Mikä on toimintahistoria Task Managerissa?
Task Managerin toimintahistoriasta voit tarkistaa, mitä teit tiettynä päivänä. Se on yksityinen työpäiväkirjasi, ei tiimin työraportti. Historia kattaa luomasi tehtävät, tilamuutokset, lähetetyt viestit, ladatut tiedostot sekä luomasi muistiinpanot ja tapahtumat. Se tallentaa myös selausistunnot: milloin avasit tehtävän, keskustelun tai muistiinpanon ja kuinka kauan istunto kesti.
Kukaan muu ei näe historiaasi, ei edes ylläpitäjä. Sitä ei ole tarkoitettu esimiehen työntekijöiden valvontaan.
Loki tallentaa linkit ja otsikot, ei viestien tai muistiinpanojen sisältöä. Sähköposti jää historian ulkopuolelle. Myöskään hakuja ei tallenneta, ja yli 90 päivää vanhat merkinnät poistetaan automaattisesti.
Mitä tarkalleen tallennetaan ja mitä ei
Loki tallentaa toimintasi ja selausistunnot. Keskustelun avaaminen ja sen päivittäminen 12 sekunnin välein muodostavat yhden merkinnän, jonka sekuntimäärä kasvaa. Yli 15 minuutin tauko aloittaa uuden istunnon. Muistiinpanon automaattinen tallennus pidentää istuntoa sen sijaan, että loisi uusia merkintöjä.
Automaation ja n8n-integraation toiminnot ohitetaan. Myöskään kirjautumisia ei tallenneta lokiin. Jos kalenteritapahtuma on jaettu viidelle henkilölle, vain sen luoneen henkilön kopio tallennetaan.
Profiili → Toimintahistoria -välilehdellä voit erikseen poistaa käytöstä lokin tallennuksen ja ehdotukset. Näet siellä lokin 50 viimeisintä merkintää. ”Tyhjennä historia” poistaa lokin ja avustajalle tarkoitetun yhteenvedon pysyvästi. Voit myös estää tallennuksen tietyssä työtilassa, tehtävässä, keskustelussa tai muistiinpanossa valitsemalla valikosta ”Älä tallenna toimintaani täällä” kohdassa ”⋯”. Työtilan poissulkeminen koskee kaikkea sen sisältöä. Poissulkeminen koskee vain sinua, ja voit perua sen.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse palauttaa keskiviikkoa mieleesi, kun palaat perjantaina asiakaskeskusteluun. Viimeisimmissä merkinnöissä näkyvät asioiden otsikot, joten sinun on helpompi selvittää, mihin palasit. Tämä ei ole työajanseurantaa, mutta antaa sinulle muistojen sijaan kiintopisteen.
Sinun ei tarvitse joka kerta kertoa avustajalle alusta, minkä parissa työskentelit. Kun kysyt, mitä teit eilen, se voi hyödyntää kyseisen päivän toimintatietojasi sen sijaan, että arvaisi keskustelun perusteella.
Sinun ei myöskään tarvitse pitää jokaista keskeneräistä asiaa mielessäsi. Saat ehdotuksia tehtävästä, jossa ei ole tapahtunut mitään, kesken jääneestä viestiketjusta, vastaamattomasta maininnasta tai kuittaamatta jääneestä rutiinista. Nämä neljä ehdotustyyppiä toimivat myös silloin, kun AI on pois käytöstä, ja niitä näytetään kerrallaan enintään kolme. Jos luot vähintään kolmena peräkkäisenä viikkona tehtävän samalla otsikolla samana viikonpäivänä, voit saada automaatioehdotuksen. Sinä päätät, tallennatko sen ja otatko sen käyttöön.
Esimerkki arjen työstä
Selvität asiakkaan kanssa kuukauden laskutusta, ja asiakas pitää korjauksia ”pikkuasiana”. Avaat kohdan ”Näytä viimeisimmät tapahtumat” ja näet 50 viimeisintä merkintää päivämäärineen, tapahtumatyyppeineen ja asian otsikkoineen - tämä auttaa palauttamaan mieleen viime päivien työt, mutta ei korvaa koko kuukauden yhteenvetoa. Sinulla on oma tallenne työnkulusta, vaikka kyseessä ei ole työajanseuranta.
Luot joka maanantai tehtävän ”Viikkoraportti”. Kun olet toistanut tämän vähintään kolmen viikon ajan ja lokissa on tietoja vähintään 21 päivältä, Task Manager voi ehdottaa automaatiota. Kortti avaa Automaatioiden muokkausnäkymän ja sisältää luonnoksen, jota ei ole tallennettu eikä otettu käyttöön. Näet ilmoituksen ”Pois käytöstä (ota käyttöön tallentamalla)”. Voit tarkistaa luonnoksen, muokata sitä ja tallentaa sen. Ohjelma ei käynnistä sitä automaattisesti. Tämä ominaisuus edellyttää automaatiot sisältävää tilausta; Standard-tilauksessa korttia ei luoda.
Usein kysytyt kysymykset
Näkeekö esimieheni tai ylläpitäjä toimintahistoriani?
Ei. Historia on yksityinen, eikä kenelläkään muulla käyttäjällä, ei edes ylläpitäjällä, ole pääsyä siihen. Sovelluksessa määritetylle AI-palveluntarjoajalle lähetetään avustajan järjestelmäkehotteessa yhteenveto historiasta, ei raakaa lokia.
Tallennetaanko viestieni ja muistiinpanojeni sisältö lokiin?
Ei. Loki tallentaa linkit ja otsikot, ei viestien tai muistiinpanojen sisältöä. Sähköposti-moduuli jää kokonaan historian ulkopuolelle.
Onko tämä työajanseuranta?
Ei. Toimintahistoria tallentaa tehtävien, keskustelujen ja muistiinpanojen avaukset sekä selausistunnon arvioidun keston. Kohdassa Profiili → Toimintahistoria voit tarkastella lokin 50 viimeisintä merkintää.
Kuinka kauan merkintöjä säilytetään, ja voinko poistaa ne aiemmin?
Yli 90 päivää vanhat merkinnät poistetaan automaattisesti. Profiili → Toimintahistoria -välilehdellä voit poistaa koko lokin yhteenvetoineen avustajaa varten pysyvästi jo aiemmin.
Tarvitsevatko historiaan perustuvat ehdotukset käyttöön otetun tekoälyn?
Eivät. Sovellus tunnistaa itse neljä tilannetta: tehtävässä ei ole tapahtunut mitään 10 päivään, viestiketju on jäänyt kesken, mainintaan ei ole vastattu 2 päivässä tai päivittäinen rutiini on jäänyt kuittaamatta. Tietoja ei lähetetä AI-palveluntarjoajalle.