Qu'est-ce que l'historique d'activité dans Task Manager ?
L’Historique d’activité de Task Manager vous aide à retrouver ce que vous avez fait un jour donné. Il s’agit du journal privé de votre travail, et non d’un rapport sur le travail de l’équipe. Il inclut les tâches créées, les changements de statut, les messages envoyés, les fichiers importés, ainsi que les notes et les événements créés. Il enregistre également les sessions de consultation : quand vous avez ouvert une tâche, une discussion ou une note, et combien de temps la session a duré.
Personne d’autre que vous ne peut consulter l’historique, pas même un administrateur. Il ne sert pas à ce qu’un responsable contrôle le travail des employés.
Le journal conserve les liens et les titres, mais pas le contenu des messages ni des notes. La Messagerie est exclue de l’historique. Les recherches ne sont pas non plus enregistrées, et les entrées datant de plus de 90 jours disparaissent automatiquement.
Ce qui est enregistré et ce qui ne l’est pas
Le journal enregistre vos actions et vos sessions de consultation. L’ouverture d’une discussion et son actualisation toutes les 12 secondes créent une seule entrée, dont le compteur de secondes augmente au fil du temps. Une pause de plus de 15 minutes démarre une nouvelle session. L’enregistrement automatique d’une note prolonge la session au lieu de créer de nouvelles entrées.
Les actions des automatisations et de l’intégration n8n sont ignorées. Les connexions ne sont pas non plus enregistrées dans le journal. Si un événement du calendrier est transmis à cinq personnes, seule la copie de son créateur est enregistrée.
Dans l’onglet Profil → Historique d’activité, vous pouvez désactiver séparément l’enregistrement du journal et les suggestions. Vous y verrez les 50 dernières entrées. L’option « Effacer l’historique » supprime définitivement le journal ainsi que le résumé destiné à l’assistant. Vous pouvez également désactiver l’enregistrement pour un espace de travail, une tâche, une discussion ou une note en sélectionnant « Ne pas enregistrer mon activité ici » dans le menu « ⋯ ». L’exclusion d’un espace de travail s’applique à tout ce qu’il contient. Elle ne vous concerne que vous et vous pouvez l’annuler.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas besoin de vous rappeler ce que vous avez fait mercredi lorsque vous reprenez une discussion avec un client le vendredi. Les titres des sujets figurent parmi les dernières entrées, ce qui vous aide à retrouver ce sur quoi vous travailliez. Ce n’est pas un relevé du temps de travail, mais cela vous donne un point de repère au lieu de vous fier uniquement à vos souvenirs.
Vous n’avez pas besoin de réexpliquer à chaque fois à l’assistant sur quoi vous travailliez. Si vous lui demandez ce que vous avez fait hier, il peut s’appuyer sur l’enregistrement de votre activité de la journée au lieu de faire des suppositions à partir de la conversation.
Vous n’avez pas non plus à garder en tête toutes les affaires en attente. Vous recevez des suggestions concernant une tâche inactive, un fil de discussion abandonné, une mention sans réponse ou un rituel non coché. Ces quatre types de suggestions fonctionnent même lorsque l’IA est désactivée, et trois suggestions au maximum peuvent s’afficher à la fois. Si vous créez une tâche portant le même titre le même jour de la semaine pendant au moins trois semaines consécutives, une automatisation peut vous être proposée. C’est à vous de décider si vous souhaitez l’enregistrer et l’activer.
Exemple du quotidien
Vous faites le point sur le mois avec un client qui considère les corrections comme « un détail ». Vous ouvrez « Afficher les derniers événements » et voyez les 50 dernières entrées, avec leur date, leur type et le titre du dossier - de quoi reconstituer les derniers jours de travail, mais pas remplacer un relevé pour le mois entier. Vous disposez de votre propre historique de travail, mais il ne s’agit pas d’un relevé du temps de travail.
Chaque lundi, vous créez une tâche « Rapport hebdomadaire ». Après avoir répété cette action pendant au moins trois semaines, si le journal contient au moins 21 jours de données, Task Manager peut vous proposer une automatisation. La carte ouvre l’éditeur Automatisations avec une ébauche qui reste non enregistrée et désactivée. Le message « Désactivée (enregistrez pour l’activer) » s’affiche. Vous pouvez examiner l’ébauche, la modifier et l’enregistrer. Le programme ne la lance pas automatiquement. Cette fonctionnalité nécessite une formule avec Automatisations ; la carte n’apparaît pas dans la formule Standard.
Questions fréquentes
Mon responsable ou l’administrateur peut-il consulter mon historique d’activité ?
Non. L’historique est privé et aucun autre utilisateur ne peut y accéder, pas même un administrateur. Le fournisseur d’IA configuré dans l’application reçoit un résumé de l’historique dans le prompt système de l’assistant, et non le journal brut.
Le contenu de mes messages et de mes notes est-il enregistré dans le journal ?
Non. Le journal conserve les liens et les titres, mais pas le contenu des messages ou des notes. Le module Messagerie est totalement exclu de l’historique.
Est-ce un suivi du temps de travail ?
Non. L’Historique d’activité enregistre les ouvertures de tâches, de discussions et de notes, ainsi que la durée approximative des sessions de consultation. Dans Profil → Historique d’activité, vous pouvez consulter les 50 dernières entrées du journal.
Combien de temps les entrées sont-elles conservées et puis-je les supprimer plus tôt ?
Les entrées datant de plus de 90 jours sont automatiquement supprimées. Dans l’onglet Profil → Historique d’activité, vous pouvez supprimer définitivement l’intégralité du journal et le résumé destiné à l’assistant.
Les suggestions basées sur l’historique nécessitent-elles que l’IA soit activée ?
Non. L’application détecte elle-même quatre situations : une tâche inactive depuis 10 jours, un fil de discussion abandonné, une mention restée sans réponse après 2 jours et un rituel quotidien non coché. Aucune donnée n’est envoyée au fournisseur d’IA pour cela.