Cos'è la cronologia attività in Task Manager?
La Cronologia attività di Task Manager ti aiuta a controllare cosa hai fatto in un determinato giorno. È un registro privato del tuo lavoro, non un resoconto del lavoro del team. Include le attività create, i cambi di stato, i messaggi inviati, i file caricati e le note e gli eventi creati. Registra anche le sessioni di consultazione: quando hai aperto un’attività, una chat o una nota e quanto è durata la sessione.
Nessuno può vedere la cronologia oltre a te, nemmeno l’amministratore. Non serve al responsabile per controllare il lavoro dei dipendenti.
Il registro conserva i riferimenti e i titoli, non il contenuto dei messaggi o delle note. La Posta resta esclusa dalla cronologia. Anche le ricerche non vengono salvate e le voci più vecchie di 90 giorni scompaiono automaticamente.
Cosa viene registrato esattamente e cosa no
Il registro memorizza le tue attività e le sessioni di consultazione. Aprire una chat e aggiornarla ogni 12 secondi crea una sola voce, con un contatore dei secondi che aumenta nel tempo. Una pausa di oltre 15 minuti avvia una nuova sessione. Il salvataggio automatico di una nota prolunga la sessione invece di creare altre voci.
Le attività delle automazioni e dell’integrazione n8n vengono ignorate. Anche gli accessi non vengono registrati. Se un evento del calendario viene condiviso con cinque persone, viene salvata solo la copia del suo creatore.
Nella scheda Profilo → Cronologia attività puoi disattivare separatamente la registrazione del registro e i suggerimenti. Qui vedrai le 50 voci più recenti. L’opzione «Cancella cronologia» elimina definitivamente il registro insieme al riepilogo per l’assistente. Puoi anche disattivare la registrazione per uno specifico Spazio di lavoro, un’attività, una chat o una nota tramite «Non registrare qui la mia attività» nel menu «⋯». L’esclusione di uno Spazio di lavoro riguarda tutto ciò che contiene. Vale solo per te e puoi annullarla.
Cosa ci guadagni?
Quando venerdì riprendi una conversazione con un cliente, non devi ricostruire a memoria cosa è successo mercoledì. Le voci più recenti mostrano i titoli delle questioni, così è più facile capire a cosa eri tornato. Non è un sistema di rilevazione delle ore lavorate, ma ti dà un punto di riferimento invece di lasciarti affidare solo ai ricordi.
Non devi raccontare ogni volta all’assistente da capo a cosa stavi lavorando. Se chiedi cosa hai fatto ieri, può consultare la registrazione della tua attività di quel giorno invece di provare a indovinare dalla conversazione.
Non devi nemmeno tenere a mente ogni questione in sospeso. Ricevi suggerimenti su un’attività senza aggiornamenti, una discussione abbandonata, una menzione senza risposta o un rituale non spuntato. Questi quattro tipi di suggerimenti funzionano anche con l’AI disattivata e ne vengono mostrati al massimo tre alla volta. Se crei un’attività con lo stesso titolo nello stesso giorno della settimana per almeno tre settimane consecutive, potresti ricevere una proposta di automazione. Decidi tu se salvarla e attivarla.
Esempio dal lavoro quotidiano
Stai chiudendo i conti del mese con un cliente che considera le modifiche «una cosa da poco». Apri «Mostra gli ultimi eventi» e vedi gli ultimi 50 elementi con data, tipo di evento e titolo della pratica: ti aiuta a ricostruire gli ultimi giorni di lavoro, ma non sostituisce un riepilogo dell'intero mese. Hai una registrazione personale dell'andamento del lavoro, anche se non è un sistema di rilevazione delle ore.
Ogni lunedì crei l'attività «Rapporto settimanale». Dopo aver ripetuto questa operazione per almeno tre settimane, se il registro contiene almeno 21 giorni di dati, Task Manager può proporti un'automazione. La scheda apre l'editor Automazioni con una bozza non salvata e disattivata. Vedrai il messaggio «Disattivata (salva per attivare)». Puoi rivedere la bozza, modificarla e salvarla. Il programma non la avvia da solo. Questa funzionalità richiede un piano con Automazioni; nel piano Standard la scheda non viene creata.
Domande frequenti
Il mio responsabile o l’amministratore possono vedere la mia cronologia attività?
No. La cronologia è privata e nessun altro utente può accedervi, nemmeno l’amministratore. Al provider AI configurato nell’app viene inviato un riepilogo della cronologia nel prompt di sistema dell’assistente, non il registro grezzo.
Il contenuto dei miei messaggi e delle mie note viene salvato nel registro?
No. Il registro conserva i riferimenti e i titoli, non il contenuto dei messaggi o delle note. Il modulo Posta resta completamente escluso dalla cronologia.
Questa è la rilevazione dell'orario di lavoro?
No. La Cronologia attività registra le aperture di attività, chat e note, oltre alla durata approssimativa delle sessioni di consultazione. In Profilo → Cronologia attività puoi visualizzare le 50 voci più recenti del registro.
Per quanto tempo vengono conservate le voci e posso eliminarle prima?
Le voci più vecchie di 90 giorni vengono eliminate automaticamente. Nella scheda Profilo → Cronologia attività puoi eliminare definitivamente in anticipo l’intero registro insieme al riepilogo per l’assistente.
I suggerimenti basati sulla cronologia richiedono che l’AI sia attiva?
No. L’app rileva autonomamente quattro situazioni: un’attività senza aggiornamenti da 10 giorni, una discussione abbandonata, una menzione senza risposta dopo 2 giorni e un rituale quotidiano non spuntato. In questo processo non invia dati al provider AI.