av den som ansvarar för chatten: den som skapade den, en deltagare med behörighet som chattadministratör, en arbetsyteadministratör eller en global administratör - som standard visar listan bara aktiva konversationer.
Vad ser du i konversationsfönstret?
Enter skickar meddelandet och Shift+Enter infogar en ny rad. Om du skriver flera meddelanden med mindre än fem minuters mellanrum och ingen annan skriver under tiden, läggs texten till i det föregående inlägget. Det sker inte vid ett citat, efter ett AI-inlägg, ett privat eller systemgenererat inlägg eller om den sammanslagna texten skulle överskrida storleksgränsen. I tråden visas det som ett enda meddelande och redigeras som en helhet. Bilagor och frågor till AI-assistenten blir alltid separata inlägg.
Du lägger till filer med gemet, genom att dra dem till fönstret eller klistra in dem från urklipp. En skärmbild som klistras in i redigeraren läggs till i meddelandetexten. En fil som klistras in utanför redigeraren blir en bifogad fil. Med ikonen Rita kan du lägga till en handritad skiss, även ovanpå en uppladdad bakgrund. Skissen läggs till i meddelandet och chattens Filer. Du kan också markera ändringar på en mottagen bild: välj ”Rita på bilden” i bildförhandsvisningen.
Att göra-listan kan bockas av efter att ett meddelande har skickats. Under den visas en förloppsindikator, till exempel ”2 av 4 klara”. Kryssrutornas status är gemensam för deltagarna och sparas direkt. För en avbockad punkt visas en miniatyravatar och när du håller pekaren över den visas för- och efternamn samt datum. Dessutom finns fyra reaktioner (Okej, Jag tittar, Pågår, Klart), möjlighet att citera meddelanden och hoppa till originalet samt omnämningen @ med en personlista som filtreras medan du skriver.
Vad vinner du?
Du behöver inte återskapa ett ofärdigt meddelande när du går till en annan tråd, stänger webbläsaren eller din session löper ut - så länge texten inte är längre än 200 000 tecken och du återvänder inom 14 dagar. När du kommer tillbaka finns texten kvar där du skrev den. Om det inte går att skicka meddelandet får du tillbaka texten i den aktuella konversationen; om du hinner skriva något nytt eller byter tråd finns den kvar när du kommer tillbaka. Du behöver inte återskapa ett stycke som du har skrivit på i tio minuter.
Du slipper leta efter var du slutade läsa. Det blir enklare att återuppta tråden efter några dagars uppehåll. Du behöver inte bläddra igenom hela tråden för att hitta det äldsta olästa meddelandet från någon annan.
Du behöver inte föra en separat lista över överenskommelser vid sidan av konversationen. Hela teamet ser statusen på samma ställe. Och när du behöver visa en ändring i en mockup kan du markera den i stället för att beskriva den med ord: ”knappen till vänster, lite längre ner”.
Så fungerar det i praktiken
På tisdagen bestämmer teamet vilka ändringar som ska göras i ett kundprojekt. Grafisk designern laddar upp en skärmbild av mockupen från datorn. Kundansvarig väljer ”Rita på bilden” och markerar tre områden. ”Infoga” lägger till den färdiga bilden i meddelandefältet. Om bilden kommer från en annan server och webbläsaren blockerar sparandet informerar Task Manager om det.
Nedanför lägger någon till en att göra-lista med fyra punkter. Under eftermiddagen bockar teamet av det som är klart. Förloppsindikatorn visar ”3 av 4 klara” och vid punkterna syns vem som markerade dem och när. När någon kommer tillbaka från ledigheten på torsdagen och öppnar tråden visas i några sekunder linjen ”Nytt” ovanför det äldsta olästa meddelandet från någon annan, och personen börjar läsa där.
Vanliga frågor
Vem kan se chattkonversationer?
En vanlig användare ser bara chattar som hen deltar i. En global administratör och en arbetsytans administratör ser alla chattar inom sitt område i listan. Privata frågor till AI och svaren på dem syns bara för den som skrev dem, även om andra är administratörer. Den som hanterar chatten lägger till och tar bort deltagare i chattens inställningar.
Kan andra se en fråga till AI-assistenten i chatten?
Nej. En fråga som ställs i AI-assistentens privata läge och svaret på den syns bara för den som skrev frågan. Övriga deltagare får ingen avisering och ser dem inte i meddelandelistan.
Vad händer med mitt ofärdiga meddelande om jag stänger webbläsaren?
Det sparas som ett utkast i den aktuella tråden och visas i fältet igen när du öppnar tråden. Utkastet försvinner när du skickar meddelandet eller tömmer fältet. Utkast som inte används tas bort efter två veckor.
Kan jag ta bort en chatt?
Ja, om du har behörighet att hantera chatten och bekräftar borttagningen genom att skriva in chattens namn. Du kan också arkivera chatten - den försvinner från standardlistan, men innehållet finns kvar.