Was ist Unternehmenswissen in Task Manager?
Unternehmenswissen im Task Manager sind die Materialien, aus denen der KI-Assistent Antworten zusammenstellt. Statt einer allgemeinen Antwort erhalten Sie Ergebnisse aus der eigenen Arbeit: einen Termin aus einer Aufgabe, einen Rabatt aus einem Chat, eine Prozedur aus einer Notiz oder einen Satz aus einer XLSX-Datei. Sie fragen einmal, statt an vier Stellen zu suchen. Die im Hintergrund aufgebaute Wissensdatenbank des gesamten Unternehmens erhalten Sie in der Variante Pro - zusammen mit E-Mail, Dateien, Automatisierungen und der Verschlüsselung von Inhalten.
Standardmäßig sieht der Assistent deine Aufgaben. Du kannst den gesamten Arbeitsbereich, den Kalender (standardmäßig die letzten 30 und die nächsten 90 Tage) oder eine bestimmte Aufgabe, einen Chat, eine Notiz oder einen Dateiordner hinzufügen. Wenn der Administrator es erlaubt, kannst du auch dein eigenes Postfach oder einen einzelnen E-Mail-Thread hinzufügen. Die ausgewählten Quellen ordnest du einem Gesprächsthread zu. Sie bleiben dort für später erhalten.
In der Variante Pro läuft parallel eine im Hintergrund indexierte Wissensdatenbank. Aufgaben und Chats gelangen als Zusammenfassungen hinein, Notizen und Dateien als Fragmente des Originals. Dadurch bleiben in der Datenbank genau die Sätze und Absätze erhalten, nach denen jemand fragen könnte. Das erste Fragment jedes Dokuments ist dessen Titel. Eine Frage nach dem Urlaubsverfahren kann also den Dokumentnamen treffen, nicht nur dessen Inhalt. Der Inhalt der Einträge wird mit AES-256-CBC verschlüsselt. Die Datenbank wächst mit den Materialien, die das Team bei der Arbeit erstellt - ohne separates Einpflegen von Wissen.
Wie wählen Sie Materialien aus?
Über dem Gespräch befindet sich die Schaltfläche Quellen. Das Auswahlfenster lässt sich wie das Modul Dateien durchsuchen: vom Arbeitsbereich über Aufgaben und Chats bis hin zu Ordnern, Dateien und Notizen im Thread. Dokumente, also Ihre privaten Ordner, und E-Mail werden separat angezeigt. Ein Klick auf eine Zeile wählt eine Quelle aus. Der Pfeil › führt eine Ebene tiefer, „‹“ zurück zur vorherigen Ebene. Die Suche oben durchsucht alle Quellen gleichzeitig.
Wenn Sie eine Aufgabe oder einen Chat auswählen, werden auch die zugehörigen Dateien einbezogen: sowohl Dateien aus Nachrichten als auch solche, die im Modul Dateien hinzugefügt wurden. Im Verzeichnisbaum finden Sie sie unter „Arbeitsbereich / Threadname“. Neben dem Threadnamen sehen Sie die Anzahl dieser Dateien. Als Quelle können Sie nur einen eigenen Ordner aus den Dokumenten auswählen. Er umfasst Ihre Dateien und die für Sie zugänglichen Notizen aus dem gesamten Unterverzeichnis. Lange Notizen liest der Assistent in Abschnitten und lädt weitere nach, wenn er sie benötigt.
Sie können einem Thread bis zu 30 Quellen zuordnen. Das Zeichenlimit für deren Inhalte beträgt 60 000 Zeichen. Für Dateien, die an eine Aufgabe oder einen Chat angehängt sind, gilt ein separates Limit von 8000 Zeichen. Eine Auslastungsanzeige unter der Liste zeigt den belegten Speicherplatz. Wenn Sie mehr Material auswählen, als das Modell verarbeiten kann, teilt der Assistent Ihnen mit, was nicht berücksichtigt wurde. Allgemeine Bereiche werden zuerst ausgelassen; ausdrücklich ausgewählte Aufgaben bleiben erhalten. Das Programm prüft die Berechtigungen beim Speichern der Quellen und erneut beim Erstellen der Anfrage an das Modell. Wenn Sie den Zugriff auf eine Quelle verlieren, lässt der Assistent sie bei der nächsten Anfrage aus.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen nicht drei Gespräche durchforsten, um herauszufinden, welchen Termin Sie dem Kunden letzten Monat zugesagt haben. Sie fragen einfach und erhalten eine Antwort auf Grundlage Ihrer eigenen Absprachen. Wenn Sie sich eine Woche später wieder mit dem Thema befassen, müssen Sie die Informationen nicht erneut zusammentragen.
