O que é o conhecimento da empresa no Task Manager?
O conhecimento empresarial no Task Manager são os materiais a partir dos quais o Assistente de IA elabora respostas. Em vez de uma resposta genérica, obtém os dados concretos do trabalho: o prazo de uma tarefa, o desconto de uma conversa, o procedimento de uma nota ou a tarifa de um ficheiro XLSX. Pergunta uma vez, em vez de procurar em quatro sítios diferentes. A base de conhecimento de toda a empresa, construída em segundo plano, está disponível na variante Pro - juntamente com o Correio, os Ficheiros, as Automatizações e a encriptação de conteúdos.
Por predefinição, o Assistente vê as suas tarefas. Pode adicionar um workspace inteiro, o calendário (por predefinição os últimos 30 e os próximos 90 dias) ou uma tarefa, chat, nota ou pasta de ficheiros específicos. Se o administrador permitir, também pode adicionar a sua própria caixa de correio ou um único tópico de e-mail. As fontes escolhidas são atribuídas ao tópico da conversa. Ficam nele para mais tarde.
Na variante Pro funciona em paralelo uma base de conhecimento indexada em segundo plano. As tarefas e as conversas entram nela como resumos, e as notas e os ficheiros - como fragmentos do original. Assim, ficam na base as tarifas e os parágrafos sobre os quais alguém possa perguntar. O primeiro fragmento de cada documento é o seu título. Uma pergunta sobre o procedimento de férias pode, portanto, corresponder ao nome do documento, não apenas ao seu conteúdo. O conteúdo das entradas é encriptado com AES-256-CBC. A base cresce a partir dos materiais que a equipa cria durante o trabalho - sem necessidade de introduzir conhecimento separadamente.
Como indica os materiais?
Por cima da conversa há um botão Fontes. A janela de seleção é apresentada como o módulo Ficheiros: desde o workspace, passando por tarefas e chats, até às pastas, ficheiros e notas do tópico. Os Documentos, ou seja, as suas pastas privadas, e o Correio estão separados. Clique numa linha para selecionar a fonte. A seta › permite avançar para um nível mais profundo e «‹» recua um nível. O campo de pesquisa no topo procura em todas as fontes ao mesmo tempo.
Ao selecionar uma tarefa ou um chat, são também incluídos os respetivos ficheiros: tanto os das mensagens como os adicionados no módulo Ficheiros. Na árvore, encontra-os em «Workspace / nome do tópico». Junto ao nome do tópico, pode ver quantos ficheiros contém. Como fonte, só pode selecionar a sua própria pasta em Documentos. Esta inclui os seus ficheiros e as notas a que tem acesso em toda a subárvore. O Assistente lê as notas longas por partes e carrega as seguintes quando precisa delas.
Pode associar até 30 fontes a um tópico, com um limite de 60 000 caracteres para o respetivo conteúdo. Os ficheiros associados a uma tarefa ou chat têm um limite separado de 8000 caracteres. A barra de utilização por baixo da lista mostra o espaço ocupado. Se indicar mais materiais do que o modelo consegue aceitar, o Assistente informa-o do que não incluiu. Os âmbitos gerais são os primeiros a ser excluídos; as tarefas indicadas diretamente são mantidas. O programa verifica as permissões ao guardar as fontes e novamente ao preparar a pergunta para o modelo. Se perder o acesso a uma fonte, o Assistente irá ignorá-la na próxima pergunta.
O que ganha?
Não precisa de percorrer três conversas para descobrir que prazo prometeram ao cliente no mês passado. Basta perguntar numa frase e recebe uma resposta baseada nos acordos da própria equipa. Quando voltar ao assunto na semana seguinte, não terá de reunir os materiais novamente.
Uma pessoa nova na equipa não precisa de esperar que alguém tenha tempo para lhe explicar o procedimento de reclamação. Pode obter uma resposta a partir de um documento da empresa, sem interromper o trabalho do resto da equipa. Também não verá uma nota privada de um colega só por trabalharem no mesmo workspace. Nem mesmo como administrador. O acesso às notas e aos ficheiros depende da partilha.
Caso de utilização: proposta para um cliente que voltou ao fim de seis meses
O cliente volta a contactar-vos ao fim de seis meses e pergunta se as condições ainda estão em vigor. A proposta inicial está numa tarefa, a conversa sobre o desconto num chat e o PDF com as condições na pasta do tópico.
Cria um novo tópico de conversa. No início, só aparecem as suas tarefas. Adiciona uma tarefa e um chat como fontes; os respetivos ficheiros são incluídos sem ter de os procurar à parte. Pergunta sobre as condições anteriores e os pontos em disputa. O Assistente lê o conteúdo da tarefa, as mensagens e os anexos, incluindo PDFs com camada de texto. Depois, pede um ficheiro Word com o resumo. Surge na conversa com o Assistente um link para descarregar o ficheiro.
Um PDF digitalizado sem camada de texto não será lido, porque o Assistente não tem OCR. Também não consegue ler ficheiros DOC antigos. Se as condições estiverem apenas numa fotografia do contrato assinado, terá de as transcrever.
Perguntas mais frequentes
O conteúdo das fontes selecionadas é enviado para um fornecedor externo de IA?
Sim. O conteúdo da fonte selecionada é enviado para o fornecedor de IA escolhido pelo administrador em Definições → IA. As entradas na base de conhecimento indexada em segundo plano são encriptadas com o algoritmo AES-256-CBC; os vetores não são encriptados.
O Assistente pode aceder ao meu correio eletrónico?
Só se o administrador ativar a opção «Permitir que o correio eletrónico seja utilizado como fonte de conhecimento de IA» em Definições → IA. Esta opção está desativada por predefinição. Depois de a ativar, cada pessoa vê na lista de fontes apenas as suas próprias caixas de correio. Ninguém, nem mesmo o administrador, pode selecionar o correio eletrónico de outra pessoa. O correio eletrónico nunca é adicionado à base de conhecimento indexada em segundo plano.
Que ficheiros consegue ler o Assistente?
O Assistente lê ficheiros TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS e PDF com camada de texto. Analisa visualmente imagens JPG, PNG, GIF e WebP, se o modelo selecionado suportar imagens. Não lê PDFs digitalizados sem camada de texto nem ficheiros DOC binários mais antigos.
A indexação de notas e ficheiros tem algum custo?
O modelo de IA não os resume: para a entrada entram fragmentos do original, e as palavras-chave o programa calcula sozinho. De um único ficheiro, a base memoriza até 54 000 carateres. Na OpenAI e no Gemini com a pesquisa semântica ativada, o fornecedor ainda calcula os vetores desses fragmentos - são pedidos faturados à parte. A indexação arranca junto com a atualização da base de conhecimento, por isso requer a IA configurada.