Čo sú firemné znalosti v Task Manageri?
Firemné znalosti v Task Manageri sú materiály, z ktorých Asistent AI skladá odpovede. Namiesto všeobecnej odpovede dostanete fakty z práce: termín z úlohy, zľavu z chatu, postup z poznámky alebo sadzbu zo súboru XLSX. Opýtate sa raz, namiesto hľadania na štyroch miestach. Bázu znalostí celej firmy, budovanú na pozadí, dostanete vo variante Pro - spolu s Poštou, Súbormi, Automatizáciami a šifrovaním obsahu.
Predvolene Asistent vidí vaše úlohy. Môžete pridať celý pracovný priestor, kalendár (predvolene posledných 30 a najbližších 90 dní) alebo konkrétnu úlohu, chat, poznámku či priečinok so súbormi. Ak to administrátor povolí, môžete pridať aj vlastnú poštovú schránku alebo jednotlivé e-mailové vlákno. Vybrané zdroje priradíte k vláknu konverzácie. Zostanú v ňom na neskôr.
Vo variante Pro súbežne funguje báza znalostí indexovaná na pozadí. Úlohy a chaty do nej vstupujú ako zhrnutia, poznámky a súbory - ako fragmenty originálu. Vďaka tomu v báze zostávajú sadzby a odseky, na ktoré sa niekto môže opýtať. Prvým fragmentom každého dokumentu je jeho názov. Otázka na dovolenkový postup tak môže zasiahnuť názov dokumentu, nielen jeho obsah. Obsah záznamov je šifrovaný AES-256-CBC. Báza rastie z materiálov, ktoré tím vytvára pri práci - bez samostatného zadávania znalostí.
Ako vyberáte materiály?
Nad konverzáciou je tlačidlo Zdroje. Okno výberu si môžete prezerať rovnako ako modul Súbory: od pracovného priestoru cez úlohy a chaty až po priečinky, súbory a poznámky vo vlákne. Dokumenty, teda vaše súkromné priečinky, a Pošta sú oddelené. Kliknutím na riadok označíte zdroj. Šípka › vás posunie hlbšie a „‹“ vás vráti o úroveň vyššie. Vyhľadávanie v hornej časti prehľadáva všetky zdroje naraz.
Výber úlohy alebo chatu zahŕňa aj jeho súbory: tie zo správ aj tie pridané v module Súbory. V strome ich nájdete pod položkou „Pracovný priestor / názov vlákna“. Pri názve vlákna sa zobrazuje počet týchto súborov. Ako zdroj môžete vybrať iba vlastný priečinok z Dokumentov. Zahŕňa vaše súbory a poznámky z celého podstromu, ku ktorým máte prístup. Asistent číta dlhú poznámku po častiach a podľa potreby načítava ďalšie.
K vláknu môžete priradiť až 30 zdrojov a rozpočet ich obsahu je 60 000 znakov. Súbory pripojené k úlohe alebo chatu majú samostatný limit 8000 znakov. Ukazovateľ pod zoznamom zobrazuje využité miesto. Ak vyberiete viac materiálov, než model dokáže spracovať, Asistent vám oznámi, čo nezohľadnil. Najprv sa vynechajú všeobecné rozsahy; konkrétne vybrané úlohy zostanú. Program kontroluje oprávnenia pri ukladaní zdrojov a znova pri príprave otázky pre model. Ak stratíte prístup k zdroju, Asistent ho pri najbližšej otázke vynechá.
Čo získate?
Nemusíte prehľadávať tri konverzácie, aby ste zistili, aký termín ste sľúbili klientovi minulý mesiac. Opýtate sa jednou vetou a dostanete odpoveď založenú na vašich vlastných dohodách. Keď sa k veci vrátite o týždeň, nemusíte materiály zhromažďovať znova.
Nový člen tímu nemusí čakať, kým si niekto nájde čas vysvetliť mu postup pri reklamácii. Odpoveď môže dostať z firemného dokumentu a zvyšok tímu môže pokračovať v práci bez prerušenia. Neuvidí pritom súkromnú poznámku kolegu len preto, že pracujete v tom istom pracovnom priestore. Neuvidí ju ani ako správca. O prístupe k poznámkam a súborom rozhoduje ich zdieľanie.
Príklad použitia: ponuka pre klienta, ktorý sa ozval po pol roku
Klient sa ozve po pol roku a pýta sa, či sú podmienky aktuálne. Prvá ponuka je v úlohe, rozhovor o zľave v chate a PDF s podmienkami v priečinku vlákna.
Založíte nové vlákno konverzácie. Na začiatku vidí iba vaše úlohy. Pridáte úlohu a chat ako zdroje; ich súbory sa pripoja bez samostatného vyhľadávania. Opýtate sa na predchádzajúce podmienky a sporné otázky. Asistent prečíta obsah úlohy, správy aj prílohy vrátane PDF s textovou vrstvou. Potom ho požiadate o súbor Word so súhrnom. V konverzácii s Asistentom sa zobrazí odkaz na stiahnutie súboru.
Sken PDF bez textovej vrstvy sa nedá prečítať, pretože Asistent nemá OCR. Neprečíta ani starý súbor DOC. Ak sú podmienky iba na fotografii podpísanej zmluvy, treba ich prepísať.
Najčastejšie otázky
Dostáva sa obsah vybraných zdrojov k externému poskytovateľovi AI?
Áno. Obsah vybraného zdroja sa odošle poskytovateľovi AI, ktorého správca vybral v časti Nastavenia → AI. Záznamy v databáze znalostí indexovanej na pozadí sú šifrované algoritmom AES-256-CBC; vektory šifrované nie sú.
Môže Asistent používať moju poštu?
Iba ak správca zapne možnosť „Povoliť používanie pošty ako zdroja znalostí AI“ v časti Nastavenia → AI. Predvolene je vypnutá. Po jej zapnutí každý vo výbere zdrojov vidí iba svoje vlastné schránky. Nikto, ani správca, nemôže vybrať poštu niekoho iného. Pošta sa nikdy nepridáva do databázy znalostí indexovanej na pozadí.
Aké súbory dokáže Asistent prečítať?
Asistent číta súbory TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS a PDF s textovou vrstvou. Obrázky JPG, PNG, GIF a WebP analyzuje vizuálne, ak vybraný model podporuje obrázky. Nečíta skeny PDF bez textovej vrstvy ani staršie binárne súbory DOC.
Je indexovanie poznámok a súborov spoplatnené?
Model AI ich nezhŕňa: do záznamu sa dostávajú fragmenty originálu a kľúčové slová si program počíta sám. Z jedného súboru si databáza zapamätá až 54 000 znakov. Pri OpenAI a Gemini so zapnutým sémantickým vyhľadávaním si poskytovateľ ešte počíta vektory týchto fragmentov - ide o samostatne spoplatnené požiadavky. Indexovanie sa spúšťa spolu s aktualizáciou databázy znalostí, takže vyžaduje nakonfigurované AI.