Vad är aktivitetshistorik i Task Manager?
Aktivitetshistoriken i Task Manager hjälper dig att se vad du gjorde en viss dag. Det är en privat logg över ditt arbete, inte en rapport om teamets arbete. Den omfattar uppgifter du skapat, statusändringar, skickade meddelanden, uppladdade filer samt anteckningar och händelser du skapat. Den registrerar också surfsessioner: när du öppnade en uppgift, chatt eller anteckning och hur länge sessionen varade.
Ingen annan än du kan se historiken, inte ens administratören. Den är inte till för att chefen ska kontrollera medarbetarnas arbete.
Loggen innehåller länkar och titlar, inte innehållet i meddelanden eller anteckningar. E-post ingår inte i historiken. Sökningar sparas inte heller, och poster som är äldre än 90 dagar försvinner automatiskt.
Vad som registreras och vad som inte registreras
Loggen registrerar dina aktiviteter och surfsessioner. När du öppnar en chatt och uppdaterar den var 12:e sekund skapas en post med en löpande räknare för antal sekunder. En paus på mer än 15 minuter startar en ny session. Autosparning av en anteckning förlänger sessionen i stället för att skapa nya poster.
Automatiseringar och aktiviteter från n8n-integrationer hoppas över. Inloggningar registreras inte heller i loggen. Om en kalenderhändelse delas med fem personer sparas bara en kopia hos den som skapade den.
Under Profil → Aktivitetshistorik kan du separat stänga av loggning och förslag. Där ser du de 50 senaste posterna. Alternativet ”Rensa historiken” raderar loggen permanent, inklusive sammanfattningen för assistenten. Du kan också stänga av loggning för en viss arbetsyta, uppgift, chatt eller anteckning genom att välja ”Spara inte min aktivitet här” i menyn ”⋯”. Om du undantar en arbetsyta gäller det allt som finns i den. Undantaget gäller bara dig och du kan återställa det.
Vad vinner du?
Du behöver inte försöka minnas vad du gjorde i onsdags när du återupptar en kundkonversation på fredagen. Du ser ärendenas titlar bland de senaste posterna, så det blir lättare att komma ihåg vad du arbetade med. Det här är ingen tidrapportering, men det ger dig något att utgå från i stället för att bara förlita dig på minnet.
Du behöver inte berätta för assistenten från början vad du har arbetat med varje gång. När du frågar vad du gjorde i går kan den använda din aktivitetshistorik för den dagen i stället för att gissa utifrån konversationen.
Du behöver inte heller hålla alla olösta ärenden i huvudet. Du får förslag om uppgifter som inte har ändrats, övergivna trådar, omnämnanden utan svar eller rutiner som inte markerats som klara. De här fyra typerna av förslag fungerar även när AI är avstängt, och högst tre visas åt gången. Om du skapar en uppgift med samma titel samma veckodag minst tre veckor i rad kan du få ett förslag på en automatisering. Du bestämmer själv om du vill spara och aktivera den.
Exempel från vardagen
Du stämmer av månaden med en kund som tycker att ändringar är ”en liten sak”. Du öppnar ”Visa senaste händelser” och ser de 50 senaste posterna med datum, händelsetyp och ärenderubrik - det hjälper dig att återskapa de senaste arbetsdagarna, men ersätter inte en sammanställning för hela månaden. Du har en egen logg över arbetet, men det är ingen tidrapportering.
Varje måndag skapar du uppgiften ”Veckorapport”. När du har upprepat detta i minst tre veckor och aktivitetsloggen innehåller data för minst 21 dagar kan Task Manager föreslå en automatisering. Kortet öppnar Automatiseringar-redigeraren med ett utkast som förblir osparat och inaktiverat. Du ser meddelandet ”Inaktiverad (spara för att aktivera)”. Du kan granska och redigera utkastet och sedan spara det. Programmet kör det inte automatiskt. Funktionen kräver ett abonnemang med Automatiseringar; i Standard-abonnemanget visas inget kort.
Vanliga frågor
Kan min chef eller administratören se min aktivitetshistorik?
Nej. Historiken är privat och ingen annan användare har åtkomst till den, inte ens administratören. En sammanfattning av historiken skickas till den AI-leverantör som konfigurerats i appen, i assistentens systemprompt, inte den råa loggen.
Sparas innehållet i mina meddelanden och anteckningar i loggen?
Nej. Loggen innehåller länkar och titlar, inte innehållet i meddelanden eller anteckningar. E-postmodulen ingår inte alls i historiken.
Är det här tidrapportering?
Nej. Aktivitetshistoriken registrerar när du öppnar uppgifter, chattar och anteckningar samt ungefär hur länge du har en session öppen. Under Profil → Aktivitetshistorik kan du se de 50 senaste loggposterna.
Hur länge sparas loggposter, och kan jag radera dem tidigare?
Poster som är äldre än 90 dagar raderas automatiskt. Under Profil → Aktivitetshistorik kan du när som helst radera hela loggen permanent, inklusive sammanfattningen för assistenten.
Kräver förslag baserade på historiken att AI är aktiverat?
Nej. Appen upptäcker själv fyra situationer: en uppgift som inte har ändrats på 10 dagar, en övergiven tråd, ett omnämnande utan svar efter 2 dagar och en daglig rutin som inte har markerats som klar. Inga data skickas till AI-leverantören.