Co je kalendář v Task Manageru?
Kalendář v Task Manageru zobrazuje úkoly a události z vybraného období a nepřítomnosti členů týmu. V jedné mřížce vidíte úkoly s termíny, své události, připomenutí nastavená AI asistentem, naplánovaná odeslání AI agenta a nepřítomnosti týmu. Událost, která již proběhla, zůstane v mřížce ztlumená, dokud ji sami nesmažete.
Úkoly mají barvu podle stavu termínu, stejně jako dlaždice nad seznamem úkolů: červenou po termínu, modrou pro dnešek a zelenou pro pozdější termíny. Dokončené úkoly jsou přeškrtnuté. Úkol s datem, ale bez času, se zobrazí v 17:00 s hvězdičkou u času.
Vidíte pouze úkoly, ke kterým máte přístup. Běžný uživatel vidí ty, ke kterým je přiřazen, a administrátor Pracovního prostoru všechny úkoly z tohoto Pracovního prostoru.
Jak tento kalendář funguje?
Vyberete si zobrazení na 1, 2, 3 (výchozí), 5 nebo 7 dní. Zobrazení na 1, 2, 3 a 5 dní pokrývají průběžné období od vybraného dne včetně víkendů. Šipkami se posouváte o jeden den. Zobrazení na 7 dní ukazuje celý týden od pondělí do neděle. K dispozici je také zobrazení Seznam - agenda s událostmi seskupenými podle dnů v týdnu. Nejde o stejný panel Seznam vpravo, ze kterého lze přetahovat úkoly do mřížky. Kalendář si v tomto prohlížeči pamatuje vybrané období (včetně zobrazení Seznam), takže se po opětovném přihlášení otevře tak, jak jste ho nechali; pamatuje si také tmavý režim, společný pro Kalendář, Tabuli a Poznámky.
Termín změníte přetažením. Časy se zaokrouhlují po 15 minutách a událost zůstává na místě, kde jste ji uchopili. U okrajů se mřížka automaticky posouvá; u bočních okrajů přechází na další dny. Esc přeruší gesto bez uložení. Uchopením spodního okraje události ji prodloužíte nebo zkrátíte. Nejkratší událost trvá 30 minut. Ctrl+Z vrací změny - až 20 kroků zpět. Patří sem také smazání události a zrušení odeslání AI.
Nad prázdnou mřížkou pruh pod kurzorem ukazuje termín, který vznikne po kliknutí, například „11:45-12:15“. Kliknutím vytvoříte událost, která ve výchozím nastavení trvá půl hodiny. V okně nastavíte obsah, čas od-do, Pracovní prostor, barvu značky a účastníky. Můžete přidat maximálně 20 účastníků; každý přidaný člověk dostane vlastní kopii události a oznámení. E-mail je ve výchozím nastavení vypnutý; oznámení v aplikaci a prohlížeči fungují vždy. Nepřítomnosti zabírají pruh nahoře: za den jsou vidět tři osoby, ostatní se skrývají pod „+n“.
Co získáte?
Díky tomu uvidíte termíny úkolů na čtvrtek a nahlášené nepřítomnosti týmu dříve, než klientovi slíbíte tento den. Bez takového přehledu si můžete všimnout dovolené až ve chvíli, kdy už je potřeba přeplánovat schůzku.
Nemusíte si zvlášť zapisovat do týdenního plánu datum, které už máte uvedené v úkolu. Když se termín úkolu změní, uvidíte jeho nové datum také v kalendáři Task Manageru.
Nemusíte si po nechtěném posunutí termínu úkolu vybavovat plán zpaměti. Můžete se vrátit k předchozímu rozvržení, místo abyste hádali, na který den byl úkol naplánovaný.
Příklad použití: úterní plánování týdne
Vedoucí studia nastaví zobrazení na 7 dní. V pruhu nepřítomností vidí, že dva lidé mají ve středu dovolenou. Tři úkoly označené červeně jsou po termínu, a tak ty, které smí upravovat, přetáhne na čtvrtek a pátek. Puštěním každého z nich se změní termín úkolu.
Na počítači v širokém okně otevře vpravo panel Seznam a přetáhne do mřížky dva úkoly bez termínu, které smí upravovat. Jeden se ocitne na nesprávném místě - stiskne Ctrl+Z a vrátí přiřazení termínu. Úkol opět nemá termín. Nakonec klikne na prázdný časový úsek ve čtvrtek, nastaví „kontrola návrhů“ na 11:45-12:15 a přidá dva lidi. Každý dostane vlastní kopii události a oznámení v aplikaci.
Nejčastější dotazy
Zobrazuje kalendář úkoly celého týmu?
Kalendář používá stejná pravidla viditelnosti jako seznam úkolů. Administrátor Pracovního prostoru a globální administrátor vidí všechny úkoly ve svém Pracovním prostoru, běžný uživatel - pouze ty, ke kterým je přiřazen.
Mohu změnit termín úkolu přímo v kalendáři?
Ano, pokud máte oprávnění upravovat úkol, můžete ho přetáhnout na jiný den nebo čas. Platí pravidla běžné úpravy a časy se zaokrouhlují po 15 minutách.
Lze vrátit nechtěnou změnu?
Ano. Ctrl+Z nebo ikona zpětného kroku v záhlaví vrátí poslední změnu provedenou v kalendáři. Vrátit lze až 20 kroků v rámci otevřené aplikace. Vrátit lze i smazání události, jejíž termín už uplynul - vrátí se pak do mřížky jako proběhlá, nikoli jako čekající připomenutí.
Vidím dovolené ostatních osob?
Ano. Dovolené, nemoci a další nahlášené nepřítomnosti jsou vidět v pruhu v horní části dne. Po kliknutí se zobrazí avatar, jméno a příjmení, druh nepřítomnosti, období od-do a zpráva, pokud ji daná osoba zanechala.
Funguje kalendář i na telefonu?
Ano. Na telefonu kalendář zobrazuje jeden den. Dny měníte přejetím prstem po mřížce. Krátkým klepnutím otevřete úkol, podržením ho uchopíte a můžete přetáhnout.