Qu'est-ce que la base de connaissances interne dans Task Manager ?
La Base de connaissances interne dans Task Manager, ce sont les contenus à partir desquels l’Assistant IA construit ses réponses. Au lieu d’une réponse générale, vous obtenez les éléments concrets issus du travail : une échéance tirée d’une tâche, une remise évoquée dans une discussion, une procédure notée ou un tarif tiré d’un fichier XLSX. Vous posez la question une fois, au lieu de chercher dans quatre endroits différents. La base de connaissances de toute l’entreprise, construite en arrière-plan, est disponible en version Pro - avec la Messagerie, les Fichiers, les Automatisations et le chiffrement des contenus.
Par défaut, l'Assistant voit vos tâches. Vous pouvez ajouter tout un espace de travail, un calendrier (par défaut les 30 derniers jours et les 90 jours à venir) ou une tâche, une discussion, une note ou un dossier de fichiers spécifique. Si l'administrateur l'autorise, vous pouvez aussi ajouter votre propre boîte mail ou un seul fil d'e-mail. Vous attribuez les sources choisies à un fil de discussion. Elles y restent pour plus tard.
En version Pro, une base de connaissances indexée fonctionne en parallèle, en arrière-plan. Les tâches et les discussions y arrivent sous forme de résumés, et les notes et fichiers sous forme d’extraits de l’original. Ainsi, la base conserve les tarifs et les paragraphes sur lesquels on pourrait interroger l’IA. Le premier extrait de chaque document est son titre. Une question sur la procédure de congés peut donc correspondre au nom du document, pas seulement à son contenu. Le contenu des entrées est chiffré en AES-256-CBC. La base s’enrichit des contenus que l’équipe crée au fil du travail - sans saisie de connaissances séparée.
Comment sélectionner les ressources ?
Au-dessus de la conversation se trouve le bouton Sources. Parcourez la fenêtre de sélection comme le module Fichiers : de l’Espace de travail aux tâches et aux discussions, puis aux dossiers, fichiers et notes du fil de discussion. Les documents, c’est-à-dire vos dossiers privés, et la Messagerie sont affichés séparément. Cliquez sur une ligne pour sélectionner une source. La flèche › permet d’avancer d’un niveau et « ‹ » de revenir en arrière. La Recherche en haut de la fenêtre parcourt toutes les sources à la fois.
Sélectionner une tâche ou une discussion inclut aussi ses fichiers : ceux des messages comme ceux ajoutés dans le module Fichiers. Dans l’arborescence, vous les trouverez sous « Espace de travail / nom du fil de discussion ». Le nombre de fichiers apparaît à côté du nom du fil de discussion. Vous ne pouvez sélectionner comme source que votre propre dossier dans Documents. Il comprend vos fichiers et les notes auxquelles vous avez accès dans toute l’arborescence. L’Assistant lit les notes longues par portions et charge les suivantes au fur et à mesure de ses besoins.
Vous pouvez associer jusqu’à 30 sources à un fil de discussion, pour un total de 60 000 caractères. Les fichiers joints à une tâche ou à une discussion ont une limite distincte de 8000 caractères. La barre sous la liste indique l’espace utilisé. Si vous sélectionnez plus de ressources que le modèle ne peut en traiter, l’Assistant vous indique lesquelles il a ignorées. Les sources générales sont écartées en premier ; les tâches spécifiquement sélectionnées sont conservées. Le programme vérifie vos autorisations lors de l’enregistrement des sources, puis à nouveau lors de la préparation de la question destinée au modèle. Si vous perdez l’accès à une source, l’Assistant l’ignorera à votre prochaine question.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas besoin de parcourir trois conversations pour retrouver la date que vous aviez promise à un client le mois dernier. Posez une seule question et obtenez une réponse fondée sur vos propres échanges. Quand vous reprendrez le sujet la semaine suivante, vous n’aurez pas à rassembler les informations une nouvelle fois.
Une nouvelle personne dans l’équipe n’a pas besoin d’attendre que quelqu’un trouve le temps de lui expliquer la procédure de réclamation. Elle peut obtenir une réponse à partir d’un document de l’entreprise, sans interrompre le travail du reste de l’équipe. Vous ne verrez pas pour autant la note privée d’un collègue simplement parce que vous travaillez dans le même espace de travail. Vous ne la verrez pas non plus en tant qu’administrateur. L’accès aux notes et aux fichiers dépend de leur partage.
Cas d’usage : une offre pour un client qui revient après six mois
Un client reprend contact six mois plus tard et demande si les conditions sont toujours valables. La première offre se trouve dans une tâche, la conversation sur la remise dans une discussion et le PDF avec les conditions dans le dossier du fil de discussion.
Vous créez un nouveau fil de discussion. Au départ, il ne voit que vos tâches. Vous ajoutez une tâche et une discussion comme sources ; leurs fichiers sont joints sans qu’il soit nécessaire de les rechercher séparément. Vous posez des questions sur les conditions convenues précédemment et les points litigieux. L’Assistant lit le contenu de la tâche, les messages et les pièces jointes, y compris les PDF avec une couche de texte. Vous lui demandez ensuite un fichier Word récapitulatif. Un lien de téléchargement apparaît dans la conversation avec l’Assistant.
Un PDF numérisé sans couche de texte ne pourra pas être lu, car l’Assistant ne dispose pas de fonction OCR. Il ne pourra pas non plus lire un ancien fichier DOC. Si les conditions figurent uniquement sur une photo du contrat signé, il faudra les recopier.
Questions fréquentes
Le contenu des sources sélectionnées est-il transmis à un fournisseur externe d’IA ?
Oui. Le contenu de la source sélectionnée est transmis au fournisseur d’IA choisi par l’administrateur dans Paramètres → IA. Les entrées de la base de connaissances indexées en arrière-plan sont chiffrées avec l’algorithme AES-256-CBC ; les vecteurs ne sont pas chiffrés.
L’Assistant peut-il accéder à ma messagerie ?
Uniquement si l’administrateur active l’option « Autoriser l’utilisation de la messagerie comme source de connaissances pour l’IA » dans Paramètres → IA. Elle est désactivée par défaut. Une fois activée, chaque personne ne voit que ses propres boîtes mail dans la liste des sources. Personne, pas même l’administrateur, ne peut sélectionner la messagerie d’un autre utilisateur. Les messages ne sont jamais ajoutés à la base de connaissances indexée en arrière-plan.
Quels types de fichiers l’Assistant peut-il lire ?
L’Assistant peut lire les formats TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS et les PDF contenant une couche de texte. Il analyse visuellement les images JPG, PNG, GIF et WebP si le modèle sélectionné prend en charge les images. Il ne peut pas lire les PDF numérisés sans couche de texte ni les anciens fichiers DOC binaires.
L’indexation des notes et des fichiers est-elle payante ?
Le modèle IA ne les résume pas : des extraits de l'original sont intégrés à l'entrée, et le programme calcule lui-même les mots-clés. À partir d'un seul fichier, la base retient jusqu'à 54 000 caractères. Avec OpenAI et Gemini, lorsque la recherche sémantique est activée, le fournisseur calcule en plus les vecteurs de ces extraits - ce sont des requêtes facturées séparément. L'indexation démarre en même temps que la mise à jour de la base de connaissances, elle nécessite donc une IA configurée.