¿Qué es el conocimiento de la empresa en Task Manager?
El Conocimiento de la empresa en Task Manager son los materiales con los que el Asistente de IA elabora las respuestas. En lugar de una respuesta genérica, obtienes datos concretos del trabajo: la fecha límite de una tarea, el descuento de un chat, el procedimiento de una nota o la tarifa de un archivo XLSX. Preguntas una vez, en lugar de buscar en cuatro sitios distintos. La base de conocimiento de toda la empresa, construida en segundo plano, la obtienes en la variante Pro - junto con Correo, Archivos, Automatizaciones y el cifrado de contenido.
Por defecto, el Asistente ve tus tareas. Puedes añadir todo un espacio de trabajo, el calendario (por defecto, los últimos 30 días y los próximos 90) o una tarea, chat, nota o carpeta de archivos concretos. Si el administrador lo permite, también puedes añadir tu propio buzón de correo o un único hilo de e-mail. Asignas las fuentes elegidas al hilo de conversación. Se quedan en él para más adelante.
En la variante Pro funciona en paralelo una base de conocimiento indexada en segundo plano. Las tareas y los chats llegan a ella como resúmenes, y las notas y los archivos, como fragmentos del original. Así, en la base quedan las tarifas y párrafos por los que alguien pueda preguntar. El primer fragmento de cada documento es su título. Una pregunta sobre el procedimiento de vacaciones puede así coincidir con el nombre del documento, no solo con su contenido. El contenido de las entradas se cifra con AES-256-CBC. La base crece con los materiales que el equipo crea durante su trabajo - sin necesidad de introducir el conocimiento por separado.
¿Cómo seleccionas los materiales?
Sobre la conversación hay un botón Fuentes. Puedes explorar la ventana de selección igual que el módulo Archivos: desde el espacio de trabajo, pasando por las tareas y los chats, hasta llegar a las carpetas, los archivos y las notas del hilo. Los documentos, es decir, tus carpetas privadas, y el Correo aparecen por separado. Al hacer clic en una fila, seleccionas la fuente. La flecha › te lleva a un nivel más profundo y «‹» te devuelve al nivel anterior. El Buscador de la parte superior busca en todas las fuentes a la vez.
Al seleccionar una tarea o un chat, también se incluyen sus archivos: tanto los adjuntos a los mensajes como los añadidos en el módulo Archivos. Los encontrarás en el árbol bajo «Espacio de trabajo / nombre del hilo». Junto al nombre del hilo se muestra cuántos archivos contiene. Como fuente, solo puedes seleccionar una carpeta propia de Documentos. Incluye tus archivos y las notas a las que tienes acceso en todo el subárbol. El Asistente lee las notas largas por partes y carga las siguientes cuando las necesita.
Puedes asignar hasta 30 fuentes a un hilo y el límite de contenido es de 60 000 caracteres. Los archivos adjuntos a una tarea o un chat tienen un límite independiente de 8000 caracteres. La barra de uso bajo la lista muestra el espacio utilizado. Si seleccionas más material del que admite el modelo, el Asistente te indicará qué ha dejado fuera. Primero se excluyen los contenidos generales; las tareas seleccionadas expresamente se mantienen. El programa comprueba los permisos al guardar las fuentes y vuelve a hacerlo al preparar la pregunta para el modelo. Si pierdes el acceso a una fuente, el Asistente la omitirá en la siguiente pregunta.
¿Qué ganas?
No tienes que revisar tres conversaciones para averiguar qué plazo prometisteis al cliente el mes pasado. Lo preguntas en una frase y recibes una respuesta basada en vuestros propios acuerdos. Cuando retomes el asunto dentro de una semana, no tendrás que volver a recopilar la información.
Una persona nueva en el equipo no tiene que esperar a que alguien encuentre un rato para explicarle el procedimiento de reclamaciones. Puede obtener la respuesta de un documento de la empresa, sin interrumpir el trabajo del resto del equipo. Tampoco verá la nota privada de un compañero solo porque trabajéis en el mismo Espacio de trabajo. Ni siquiera la verá si es administrador. El acceso a las notas y los archivos depende de si se han compartido.
Caso de uso: propuesta para un cliente que vuelve al cabo de seis meses
El cliente vuelve a ponerse en contacto al cabo de seis meses y pregunta si las condiciones siguen vigentes. La primera oferta está en una tarea, la conversación sobre el descuento en un chat y el PDF con las condiciones en la carpeta del hilo.
Creas un hilo nuevo de conversación. Al principio solo ve tus tareas. Añades una tarea y un chat como fuentes; sus archivos se adjuntan sin tener que buscarlos por separado. Preguntas por las condiciones anteriores y los puntos en disputa. El asistente lee el contenido de la tarea, los mensajes y los archivos adjuntos, incluido el PDF con capa de texto. Después, pides un archivo Word con un resumen. En la conversación con el Asistente aparece un enlace para descargar el archivo.
No se leerá un PDF escaneado sin capa de texto, porque el Asistente no dispone de OCR. Tampoco leerá archivos DOC antiguos. Si las condiciones solo aparecen en una foto del contrato firmado, tendrás que transcribirlas.
Preguntas frecuentes
¿Se envía el contenido de las fuentes seleccionadas a un proveedor externo de IA?
Sí. El contenido de la fuente seleccionada se envía al proveedor de IA que el administrador haya elegido en Ajustes → IA. Las entradas de la base de conocimiento indexada en segundo plano se cifran con AES-256-CBC; los vectores no se cifran.
¿Puede el Asistente acceder a mi correo?
Solo si el administrador activa la opción «Permitir usar el correo como fuente de conocimiento de IA» en Ajustes → IA. Está desactivada de forma predeterminada. Cuando se activa, cada persona solo ve sus propios buzones entre las fuentes disponibles. Nadie, ni siquiera el administrador, puede seleccionar el correo de otra persona. El correo nunca se añade a la base de conocimiento indexada en segundo plano.
¿Qué archivos puede leer el Asistente?
El Asistente puede leer archivos TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS y PDF con capa de texto. Analiza visualmente las imágenes JPG, PNG, GIF y WebP si el modelo seleccionado admite imágenes. No puede leer archivos PDF escaneados sin capa de texto ni archivos DOC binarios antiguos.
¿Cuesta algo indexar notas y archivos?
El modelo de IA no los resume: al registro llegan fragmentos del original, y el programa calcula las palabras clave por sí mismo. De un solo archivo, la base recuerda hasta 54 000 caracteres. Con OpenAI y Gemini, con la búsqueda semántica activada, el proveedor también calcula los vectores de esos fragmentos - son consultas facturadas por separado. La indexación se pone en marcha junto con la actualización de la base de conocimiento, por lo que requiere tener la IA configurada.