Was ist der Aktivitätsverlauf in Task Manager?
Der Aktivitätsverlauf im Task Manager hilft Ihnen zu überprüfen, was Sie an einem bestimmten Tag gemacht haben. Er ist Ihr privates Arbeitsprotokoll, kein Bericht über die Arbeit des Teams. Er umfasst erstellte Aufgaben, Statusänderungen, gesendete Nachrichten, hochgeladene Dateien sowie erstellte Notizen und Ereignisse. Außerdem erfasst er Ansichtssitzungen: wann Sie eine Aufgabe, einen Chat oder eine Notiz geöffnet haben und wie lange die Sitzung dauerte.
Niemand außer Ihnen kann den Verlauf sehen, auch kein Administrator. Er dient Vorgesetzten nicht dazu, die Arbeitszeit von Mitarbeitenden zu kontrollieren.
Das Protokoll speichert Verweise und Titel, nicht den Inhalt von Nachrichten oder Notizen. E-Mail bleibt außen vor. Auch Suchanfragen werden nicht gespeichert und Einträge, die älter als 90 Tage sind, verschwinden automatisch.
Was genau gespeichert wird und was nicht
Das Protokoll erfasst Ihre Aktivitäten und Ansichtssitzungen. Wenn Sie einen Chat öffnen und ihn alle 12 Sekunden aktualisieren, entsteht ein Eintrag, dessen Sekundenzähler weiterläuft. Eine Pause von mehr als 15 Minuten beginnt eine neue Sitzung. Das automatische Speichern einer Notiz verlängert die Sitzung, statt weitere Einträge zu erstellen.
Aktivitäten von Automatisierungen und n8n-Integrationen werden übersprungen. Auch Anmeldungen werden nicht im Protokoll erfasst. Wenn ein Kalenderereignis an fünf Personen weitergeleitet wurde, wird nur die Kopie der Person gespeichert, die es erstellt hat.
Unter Profil → Aktivitätsverlauf können Sie die Protokollierung und die Hinweise unabhängig voneinander deaktivieren. Dort sehen Sie die letzten 50 Einträge. Mit der Option „Verlauf löschen“ entfernen Sie das Protokoll einschließlich der Zusammenfassung für den Assistenten endgültig. Über „Meine Aktivität hier nicht speichern“ im Menü „⋯“ können Sie die Protokollierung auch für einen bestimmten Arbeitsbereich, eine Aufgabe, einen Chat oder eine Notiz deaktivieren. Wird ein Arbeitsbereich ausgeschlossen, gilt das für alles, was sich darin befindet. Der Ausschluss gilt nur für Sie und lässt sich rückgängig machen.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen sich am Freitag nicht mehr aus dem Gedächtnis zusammensuchen, was am Mittwoch war, wenn Sie zu einem Kundengespräch zurückkehren. In den letzten Einträgen sehen Sie die Titel der Fälle und können so leichter feststellen, woran Sie gearbeitet haben. Das ist keine Arbeitszeiterfassung, gibt Ihnen aber einen Anhaltspunkt statt bloßer Erinnerungen.
Sie müssen dem Assistenten nicht jedes Mal von Neuem erzählen, woran Sie gearbeitet haben. Wenn Sie fragen, was Sie gestern gemacht haben, kann er auf den Aktivitätsverlauf dieses Tages zurückgreifen, statt es aus dem Gespräch zu erraten.
Sie müssen auch nicht jeden offenen Fall im Kopf behalten. Sie erhalten Hinweise zu Aufgaben ohne Aktivität, aufgegebenen Threads, Erwähnungen ohne Antwort oder nicht abgehakten Ritualen. Diese vier Arten von Hinweisen funktionieren auch bei deaktivierter KI; gleichzeitig werden höchstens drei angezeigt. Wenn Sie mindestens drei Wochen hintereinander am selben Wochentag eine Aufgabe mit demselben Titel erstellen, können Sie einen Automatisierungsvorschlag erhalten. Sie entscheiden, ob Sie ihn speichern und aktivieren.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Sie rechnen mit einem Kunden ab, der Korrekturen für eine „Kleinigkeit“ hält. Sie öffnen „Letzte Ereignisse anzeigen“ und sehen die 50 letzten Einträge mit Datum, Ereignistyp und Titel des Vorgangs - das hilft Ihnen, die letzten Arbeitstage nachzuvollziehen, ersetzt aber keine Abrechnung für den gesamten Monat. Sie haben eine eigene Aufzeichnung des Arbeitsverlaufs, aber keine Arbeitszeiterfassung.
Jeden Montag erstellen Sie die Aufgabe „Wochenbericht“. Nachdem Sie diese mindestens drei Wochen lang wiederholt haben und das Protokoll Daten für mindestens 21 Tage enthält, kann Task Manager eine Automatisierung vorschlagen. Die Karte öffnet den Automatisierungseditor mit einem Entwurf, der ungespeichert und deaktiviert bleibt. Sie sehen die Meldung „Deaktiviert (zum Aktivieren speichern)“. Sie können den Entwurf prüfen, bearbeiten und speichern. Das Programm führt ihn nicht selbst aus. Diese Funktion erfordert einen Tarif mit Automatisierungen; im Tarif Standard wird die Karte nicht angezeigt.
Häufig gestellte Fragen
Kann mein Vorgesetzter oder ein Administrator meinen Aktivitätsverlauf sehen?
Nein. Der Verlauf ist privat und kein anderer Benutzer hat Zugriff darauf, auch kein Administrator. An den in der Anwendung konfigurierten KI-Anbieter wird im System-Prompt des Assistenten eine Zusammenfassung des Verlaufs übermittelt, nicht das unveränderte Protokoll.
Werden Inhalte meiner Nachrichten und Notizen im Protokoll gespeichert?
Nein. Das Protokoll speichert Verweise und Titel, nicht den Inhalt von Nachrichten oder Notizen. Das Modul E-Mail bleibt vollständig außen vor.
Ist das eine Arbeitszeiterfassung?
Nein. Der Aktivitätsverlauf erfasst das Öffnen von Aufgaben, Chats und Notizen sowie die ungefähre Dauer der Ansichtssitzungen. Unter Profil → Aktivitätsverlauf können Sie die letzten 50 Protokolleinträge ansehen.
Wie lange werden die Einträge gespeichert und kann ich sie früher löschen?
Einträge, die älter als 90 Tage sind, werden automatisch gelöscht. Unter Profil → Aktivitätsverlauf können Sie das gesamte Protokoll einschließlich der Zusammenfassung für den Assistenten schon vorher endgültig löschen.
Benötigen die Hinweise aus dem Verlauf aktivierte KI?
Nein. Die Anwendung erkennt vier Situationen selbst: eine Aufgabe ohne Aktivität seit 10 Tagen, einen aufgegebenen Thread, eine Erwähnung ohne Antwort nach 2 Tagen und ein nicht abgehaktes tägliches Ritual. Dabei werden keine Daten an einen KI-Anbieter übermittelt.