Neue Teammitglieder müssen nicht warten, bis jemand Zeit findet, ihnen das Reklamationsverfahren zu erklären. Sie können die Antwort in einem Unternehmensdokument nachschlagen, ohne dass der Rest des Teams seine Arbeit unterbrechen muss. Dabei sehen sie keine private Notiz eines Kollegen, nur weil sie im selben Arbeitsbereich arbeiten. Auch als Administrator sehen Sie diese Notiz nicht. Der Zugriff auf Notizen und Dateien richtet sich danach, ob sie freigegeben wurden.
Anwendungsfall: Angebot für einen Kunden, der sich nach einem halben Jahr wieder meldet
Der Kunde meldet sich nach einem halben Jahr und fragt, ob die Konditionen noch aktuell sind. Das erste Angebot steht in einer Aufgabe, das Gespräch über den Rabatt im Chat und das PDF mit den Konditionen im Thread-Ordner.
Sie legen einen neuen Gesprächs-Thread an. Zu Beginn sieht er nur Ihre Aufgaben. Sie fügen eine Aufgabe und einen Chat als Quellen hinzu; die dazugehörigen Dateien werden automatisch mit einbezogen. Sie fragen nach den früheren Konditionen und strittigen Punkten. Der Assistent liest den Aufgabentext, die Nachrichten und die Anhänge, darunter auch PDFs mit Textebene. Anschließend bitten Sie um eine Word-Datei mit einer Zusammenfassung. Im Gespräch mit dem Assistenten erscheint ein Link zum Herunterladen der Datei.
Ein PDF-Scan ohne Textebene wird nicht gelesen, da der Assistent keine OCR-Funktion hat. Auch eine ältere DOC-Datei kann er nicht lesen. Wenn die Konditionen nur auf einem Foto des unterschriebenen Vertrags zu sehen sind, müssen Sie sie abschreiben.
Häufig gestellte Fragen
Werden die Inhalte der ausgewählten Quellen an einen externen KI-Anbieter übermittelt?
Ja. Die Inhalte der ausgewählten Quelle werden an den KI-Anbieter übermittelt, den der Administrator unter Einstellungen → KI ausgewählt hat. Einträge in der im Hintergrund indizierten Wissensdatenbank werden mit AES-256-CBC verschlüsselt; Vektoren werden nicht verschlüsselt.
Kann der Assistent auf meine E-Mails zugreifen?
Nur wenn der Administrator unter Einstellungen → KI die Option „E-Mail als KI-Wissensquelle zulassen“ aktiviert. Standardmäßig ist sie deaktiviert. Nach der Aktivierung sieht jeder bei der Quellenauswahl ausschließlich die eigenen Postfächer. Niemand, auch nicht der Administrator, kann die E-Mails einer anderen Person auswählen. E-Mails werden niemals in die im Hintergrund indizierte Wissensdatenbank aufgenommen.
Welche Dateien kann der Assistent lesen?
Der Assistent kann TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX/XLS sowie PDFs mit Textebene lesen. Bilder in den Formaten JPG, PNG, GIF und WebP analysiert er visuell, sofern das ausgewählte Modell Bilder unterstützt. PDF-Scans ohne Textebene und ältere binäre DOC-Dateien kann er nicht lesen.
Kostet das Indexieren von Notizen und Dateien etwas?
Das KI-Modell fasst sie nicht zusammen: In den Eintrag gelangen Fragmente des Originals, und die Schlüsselwörter berechnet das Programm selbst. Aus einer Datei merkt sich die Datenbank bis zu 54.000 Zeichen. Bei OpenAI und Gemini mit aktivierter semantischer Suche berechnet der Anbieter zusätzlich Vektoren dieser Fragmente - das sind separat abgerechnete Anfragen. Die Indizierung startet zusammen mit der Aktualisierung der Wissensdatenbank und erfordert daher eine konfigurierte KI.