Co je historie aktivit v Task Manageru?
Historie aktivit v aplikaci Task Manager vám pomůže zjistit, co jste daný den dělali. Je to soukromý deník vaší práce, nikoli přehled práce týmu. Zahrnuje vytvořené úkoly, změny stavů, odeslané zprávy, nahrané soubory a vytvořené poznámky a události. Zaznamenává také prohlížení: kdy jste otevřeli úkol, chat nebo poznámku a jak dlouho relace trvala.
Historii nevidí nikdo kromě vás, ani administrátor. Neslouží k tomu, aby nadřízený kontroloval práci zaměstnanců.
Deník uchovává odkazy a názvy, nikoli obsah zpráv nebo poznámek. Pošta zůstává mimo historii. Nezaznamenávají se ani vyhledávání a záznamy starší než 90 dní automaticky mizí.
Co přesně se zaznamenává a co ne
Deník zaznamenává vaše aktivity a prohlížení. Otevření chatu a jeho obnovování každých 12 sekund vytvoří jednu položku s průběžně se navyšujícím počtem sekund. Přestávka delší než 15 minut zahájí novou relaci. Automatické ukládání poznámky relaci prodlouží, místo aby vytvořilo další záznam.
Akce automatizací a integrací s n8n se vynechávají. Do deníku se nezaznamenávají ani přihlášení. Pokud se událost z kalendáře dostala k pěti lidem, uloží se pouze kopie jejího tvůrce.
Na kartě Profil → Historie aktivit můžete samostatně vypnout zaznamenávání deníku a návrhy. Najdete tam posledních 50 záznamů. Možnost „Vymazat historii“ nevratně smaže deník včetně souhrnu pro asistenta. Zaznamenávání můžete vypnout také pro konkrétní pracovní prostor, úkol, chat nebo poznámku pomocí možnosti „Nezaznamenávat zde mou aktivitu“ v nabídce „⋯“. Vyloučení pracovního prostoru se vztahuje na vše, co obsahuje. Platí pouze pro vás a můžete ho zrušit.
Co získáte?
Nemusíte si v pátek z paměti rekonstruovat středu, když se vracíte ke konverzaci s klientem. V posledních záznamech vidíte názvy záležitostí, takže snáze zjistíte, k čemu jste se vraceli. Nejde o evidenci pracovní doby, ale poskytuje vám oporu místo pouhých vzpomínek.
Nemusíte asistentovi pokaždé od začátku vysvětlovat, na čem jste pracovali. Když se zeptáte, co jste dělali včera, může využít záznam vaší aktivity z daného dne, místo aby hádal podle konverzace.
Nemusíte mít v hlavě ani každou nedořešenou záležitost. Dostáváte návrhy týkající se úkolu bez aktivity, opuštěného vlákna, zmínky bez odpovědi nebo neodškrtnutého rituálu. Tyto čtyři typy návrhů fungují i při vypnuté AI a současně se zobrazí nejvýše tři. Pokud alespoň tři týdny po sobě vytváříte úkol se stejným názvem ve stejný den v týdnu, můžete dostat návrh automatizace. Vy rozhodujete, zda ji uložíte a zapnete.
Příklad z každodenní práce
Vyúčtováváte zákazníkovi měsíc práce a on považuje opravy za „drobnost“. Otevřete „Zobrazit poslední události“ a uvidíte 50 posledních záznamů s datem, typem události a názvem případu - pomohou vám zrekonstruovat poslední dny práce, nenahradí ale přehled za celý měsíc. Máte vlastní záznam průběhu práce, nejde však o evidenci pracovní doby.
Každé pondělí zakládáte úkol „Týdenní report“. Pokud tuto činnost opakujete alespoň tři týdny a deník obsahuje nejméně 21 dní dat, Task Manager může navrhnout automatizaci. Karta otevře editor Automatizací s návrhem, který zůstane neuložený a vypnutý. Zobrazí se vám zpráva „Vypnuto (uložením zapnete)“. Návrh můžete zkontrolovat, upravit a uložit. Program ho nespustí sám. Tato funkce vyžaduje tarif s Automatizacemi; v tarifu Standard se karta nezobrazí.
Nejčastější dotazy
Vidí můj nadřízený nebo administrátor mou historii aktivit?
Ne. Historie je soukromá a nemá k ní přístup žádný jiný uživatel, ani administrátor. Nakonfigurovanému poskytovateli AI v aplikaci se předává souhrn historie v systémovém promptu asistenta, nikoli nezpracovaný deník.
Ukládá se do deníku obsah mých zpráv a poznámek?
Ne. Deník uchovává odkazy a názvy, nikoli obsah zpráv nebo poznámek. Modul Pošta zůstává zcela mimo historii.
Je to evidence pracovní doby?
Ne. Historie aktivit zaznamenává otevírání úkolů, chatů a poznámek a přibližnou dobu prohlížení. V Profil → Historie aktivit si můžete prohlédnout posledních 50 záznamů deníku.
Jak dlouho se záznamy uchovávají a můžu je smazat dříve?
Záznamy starší než 90 dní se automaticky mažou. Na kartě Profil → Historie aktivit můžete celý deník včetně souhrnu pro asistenta kdykoli nevratně smazat.
Vyžadují návrhy z historie zapnutou AI?
Ne. Aplikace sama rozpozná čtyři situace: úkol bez aktivity po dobu 10 dní, opuštěné vlákno, zmínku bez odpovědi po 2 dnech a neodškrtnutý každodenní rituál. Přitom neposílá žádná data poskytovateli AI.