Čo je história aktivity v Task Manageri?
História aktivity v Task Manageri vám pomôže skontrolovať, čo ste v daný deň robili. Je to súkromný denník vašej práce, nie report o práci tímu. Zahŕňa vytvorené úlohy, zmeny stavov, odoslané správy, nahrané súbory aj vytvorené poznámky a udalosti. Zaznamenáva aj prehliadacie relácie: kedy ste otvorili úlohu, chat alebo poznámku a ako dlho relácia trvala.
Históriu nevidí nikto okrem vás, a to ani administrátor. Neslúži na kontrolu práce zamestnancov nadriadeným.
Denník uchováva odkazy a názvy, nie obsah správ ani poznámok. Pošta zostáva mimo histórie. Nezaznamenávajú sa ani vyhľadávania a záznamy staršie ako 90 dní automaticky miznú.
Čo presne sa zaznamenáva a čo nie
Denník zaznamenáva vaše činnosti a prehliadacie relácie. Otvorenie chatu a jeho obnovovanie každých 12 sekúnd vytvoria jednu položku s priebežne sa zvyšujúcim počtom sekúnd. Prestávka dlhšia ako 15 minút začne novú reláciu. Automatické ukladanie poznámky predĺži reláciu namiesto vytvorenia ďalších záznamov.
Činnosti automatizácií a integrácií s n8n sa vynechávajú. Do denníka sa nezaznamenávajú ani prihlásenia. Ak sa udalosť z kalendára dostane k piatim osobám, uloží sa len kópia jej tvorcu.
Na karte Profil → História aktivity môžete samostatne vypnúť zaznamenávanie denníka a návrhy. Nájdete tam 50 posledných záznamov. Možnosť „Vymazať históriu“ natrvalo odstráni denník aj so súhrnom pre asistenta. Zaznamenávanie môžete vypnúť aj pre konkrétny pracovný priestor, úlohu, chat alebo poznámku cez možnosť „Nezaznamenávať moju aktivitu tu“ v ponuke „⋯“. Vylúčenie pracovného priestoru zahŕňa všetko, čo sa v ňom nachádza. Platí len pre vás a môžete ho zrušiť.
Čo získate?
Keď sa v piatok vraciate k rozhovoru s klientom, nemusíte si v pamäti rekonštruovať celú stredu. V posledných záznamoch vidíte názvy prípadov, takže ľahšie zistíte, k čomu ste sa vracali. Nie je to evidencia pracovného času, ale poskytne vám oporný bod namiesto spoliehania sa len na spomienky.
Asistentovi nemusíte zakaždým od začiatku vysvetľovať, na čom ste pracovali. Keď sa spýtate, čo ste robili včera, môže využiť záznam vašej aktivity z daného dňa namiesto toho, aby hádal na základe rozhovoru.
Nemusíte si tiež pamätať každú nevyriešenú záležitosť. Dostávate návrhy týkajúce sa úlohy bez aktivity, opusteného vlákna, zmienky bez odpovede alebo neoznačeného rituálu. Tieto štyri typy návrhov fungujú aj pri vypnutej AI a naraz sa zobrazia najviac tri. Ak aspoň tri týždne po sebe vytvárate úlohu s rovnakým názvom v ten istý deň v týždni, môžete dostať návrh na automatizáciu. Vy rozhodujete, či ju uložíte a zapnete.
Príklad z každodennej práce
Vyúčtovávate mesiac zákazníkovi, ktorý považuje opravy za „drobnosť“. Otvoríte „Zobraziť posledné udalosti“ a vidíte 50 posledných záznamov s dátumom, typom udalosti a názvom prípadu - pomôže vám to zrekonštruovať posledné dni práce, ale nenahrádza to prehľad za celý mesiac. Máte vlastný záznam o priebehu práce, nejde však o evidenciu pracovného času.
Každý pondelok vytvoríte úlohu „Týždenná správa“. Ak túto činnosť opakujete aspoň tri týždne a denník obsahuje údaje za minimálne 21 dní, Task Manager môže navrhnúť automatizáciu. Karta otvorí editor Automatizácií s návrhom, ktorý zostane neuložený a vypnutý. Zobrazí sa vám hlásenie „Vypnuté (uložením zapnete)“. Návrh si môžete skontrolovať, upraviť a uložiť. Program ho nespustí sám. Táto funkcia vyžaduje plán s Automatizáciami; v pláne Standard sa karta nezobrazí.
Najčastejšie otázky
Vidí môj nadriadený alebo administrátor moju históriu aktivity?
Nie. História je súkromná a nemá k nej prístup žiadny iný používateľ vrátane administrátora. Poskytovateľovi AI nakonfigurovanému v aplikácii sa odosiela súhrn histórie v systémovom prompte asistenta, nie nespracovaný denník.
Ukladá sa obsah mojich správ a poznámok do denníka?
Nie. Denník uchováva odkazy a názvy, nie obsah správ alebo poznámok. Modul Pošta je úplne mimo histórie.
Je to evidencia pracovného času?
Nie. História aktivity zaznamenáva otvorenia úloh, chatov a poznámok, ako aj približný čas prehliadania. V časti Profil → História aktivity si môžete pozrieť 50 posledných záznamov denníka.
Ako dlho sa záznamy uchovávajú a môžem ich odstrániť skôr?
Záznamy staršie ako 90 dní sa automaticky odstránia. Na karte Profil → História aktivity môžete celý denník aj so súhrnom pre asistenta natrvalo odstrániť aj skôr.
Vyžadujú návrhy z histórie zapnutú AI?
Nie. Aplikácia sama rozpozná štyri situácie: úlohu bez aktivity 10 dní, opustené vlákno, zmienku bez odpovede po 2 dňoch a neoznačený každodenný rituál. Údaje pritom neodosiela poskytovateľovi AI.