Co jsou firemní znalosti v Task Manageru?
Firemní znalosti v Task Manageru jsou materiály, ze kterých AI asistent skládá odpovědi. Místo obecné odpovědi dostanete informace z práce: termín z úkolu, slevu z chatu, postup z poznámky nebo sazbu ze souboru XLSX. Zeptáte se jednou, místo hledání na čtyřech místech. Bázi znalostí celé firmy, budovanou na pozadí, dostanete ve variantě Pro - spolu s Poštou, Soubory, Automatizacemi a šifrováním obsahu.
Ve výchozím stavu asistent vidí vaše úkoly. Můžete přidat celý pracovní prostor, kalendář (ve výchozím stavu posledních 30 a nejbližších 90 dní) nebo konkrétní úkol, chat, poznámku či složku se soubory. Pokud to administrátor povolí, můžete přidat i vlastní poštovní schránku nebo jednotlivé e-mailové vlákno. Vybrané zdroje přiřazujete k vláknu konverzace. Zůstanou v něm na později.
Ve variantě Pro souběžně funguje báze znalostí indexovaná na pozadí. Úkoly a chaty se do ní dostávají jako shrnutí, poznámky a soubory pak jako úryvky originálu. Díky tomu v bázi zůstávají sazby a odstavce, na které se někdo může zeptat. Prvním úryvkem každého dokumentu je jeho název. Dotaz na dovolenkový postup se tak může trefit do názvu dokumentu, nejen do jeho obsahu. Obsah záznamů je šifrován AES-256-CBC. Báze roste z materiálů, které tým vytváří při práci - bez samostatného zadávání znalostí.
Jak určujete materiály?
Nad konverzací je tlačítko Zdroje. Okno výběru procházíte stejně jako modul Soubory: od pracovního prostoru přes úkoly a chaty až po složky, soubory a poznámky ve vlákně. Dokumenty, tedy vaše soukromé složky, a Pošta jsou oddělené. Kliknutím na řádek vyberete zdroj. Šipka › vede hlouběji a „‹“ vás vrátí o úroveň zpět. Vyhledávání nahoře prohledává všechny zdroje najednou.
Výběr úkolu nebo chatu zahrnuje také jeho soubory: jak ty ze zpráv, tak ty přidané v modulu Soubory. Ve stromu je najdete pod „Pracovní prostor / název vlákna“. Vedle názvu vlákna je uveden počet těchto souborů. Jako zdroj můžete vybrat pouze vlastní složku z Dokumentů. Zahrnuje vaše soubory a poznámky z celého podstromu, ke kterým máte přístup. Dlouhou poznámku Asistent čte po částech a podle potřeby načítá další.
K vláknu můžete přiřadit až 30 zdrojů a rozpočet jejich obsahu činí 60 000 znaků. Soubory připnuté k úkolu nebo chatu mají samostatný limit 8000 znaků. Ukazatel obsazeného místa pod seznamem zobrazuje využitou kapacitu. Pokud vyberete více materiálů, než model dokáže zpracovat, Asistent vám řekne, které nezohlednil. Nejdřív se vyřadí obecné oblasti; výslovně uvedené úkoly zůstávají. Program kontroluje oprávnění při ukládání zdrojů a znovu při sestavování dotazu pro model. Pokud ztratíte přístup ke zdroji, Asistent ho při nejbližším dotazu vynechá.
Co získáte?
Nemusíte procházet tři konverzace, abyste zjistili, jaký termín jste klientovi slíbili minulý měsíc. Zeptáte se jednou větou a dostanete odpověď založenou na vašich vlastních dohodách. Když se k věci vrátíte za týden, nemusíte znovu shánět podklady.
Nový člen týmu nemusí čekat, až si někdo najde čas a vysvětlí mu postup při reklamacích. Odpověď může dostat z firemního dokumentu, aniž by zbytek týmu musel přerušit práci. Neuvidí přitom soukromou poznámku kolegy jen proto, že pracují ve stejném pracovním prostoru. Neuvidí ji ani jako administrátor. O přístupu k poznámkám a souborům rozhoduje jejich sdílení.
Příklad použití: nabídka pro klienta, který se ozval po půl roce
Klient se ozve po půl roce a ptá se, zda podmínky stále platí. První nabídka je v úkolu, rozhovor o slevě v chatu a PDF s podmínkami ve složce vlákna.
Založíte nové vlákno konverzace. Na začátku vidí pouze vaše úkoly. Přidáte úkol a chat jako zdroje; jejich soubory se připojí automaticky, aniž byste je museli hledat zvlášť. Zeptáte se na dřívější podmínky a sporné body. Asistent si přečte obsah úkolu, zprávy i přílohy, včetně PDF s textovou vrstvou. Potom požádáte o soubor Word se shrnutím. V konverzaci s Asistentem se objeví odkaz ke stažení souboru.
Naskenované PDF bez textové vrstvy se nepodaří přečíst, protože Asistent nemá OCR. Nepřečte ani starý soubor DOC. Pokud jsou podmínky pouze na fotografii podepsané smlouvy, je třeba je přepsat.
Nejčastější dotazy
Dostává se obsah vybraných zdrojů k externímu poskytovateli AI?
Ano. Obsah vybraného zdroje se předává poskytovateli AI, kterého administrátor zvolil v Nastavení → AI. Záznamy v databázi znalostí indexované na pozadí jsou šifrovány algoritmem AES-256-CBC; vektory šifrovány nejsou.
Může Asistent využívat mou poštu?
Pouze pokud administrátor zapne možnost „Povolit používání pošty jako zdroje znalostí AI“ v Nastavení → AI. Ve výchozím nastavení je vypnutá. Po jejím zapnutí každý ve výběru zdrojů vidí pouze své vlastní schránky. Nikdo, ani administrátor, nemůže vybrat poštu někoho jiného. Pošta se nikdy nepřidává do databáze znalostí indexované na pozadí.
Jaké soubory asistent přečte?
Asistent čte soubory TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS a PDF s textovou vrstvou. Obrázky JPG, PNG, GIF a WebP analyzuje vizuálně, pokud vybraný model podporuje práci s obrázky. Nečte skeny PDF bez textové vrstvy ani starší binární soubory DOC.
Je indexování poznámek a souborů zpoplatněno?
Model AI je nijak nesumarizuje: do záznamu se ukládají fragmenty originálu a klíčová slova si program počítá sám. Z jednoho souboru si databáze zapamatuje až 54 000 znaků. U OpenAI a Gemini se zapnutým sémantickým vyhledáváním dodavatel navíc počítá vektory těchto fragmentů - jde o samostatně účtované dotazy. Indexování se spouští společně s aktualizací znalostní báze, takže vyžaduje nakonfigurované AI.