¿Qué es el historial de actividad en Task Manager?
El Historial de actividad de Task Manager te ayuda a comprobar qué hiciste durante el día. Es un registro privado de tu trabajo, no un informe del trabajo del equipo. Incluye las tareas creadas, los cambios de estado, los mensajes enviados, los archivos cargados y las notas y los eventos creados. También registra las sesiones de navegación: cuándo abriste una tarea, un chat o una nota, y cuánto duró la sesión.
Nadie puede ver el historial excepto tú, ni siquiera un administrador. No está pensado para que un responsable controle el trabajo de los empleados.
El registro guarda enlaces y títulos, no el contenido de los mensajes ni de las notas. Correo queda fuera del historial. Las búsquedas tampoco se guardan y las entradas de más de 90 días desaparecen automáticamente.
Qué se registra exactamente y qué no
El registro guarda tus acciones y sesiones de navegación. Abrir un chat y actualizarlo cada 12 segundos genera una sola entrada con un contador de segundos acumulado. Una pausa de más de 15 minutos inicia una nueva sesión. El guardado automático de una nota prolonga la sesión en lugar de crear nuevas entradas.
Se omiten las acciones de Automatizaciones y de la Integración con n8n. Los inicios de sesión tampoco aparecen en el registro. Si un evento del calendario se comparte con cinco personas, solo se guarda la copia de su creador.
En la pestaña Perfil → Historial de actividad puedes desactivar por separado el registro y las sugerencias. Allí verás las 50 últimas entradas. La opción «Borrar historial» elimina permanentemente el registro y el resumen para el asistente. También puedes desactivar el registro de un Espacio de trabajo, una tarea, un chat o una nota concretos con la opción «No registrar mi actividad aquí» del menú «⋯». La exclusión de un Espacio de trabajo se aplica a todo lo que contiene. Solo se aplica a ti y puedes deshacerla.
¿Qué ganas?
No tienes que intentar recordar el miércoles cuando el viernes retomas una conversación con un cliente. En las últimas entradas ves los títulos de los asuntos, lo que te ayuda a recordar qué estabas tratando. No es un registro horario, pero te ofrece una referencia concreta en lugar de depender solo de tus recuerdos.
No tienes que volver a explicarle al asistente desde el principio en qué estabas trabajando. Si le preguntas qué hiciste ayer, puede consultar el registro de tu actividad de ese día en lugar de hacer suposiciones basadas en la conversación.
Tampoco tienes que acordarte de todos los asuntos pendientes. Recibirás sugerencias sobre tareas sin actividad, hilos abandonados, menciones sin respuesta o hábitos sin marcar. Estos cuatro tipos de sugerencias funcionan incluso con la IA desactivada y se muestran como máximo tres a la vez. Si creas una tarea con el mismo título el mismo día de la semana durante al menos tres semanas seguidas, puedes recibir una propuesta de automatización. Tú decides si quieres guardarla y activarla.
Ejemplo del trabajo diario
Estás cerrando el mes con un cliente que considera que las correcciones son «un asunto menor». Abres «Mostrar los últimos eventos» y ves las 50 últimas entradas con la fecha, el tipo de evento y el título del asunto. Esto te ayuda a reconstruir los últimos días de trabajo, pero no sustituye un informe de todo el mes. Tienes tu propio registro de la actividad, aunque no es un control horario.
Todos los lunes creas una tarea llamada «Informe semanal». Después de repetir esta acción durante al menos tres semanas, si el registro contiene al menos 21 días de datos, Task Manager puede sugerirte una automatización. La tarjeta abre el editor de Automatizaciones con un borrador sin guardar y desactivado. Verás el mensaje «Desactivada (guarda para activarla)». Puedes revisar el borrador, editarlo y guardarlo. El programa no lo ejecuta por su cuenta. Esta función requiere un plan con Automatizaciones; en el plan Standard no aparece la tarjeta.
Preguntas frecuentes
¿Puede mi responsable o un administrador ver mi historial de actividad?
No. El historial es privado y ningún otro usuario puede acceder a él, ni siquiera un administrador. Al proveedor de IA configurado en la aplicación se le envía un resumen del historial en el mensaje del sistema del asistente, no el registro sin procesar.
¿Se guarda en el registro el contenido de mis mensajes y notas?
No. El registro guarda enlaces y títulos, no el contenido de los mensajes o las notas. Correo queda completamente fuera del historial.
¿Esto es un control de horario?
No. El Historial de actividad registra las aperturas de tareas, chats y notas, así como la duración aproximada de las sesiones de navegación. En Perfil → Historial de actividad puedes consultar las 50 últimas entradas del registro.
¿Durante cuánto tiempo se conservan las entradas y puedo eliminarlas antes?
Las entradas de más de 90 días se eliminan automáticamente. En la pestaña Perfil → Historial de actividad puedes eliminar permanentemente todo el registro, incluido el resumen para el asistente.
¿Las sugerencias basadas en el historial requieren tener la IA activada?
No. La aplicación detecta por sí sola cuatro situaciones: una tarea sin actividad desde hace 10 días, un hilo abandonado, una mención sin respuesta después de 2 días y un hábito diario sin marcar. Para ello, no envía datos al proveedor de IA.