Cosa sono le chat in Task Manager?
Le chat in Task Manager sono conversazioni di team nello stesso Spazio di lavoro delle Attività e dei File. Una chat assomiglia a un'Attività, ma non ha uno stato né una priorità. Ha un nome, un elenco di partecipanti e una Discussione per messaggi, allegati, liste da spuntare e disegni.
I messaggi in chat e quelli sotto un'Attività funzionano allo stesso modo. Usano lo stesso editor, le reazioni, le menzioni e le citazioni. Non devi insegnare al team due modi diversi di conversare.
Scegli i partecipanti quando crei una chat. Puoi anche aggiungere i partecipanti dello Spazio di lavoro durante la creazione. Una discussione non più necessaria viene archiviata dalla persona che gestisce la chat: chi l'ha creata, un partecipante con i permessi di amministratore della chat, un amministratore dello Spazio di lavoro oppure un amministratore globale. Per impostazione predefinita, l'elenco mostra solo le conversazioni attive.
Cosa vedi nella finestra della conversazione?
Invio invia il messaggio, mentre Maiusc+Invio inserisce una nuova riga. Se scrivi messaggi successivi a meno di cinque minuti di distanza e nel frattempo nessun altro interviene, il testo viene aggiunto al messaggio precedente. Questo non avviene con una citazione, dopo un messaggio AI, privato o di sistema, né se il testo unito supera il limite di dimensione. Nella discussione appare come un unico messaggio e si modifica tutto insieme. Gli allegati e le domande all'Assistente AI restano sempre messaggi separati.
Puoi aggiungere file con la graffetta, trascinandoli nella finestra o incollandoli dagli appunti. Uno screenshot incollato nell'editor viene inserito nel testo del messaggio. Un file incollato al di fuori dell'editor diventa un allegato. L'icona Disegna permette di aggiungere uno schizzo a mano libera, anche su uno sfondo caricato. Lo schizzo viene inserito nel messaggio e nei File della chat. Puoi anche indicare le modifiche su un'immagine ricevuta: nell'anteprima della foto seleziona «Disegna sull'immagine».
Puoi spuntare la lista to-do dopo aver inviato un messaggio. Sotto compare una barra di avanzamento, per esempio «2 su 4 completate». Lo stato delle caselle è condiviso tra i partecipanti e viene salvato subito. Accanto a ogni voce spuntata compare un mini avatar e, al passaggio del mouse, il nome, il cognome e la data. Ci sono anche quattro reazioni (Ok, Ci guardo, In corso, Fatto), la citazione con scorrimento al messaggio originale e la menzione @, con un elenco di persone che si restringe mentre scrivi.
Cosa ci guadagni?
Non devi riscrivere un messaggio non terminato se passi a un'altra discussione, chiudi il browser o la tua sessione scade - purché il testo non superi i 200 000 caratteri e tu torni entro 14 giorni. Al tuo ritorno, il testo sarà lì dove lo avevi lasciato. Se l'invio non va a buon fine, ritrovi il testo nella conversazione corrente; se nel frattempo inizi a scrivere qualcosa di nuovo o cambi discussione, lo ritroverai al tuo ritorno. Non devi riscrivere un paragrafo a cui hai lavorato per dieci minuti.
Non perdi tempo a cercare il punto in cui avevi smesso di leggere. È più facile riprendere le decisioni dopo qualche giorno di pausa. E non devi scorrere tutta la discussione per trovare il messaggio più vecchio non letto da un'altra persona.
Non devi tenere un elenco separato delle decisioni accanto alla conversazione. Tutto il team vede i progressi nello stesso posto. E se devi mostrare una modifica su un mockup, puoi evidenziarla invece di descriverla a parole: «quel pulsante a sinistra, un po' più in basso».
Come funziona in pratica
Martedì il team concorda le modifiche a un progetto per un cliente. Il grafico carica uno screenshot del mockup dal computer. Il responsabile del cliente seleziona «Disegna sull'immagine» e segna tre punti. «Inserisci» aggiunge il disegno finito al campo di scrittura del messaggio. Se l'immagine proviene da un altro server e il browser ne blocca il salvataggio, Task Manager te lo segnala.
Sotto, qualcuno inserisce una lista to-do con quattro voci. Nel pomeriggio il team spunta le attività completate. La barra mostra «3 su 4 completate» e accanto alle voci si vede chi le ha spuntate e quando. Giovedì, al rientro dalle ferie, una persona apre la discussione e per alcuni secondi vede la linea «Nuovi» sopra il messaggio più vecchio non letto da un'altra persona, e inizia a leggere da lì.
Domande frequenti
Chi può vedere le conversazioni in chat?
Un utente normale vede solo le chat a cui partecipa. L'amministratore globale e l'amministratore dello Spazio di lavoro vedono tutte le chat del proprio ambito nell'elenco. Solo l'autore può vedere le domande private all'AI e le relative risposte, anche se gli altri sono amministratori. Chi gestisce la chat aggiunge e rimuove i partecipanti dalle sue impostazioni.
Gli altri possono vedere le domande all'Assistente AI nella chat?
No. Solo l'autore può vedere la domanda posta in modalità privata all'Assistente e la relativa risposta. Gli altri partecipanti non ricevono una notifica e non le vedono nell'elenco dei messaggi.
Che fine fa il messaggio non completato se chiudo il browser?
Viene salvato come bozza nella Discussione e ricompare nel campo quando la riapri. La bozza scompare quando invii il messaggio o svuoti il campo. Le bozze non utilizzate vengono eliminate dopo due settimane.
Posso eliminare una chat?
Sì, se hai i permessi per gestire la chat e confermi l'eliminazione digitandone il nome. Puoi anche archiviare la chat: scomparirà dall'elenco predefinito, ma il suo contenuto resterà.