Cos'è la base di conoscenza aziendale in Task Manager?
La base di conoscenza aziendale in Task Manager è l'insieme di materiali da cui l'Assistente AI compone le risposte. Invece di una risposta generica ottieni informazioni tratte dal lavoro reale: una scadenza da un'attività, uno sconto da una chat, una procedura da una nota o una tariffa da un file XLSX. Chiedi una volta sola, invece di cercare in quattro posti diversi. La base di conoscenza di tutta l'azienda, costruita in background, la ottieni nella versione Pro - insieme a Posta, File, Automazioni e cifratura dei contenuti.
Per impostazione predefinita l'Assistente vede le tue attività. Puoi aggiungere un intero spazio di lavoro, il calendario (di default gli ultimi 30 e i prossimi 90 giorni) oppure un'attività, una chat, una nota o una cartella di file specifica. Se l'amministratore lo consente, puoi aggiungere anche la tua casella di posta o un singolo thread e-mail. Le fonti scelte le assegni a una discussione. Vi rimangono per dopo.
Nella versione Pro funziona in parallelo una base di conoscenza indicizzata in background. Attività e chat vi entrano come riassunti, mentre note e file - come frammenti dell'originale. Grazie a questo nella base restano le tariffe e i paragrafi su cui qualcuno potrebbe fare domande. Il primo frammento di ogni documento è il suo titolo. Una domanda sulla procedura per le ferie può quindi trovare corrispondenza nel nome del documento, non solo nel suo contenuto. Il contenuto delle voci è cifrato con AES-256-CBC. La base cresce con i materiali che il team crea lavorando - senza bisogno di inserire la conoscenza separatamente.
Come selezioni i materiali?
Sopra la conversazione trovi il pulsante Fonti. Puoi esplorare la finestra di selezione come il modulo File: dallo Spazio di lavoro alle attività e alle chat, fino alle cartelle, ai file e alle note della discussione. I Documenti, cioè le tue cartelle private, e la Posta sono separati. Fai clic su una riga per selezionare una fonte. La freccia › apre il livello successivo, mentre «‹» torna indietro di un livello. La Ricerca in alto cerca in tutte le fonti contemporaneamente.
Selezionando un'attività o una chat includi anche i relativi file: sia quelli dei messaggi, sia quelli aggiunti nel modulo File. Nella struttura li trovi sotto «Spazio di lavoro / nome della discussione». Accanto al nome della discussione è indicato il numero di file. Come fonte puoi selezionare solo una tua cartella dei Documenti. Include i tuoi file e le note a cui hai accesso nell'intero ramo. L'Assistente legge le note lunghe in più parti e recupera le successive quando gli servono.
Puoi assegnare fino a 30 fonti a una discussione, con un limite complessivo di 60 000 caratteri. I file allegati a un'attività o a una chat hanno un limite separato di 8000 caratteri. La barra sotto l'elenco mostra lo spazio utilizzato. Se selezioni più materiale di quanto il modello possa elaborare, l'Assistente ti dirà cosa ha escluso. Vengono escluse prima le fonti generali; le attività selezionate esplicitamente restano incluse. Il programma verifica le autorizzazioni quando salvi le fonti e di nuovo quando prepara la domanda per il modello. Se perdi l'accesso a una fonte, l'Assistente la ignorerà alla domanda successiva.
Cosa ci guadagni?
Non devi rileggere tre conversazioni per scoprire quale scadenza avevate promesso al cliente il mese scorso. Fai una domanda e ricevi una risposta basata sugli accordi presi. Quando riprenderai la questione la settimana prossima, non dovrai raccogliere di nuovo tutte le informazioni.
Una nuova persona del team non deve aspettare che qualcuno trovi il tempo di spiegarle la procedura per i reclami. Può ricevere una risposta basata su un documento aziendale, senza interrompere il lavoro del resto del team. E non vedrà la nota privata di un collega solo perché lavorate nello stesso Spazio di lavoro. Non la vedrà nemmeno se è un amministratore. L'accesso a note e file dipende dalla loro condivisione.
Caso d'uso: offerta per un cliente che si è rifatto vivo dopo sei mesi
Dopo sei mesi, un cliente ti ricontatta per sapere se le condizioni sono ancora valide. La prima offerta è in un'attività, la conversazione sullo sconto in una chat e il PDF con le condizioni nella cartella della discussione.
Apri una nuova discussione. All'inizio vede solo le tue attività. Aggiungi un'attività e una chat come fonti; i relativi file vengono inclusi senza doverli cercare separatamente. Chiedi quali erano le condizioni precedenti e quali i punti contestati. L'assistente legge il contenuto dell'attività, i messaggi e gli allegati, compresi i PDF con livello di testo. Poi chiedi un file Word con il riepilogo. Nella conversazione con l'Assistente compare un link per scaricare il file.
Una scansione PDF senza livello di testo non verrà letta, perché l'Assistente non dispone di OCR. Non leggerà nemmeno i vecchi file DOC. Se le condizioni sono riportate solo nella foto di un contratto firmato, dovrai trascriverle.
Domande frequenti
Il contenuto delle fonti selezionate viene inviato a un fornitore di AI esterno?
Sì. Il contenuto della fonte selezionata viene inviato al fornitore di AI scelto dall'amministratore in Impostazioni → AI. Le voci del database di conoscenza indicizzato in background sono crittografate con AES-256-CBC; i vettori non sono crittografati.
L'Assistente può accedere alla mia posta?
Solo se l'amministratore attiva l'opzione «Consenti di usare la posta come fonte di conoscenza AI» in Impostazioni → AI. Per impostazione predefinita è disattivata. Una volta attivata, ognuno vede tra le fonti selezionabili solo le proprie caselle di posta. Nessuno, nemmeno l'amministratore, può selezionare la posta di un'altra persona. La posta non viene mai aggiunta al database di conoscenza indicizzato in background.
Quali file può leggere l'Assistente?
L'Assistente legge file TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS e PDF con un livello di testo. Analizza visivamente le immagini JPG, PNG, GIF e WebP, se il modello selezionato supporta le immagini. Non legge scansioni PDF senza un livello di testo né i vecchi file DOC binari.
L'indicizzazione di note e file ha un costo?
Il modello AI non li riassume: nella voce finiscono frammenti dell'originale, mentre le parole chiave vengono calcolate dal programma stesso. Da un singolo file la base memorizza fino a 54.000 caratteri. Con OpenAI e Gemini, con la ricerca semantica attivata, il fornitore calcola anche i vettori di questi frammenti - sono richieste fatturate separatamente. L'indicizzazione parte insieme all'aggiornamento della base di conoscenza, quindi richiede l'AI configurata.