O que é o histórico de atividade no Task Manager?
O histórico de atividade no Task Manager ajuda a verificar o que fez num determinado dia. É um registo privado do seu trabalho, não um relatório sobre o trabalho da equipa. Inclui tarefas criadas, alterações de estado, mensagens enviadas, ficheiros carregados e notas e eventos criados. Também regista sessões de navegação: quando abriu uma tarefa, conversa ou nota e quanto tempo durou a sessão.
Ninguém além de si consegue ver o histórico, incluindo um administrador. Não se destina a permitir que um superior controle o trabalho dos colaboradores.
O registo guarda referências e títulos, não o conteúdo das mensagens ou das notas. O Correio fica fora do histórico. As pesquisas também não são guardadas, e os registos com mais de 90 dias desaparecem automaticamente.
O que é e o que não é registado
O registo guarda as suas ações e sessões de navegação. Abrir uma conversa e atualizá-la a cada 12 segundos cria uma única entrada, cujo contador de segundos vai aumentando. Uma pausa superior a 15 minutos inicia uma nova sessão. A gravação automática de uma nota prolonga a sessão, em vez de criar novas entradas.
As ações de automatização e as integrações com o n8n são ignoradas. Os inícios de sessão também não são registados. Se um evento do calendário for enviado a cinco pessoas, só é guardada a cópia do respetivo criador.
No separador Perfil → Histórico de atividade, pode desativar separadamente o registo do histórico e as sugestões. Aí, pode consultar os 50 registos mais recentes. A opção «Limpar histórico» elimina permanentemente o registo e o resumo para o assistente. Também pode desativar o registo de um espaço de trabalho, tarefa, conversa ou nota específicos através de «Não registar a minha atividade aqui», no menu «⋯». A exclusão de um espaço de trabalho abrange tudo o que nele se encontra. Só se aplica a si e pode ser anulada.
O que ganha?
Não precisa de tentar lembrar-se do que fez na quarta-feira quando retoma uma conversa com um cliente na sexta-feira. Os títulos dos assuntos constam dos registos recentes, o que facilita perceber a que estava a dar seguimento. Não é um registo de horas de trabalho, mas dá-lhe uma referência, em vez de depender apenas da memória.
Não precisa de explicar sempre ao assistente, desde o início, em que estava a trabalhar. Quando lhe pergunta o que fez ontem, o assistente pode consultar o registo da sua atividade desse dia, em vez de tentar adivinhar com base na conversa.
Também não precisa de ter em mente todos os assuntos pendentes. Recebe sugestões sobre uma tarefa sem atividade, uma conversa abandonada, uma menção sem resposta ou um hábito por assinalar. Estes quatro tipos de sugestões funcionam mesmo com a IA desativada e são apresentadas no máximo três de cada vez. Se criar uma tarefa com o mesmo título no mesmo dia da semana durante pelo menos três semanas consecutivas, poderá receber uma sugestão de automatização. A decisão de a guardar e ativar é sua.
Exemplo do trabalho diário
Está a fechar o mês com um cliente que considera as correções uma «pequena coisa». Abre «Mostrar eventos recentes» e vê as 50 últimas entradas, com a data, o tipo de evento e o título do assunto - isto ajuda a reconstituir os últimos dias de trabalho, mas não substitui um relatório do mês inteiro. Tem o seu próprio registo do trabalho realizado, embora não seja um registo de horas de trabalho.
Todas as segundas-feiras, cria a tarefa «Relatório semanal». Depois de repetir esta ação durante pelo menos três semanas, se o registo incluir pelo menos 21 dias de dados, o Task Manager pode sugerir uma automatização. O cartão abre o editor de Automatizações com um rascunho que permanece por guardar e desativado. Vê a mensagem «Desativada (guarde para ativar)». Pode rever o rascunho, editá-lo e guardá-lo. O programa não o executa automaticamente. Esta funcionalidade requer um plano com Automatizações; no plano Standard, o cartão não é criado.
Perguntas mais frequentes
Um superior ou administrador consegue ver o meu histórico de atividade?
Não. O histórico é privado e nenhum outro utilizador, incluindo um administrador, lhe pode aceder. O fornecedor de IA configurado na aplicação recebe um resumo do histórico no prompt de sistema do assistente, não o registo em bruto.
O conteúdo das minhas mensagens e notas é guardado no registo?
Não. O registo guarda referências e títulos, não o conteúdo das mensagens ou das notas. O módulo Correio fica totalmente fora do histórico.
Isto é um controlo de assiduidade?
Não. O histórico de atividade regista a abertura de tarefas, conversas e notas, bem como a duração aproximada das sessões de navegação. Em Perfil → Histórico de atividade, pode consultar os 50 registos mais recentes.
Durante quanto tempo são guardados os registos e posso apagá-los antes?
Os registos com mais de 90 dias são eliminados automaticamente. No separador Perfil → Histórico de atividade, pode eliminar permanentemente todo o registo e o resumo para o assistente antes desse prazo.
As sugestões baseadas no histórico requerem que a IA esteja ativada?
Não. A aplicação deteta automaticamente quatro situações: uma tarefa sem atividade há 10 dias, uma conversa abandonada, uma menção sem resposta após 2 dias e um hábito diário por assinalar. Não envia dados ao fornecedor de IA para o fazer.