Mitä on yrityksen tietopankki Task Managerissa?
Yrityksen tietopankki Task Managerissa on materiaali, josta AI-avustaja kokoaa vastauksensa. Yleisen vastauksen sijaan saat työstä nousevat tosiasiat: määräajan tehtävästä, alennuksen keskustelusta, menettelyn muistiinpanosta tai hinnan XLSX-tiedostosta. Kysyt kerran sen sijaan, että etsisit neljästä paikasta. Koko yrityksen taustalla rakentuvan tietopankin saat Pro-suunnitelmassa - yhdessä Sähköpostin, Tiedostojen, Automaatioiden ja sisällön salauksen kanssa.
Oletuksena avustaja näkee omat tehtäväsi. Voit lisätä koko työtilan, kalenterin (oletuksena viimeiset 30 ja seuraavat 90 päivää) tai yksittäisen tehtävän, keskustelun, muistiinpanon tai tiedostokansion. Jos pääkäyttäjä sallii, voit lisätä myös oman postilaatikkosi tai yksittäisen sähköpostiketjun. Valitut lähteet liität viestiketjuun. Ne jäävät siihen myöhempää käyttöä varten.
Pro-suunnitelmassa toimii rinnakkain taustalla indeksoitava tietopankki. Tehtävät ja keskustelut päätyvät siihen tiivistelminä, muistiinpanot ja tiedostot - alkuperäisen sisällön katkelmina. Näin tietopankkiin jäävät hinnat ja kohdat, joista joku saattaa kysyä. Jokaisen asiakirjan ensimmäinen katkelma on sen otsikko. Kysymys lomamenettelystä voi siis osua asiakirjan nimeen, ei vain sen sisältöön. Merkintöjen sisältö salataan AES-256-CBC-algoritmilla. Tietopankki kasvaa materiaaleista, joita tiimi luo työn ohessa - ilman erillistä tiedon syöttämistä.
Miten valitset aineistoja lähteiksi?
Keskustelun yläpuolella on Lähteet-painike. Lähdevalikossa voit selata kuten Tiedostot-moduulissa: työtilasta tehtäviin ja keskusteluihin sekä edelleen kansioihin, tiedostoihin ja keskusteluketjun muistiinpanoihin. Asiakirjat eli omat yksityiset kansiosi ja Sähköposti ovat erillisissä näkymissä. Lähteen voi valita napsauttamalla sen riviä. Nuoli › vie syvemmälle, ja ”‹” palaa yhden tason taaksepäin. Yläreunan Haku etsii kaikista lähteistä kerralla.
Kun valitset tehtävän tai keskustelun, mukaan tulevat myös sen tiedostot - sekä viesteissä olevat että Tiedostot-moduulissa lisätyt. Puunäkymässä löydät ne kohdasta ”Työtila / keskusteluketjun nimi”. Keskusteluketjun nimen vieressä näkyy näiden tiedostojen määrä. Lähteeksi voi valita vain oman kansion Asiakirjoista. Se sisältää omat tiedostosi sekä käytettävissäsi olevat muistiinpanot koko alipuusta. Avustaja lukee pitkän muistiinpanon osissa ja hakee lisää, kun niitä tarvitaan.
Voit liittää keskusteluketjuun enintään 30 lähdettä, ja niiden sisällön budjetti on 60 000 merkkiä. Tehtävään tai keskusteluun liitetyillä tiedostoilla on erillinen 8000 merkin raja. Luettelon alla oleva palkki näyttää käytetyn tilan. Jos valitset enemmän aineistoa kuin malli pystyy käsittelemään, avustaja kertoo, mitä se ei huomioinut. Yleiset rajaukset jätetään ensin pois; erikseen valitut tehtävät säilyvät. Ohjelma tarkistaa käyttöoikeudet lähteitä tallennettaessa ja uudelleen, kun kysymystä muodostetaan mallille. Jos menetät pääsyn lähteeseen, avustaja jättää sen pois seuraavan kysymyksen käsittelyssä.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse kahlata kolmea keskustelua löytääksesi, minkä määräajan lupasitte asiakkaalle viime kuussa. Kysyt yhdellä lauseella ja saat vastauksen, joka perustuu omiin sopimuksiinne. Kun palaat asiaan viikon päästä, sinun ei tarvitse koota aineistoa uudelleen.
