Mi a vállalati tudásbázis a Task Managerben?
A Vállalati tudásbázis a Task Managerben az az anyag, amelyből az AI-asszisztens összeállítja a válaszait. Általános válasz helyett a munkából származó konkrét megállapodásokat kapsz: határidőt a feladatból, kedvezményt a csevegésből, eljárást a jegyzetből vagy árat egy XLSX-fájlból. Egyszer kérdezel, ahelyett hogy négy helyen keresnél. A háttérben épülő, teljes vállalati tudásbázist a Pro csomagban kapod meg - a Levelezéssel, Fájlokkal, Automatizálásokkal és a tartalomtitkosítással együtt.
Alapértelmezetten az Asszisztens a Te feladataidat látja. Hozzáadhatsz egy teljes munkaterületet, naptárat (alapértelmezetten az elmúlt 30 és a következő 90 napot), vagy egy konkrét feladatot, csevegést, jegyzetet, illetve fájlmappát. Ha az adminisztrátor engedélyezi, hozzáadhatod a saját postafiókodat vagy egyetlen e-mail-szálat is. A kiválasztott forrásokat egy beszélgetésszálhoz rendeled. Ott maradnak később is.
A Pro csomagban párhuzamosan működik a háttérben indexelt tudásbázis. A feladatok és csevegések összefoglalóként kerülnek bele, a jegyzetek és fájlok pedig az eredeti tartalom részleteiként. Így a tudásbázisban megmaradnak azok az árak és bekezdések, amelyekre valaki rákérdezhet. Minden dokumentum első részlete a dokumentum címe. Egy szabadságolási eljárásra vonatkozó kérdés tehát a dokumentum nevére is találatot adhat, nem csak a tartalmára. A bejegyzések tartalma AES-256-CBC algoritmussal van titkosítva. A tudásbázis azokból az anyagokból nő, amelyeket a csapat a munka során amúgy is létrehoz - külön tudásfeltöltés nélkül.
Hogyan jelölheted meg az anyagokat?
A beszélgetés fölött találod a Források gombot. A kiválasztó ablakban a Fájlok modulhoz hasonlóan böngészhetsz: a munkaterülettől a feladatokon és csevegéseken át a mappákig, fájlokig és a szál jegyzeteiig. A Dokumentumok, vagyis a saját mappáid, valamint a Levelezés külön jelennek meg. Egy sorra kattintva kijelölheted a forrást. A › nyíl mélyebbre visz, a „‹” pedig visszalép egy szintet. A felül található Kereső egyszerre keres az összes forrásban.
Ha egy feladatot vagy csevegést választasz, annak fájljai is bekerülnek: az üzenetekben lévő fájlok és a Fájlok modulban hozzáadottak is. A fákat böngészve a „Munkaterület / beszélgetésszál neve” alatt találod őket. A beszélgetésszál neve mellett láthatod ezeknek a fájloknak a számát. Forrásként csak a saját Dokumentumok-mappádat jelölheted ki. Ez tartalmazza a fájljaidat és az almappákban található, számodra elérhető jegyzeteket is. A hosszú jegyzeteket az AI-asszisztens részletekben olvassa el, és szükség esetén további részeket tölt be.
Egy beszélgetésszálhoz legfeljebb 30 forrást rendelhetsz, a tartalmukra vonatkozó keret pedig 60 000 karakter. A feladathoz vagy csevegéshez csatolt fájloknak külön, 8000 karakteres korlátjuk van. A lista alatti sáv mutatja a felhasznált helyet. Ha több anyagot jelölsz ki, mint amennyit a modell fel tud dolgozni, az AI-asszisztens jelzi, mit hagyott ki. Először az általános hatókörű források maradnak ki; a közvetlenül megadott feladatok megmaradnak. A program a források mentésekor, majd a modellnek szánt kérdés összeállításakor ismét ellenőrzi a jogosultságokat. Ha elveszíted a hozzáférést egy forráshoz, az AI-asszisztens a következő kérdésnél kihagyja azt.
Mit nyersz vele?
Nem kell három beszélgetést átnézned, hogy kiderítsd, milyen határidőt ígértetek az ügyfélnek a múlt hónapban. Egyetlen mondatban kérdezel, és a saját megállapodásaitokon alapuló választ kapsz. Ha egy hét múlva visszatérsz az ügyre, nem kell újra összegyűjtened az anyagokat.
A csapat új tagjának nem kell arra várnia, hogy valakinek legyen ideje elmagyarázni neki a reklamációs eljárást. Választ kaphat a céges dokumentumból, a csapat többi tagja pedig zavartalanul dolgozhat tovább. Nem fogod látni egy kollégád privát jegyzetét csak azért, mert ugyanabban a munkaterületben dolgoztok. Adminisztrátorként sem láthatod. A jegyzetekhez és fájlokhoz való hozzáférést a megosztásuk határozza meg.
Felhasználási példa: ajánlat egy ügyfélnek, aki fél év után jelentkezett újra
Az ügyfél fél év után jelentkezik, és megkérdezi, hogy érvényesek-e még a feltételek. Az első ajánlat a feladatban van, a kedvezményről szóló beszélgetés a csevegésben, a feltételeket tartalmazó PDF pedig a beszélgetésszál mappájában.
Új beszélgetésszálat nyitsz. Kezdetben csak a feladataid láthatók benne. Forrásként hozzáadod a feladatot és a csevegést; a hozzájuk tartozó fájlok külön keresés nélkül bekerülnek. Rákérdezel a korábbi feltételekre és a vitás kérdésekre. Az AI-asszisztens elolvassa a feladat szövegét, az üzeneteket és a mellékleteket, köztük a szövegréteggel rendelkező PDF-et is. Ezután Word-fájlt kérsz az összefoglalóval. A beszélgetésben megjelenik a fájl letöltési hivatkozása.
A szövegréteg nélküli PDF-szkennt az AI-asszisztens nem tudja beolvasni, mert nem rendelkezik OCR-rel. Régi DOC-fájlt sem tud beolvasni. Ha a feltételek csak egy aláírt szerződésről készült fényképen szerepelnek, át kell írnod őket.
Gyakori kérdések
Eljut a megadott források tartalma egy külső AI-szolgáltatóhoz?
Igen. A megadott forrás tartalma eljut ahhoz az AI-szolgáltatóhoz, amelyet a rendszergazda a Beállítások → AI menüpontban kiválasztott. A háttérben indexelt tudásbázis bejegyzéseit AES-256-CBC algoritmussal titkosítjuk; a vektorok nincsenek titkosítva.
Hozzáférhet az asszisztens a levelezésemhez?
Csak akkor, ha a rendszergazda engedélyezi az „A levelezés használata AI-tudásforrásként” lehetőséget a Beállítások → AI menüpontban. Alapértelmezés szerint ki van kapcsolva. Engedélyezése után mindenki csak a saját postafiókjait látja a források kiválasztásakor. Senki, a rendszergazda sem választhatja ki más postafiókját. A levelezés soha nem kerül be a háttérben indexelt tudásbázisba.
Milyen fájlokat tud elolvasni az asszisztens?
Az asszisztens TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS formátumú fájlokat és szövegréteggel rendelkező PDF-eket olvas be. A JPG, PNG, GIF és WebP képeket vizuálisan elemzi, ha a kiválasztott modell támogatja a képeket. Szövegréteg nélküli PDF-szkenneket és régebbi bináris DOC-fájlokat nem olvas be.
Fizetni kell a jegyzetek és fájlok indexeléséért?
Az AI-modell nem foglalja össze őket: a bejegyzésbe az eredeti szövegrészletek kerülnek, a kulcsszavakat pedig a program maga számolja ki. Egy fájlból a tudásbázis legfeljebb 54 000 karaktert jegyez meg. Az OpenAI és a Gemini esetén, bekapcsolt szemantikus kereséssel, a szolgáltató ezen felül kiszámolja e részletek vektorait is - ez külön elszámolt kérésekkel jár. Az indexelés a tudásbázis frissítésével együtt indul el, ezért beállított AI-t igényel.