Uuden tiimin jäsenen ei tarvitse odottaa, että joku ehtii selittää hänelle reklamaatiomenettelyn. Hän voi saada vastauksen yrityksen dokumentista, eikä muun tiimin tarvitse keskeyttää työtään. Et näe kollegan yksityistä muistiinpanoa vain siksi, että työskentelette samassa työtilassa. Et näe sitä myöskään järjestelmänvalvojana. Muistiinpanojen ja tiedostojen käyttöoikeudet määräytyvät niiden jakamisen perusteella.
Käyttötapaus: tarjous asiakkaalle, joka palasi puolen vuoden jälkeen
Asiakas ottaa yhteyttä puolen vuoden kuluttua ja kysyy, ovatko ehdot edelleen voimassa. Ensimmäinen tarjous on tehtävässä, keskustelu alennuksesta keskustelussa ja ehtoja koskeva PDF viestiketjun kansiossa.
Aloitat uuden keskusteluviestiketjun. Aluksi näet vain omat tehtäväsi. Lisäät tehtävän ja keskustelun lähteiksi; niiden tiedostot tulevat mukaan ilman erillistä etsimistä. Kysyt aiemmista ehdoista ja kiistanalaisista asioista. Avustaja lukee tehtävän sisällön, viestit ja liitteet, myös tekstikerroksen sisältävän PDF:n. Pyydät sitten Word-tiedoston, jossa on yhteenveto. Keskusteluun avustajan kanssa ilmestyy linkki tiedoston lataamista varten.
PDF-skannausta, jossa ei ole tekstikerrosta, ei lueta, koska avustajalla ei ole OCR-toimintoa. Se ei myöskään lue vanhaa DOC-tiedostoa. Jos ehdot ovat vain allekirjoitetun sopimuksen kuvassa, ne on kirjoitettava käsin.
Usein kysytyt kysymykset
Päätyykö valittujen lähteiden sisältö ulkoiselle AI-palveluntarjoajalle?
Kyllä. Valitun lähteen sisältö lähetetään AI-palveluntarjoajalle, jonka järjestelmänvalvoja on valinnut kohdassa Asetukset → AI. Taustalla indeksoidun tietokannan merkinnät salataan AES-256-CBC-algoritmilla; vektoreita ei salata.
Voiko avustaja käyttää sähköpostiani?
Vain jos järjestelmänvalvoja ottaa käyttöön asetuksen ”Salli sähköpostin käyttö AI:n tietolähteenä” kohdassa Asetukset → AI. Asetus on oletusarvoisesti poissa käytöstä. Kun se otetaan käyttöön, kukin käyttäjä näkee lähteitä valitessaan vain omat postilaatikkonsa. Kukaan, ei edes järjestelmänvalvoja, voi valita toisen käyttäjän sähköpostia. Sähköpostia ei koskaan lisätä taustalla indeksoituun tietokantaan.
Mitä tiedostoja avustaja pystyy lukemaan?
Avustaja lukee TXT-, CSV-, MD-, JSON-, XML-, HTML-, DOCX-, XLSX/XLS- ja tekstikerroksen sisältäviä PDF-tiedostoja. Se analysoi JPG-, PNG-, GIF- ja WebP-kuvat visuaalisesti, jos valittu malli tukee kuvia. Se ei lue PDF-skannauksia, joissa ei ole tekstikerrosta, eikä vanhoja binäärimuotoisia DOC-tiedostoja.
Maksaako muistiinpanojen ja tiedostojen indeksointi?
AI-malli ei tiivistä niitä: tietokantaan tallennetaan katkelmia alkuperäisestä tekstistä, ja ohjelma laskee avainsanat itse. Yhdestä tiedostosta tietokanta muistaa enintään 54 000 merkkiä. OpenAI:lla ja Geminillä semanttisen haun ollessa käytössä palveluntarjoaja laskee lisäksi näiden katkelmien vektorit - nämä ovat erikseen laskutettavia pyyntöjä. Indeksointi käynnistyy tietopankin päivityksen yhteydessä, joten se edellyttää määritettyä AI:ta.