Cos'è il calendario in Task Manager?
Il Calendario di Task Manager mostra le attività e gli eventi del periodo selezionato, oltre alle assenze dei membri del team. In un'unica griglia vedi le attività con scadenze, i tuoi eventi, i promemoria impostati dall'Assistente AI, gli invii programmati dell'Agente AI e le assenze del team. Un evento già trascorso rimane attenuato sulla griglia finché non lo elimini tu.
Le attività hanno il colore corrispondente allo stato della scadenza, come i riquadri sopra l'elenco delle attività: rosso se in ritardo, blu per oggi e verde per le scadenze successive. Quelle completate sono barrate. Un'attività con una data ma senza orario viene visualizzata alle 17:00, con un asterisco accanto all'ora.
Vedi solo le attività a cui hai accesso. Un utente standard vede quelle a cui è assegnato, mentre l'amministratore dello spazio di lavoro vede tutte le attività di quello spazio di lavoro.
Com'è fatto il Calendario?
Puoi scegliere una vista di 1, 2, 3 (predefinita), 5 o 7 giorni. Le viste di 1, 2, 3 e 5 giorni mostrano un intervallo mobile a partire dal giorno selezionato, compresi i fine settimana. Usa le frecce per spostarti di un giorno. La vista di 7 giorni mostra la settimana intera, dal lunedì alla domenica. È disponibile anche la vista Lista - un'agenda con gli eventi raggruppati per giorno della settimana. Non è lo stesso pannello Lista a destra, da cui puoi trascinare le attività sulla griglia. Il Calendario memorizza nell'attuale browser l'intervallo selezionato (anche la vista Lista), così al prossimo accesso si apre come l'hai lasciato; memorizza anche la modalità scura, condivisa da Calendario, Bacheca e Note.
Puoi modificare la scadenza trascinando l'evento. Gli orari si agganciano ogni 15 minuti e l'evento resta ancorato al punto in cui lo hai afferrato. Vicino ai bordi, la griglia scorre automaticamente; vicino ai lati, passa ai giorni successivi. Esc interrompe il gesto senza salvare. Afferrando il bordo inferiore dell'evento, puoi allungarlo o accorciarlo. La durata minima di un evento è di 30 minuti. Ctrl+Z annulla le modifiche, fino a 20 passaggi indietro. Sono inclusi anche l'eliminazione di un evento e l'annullamento di un invio AI.
Sopra la griglia vuota, una fascia sotto il cursore mostra la scadenza che verrà impostata facendo clic, ad esempio «11:45-12:15». Facendo clic, crei un evento in quel punto, della durata predefinita di mezz'ora. Nella finestra puoi impostare il testo, gli orari di inizio e fine, lo spazio di lavoro, il colore dell'indicatore e i partecipanti. Puoi aggiungere fino a 20 partecipanti; ogni persona aggiunta riceve una propria copia dell'evento e una notifica. Le e-mail sono disattivate per impostazione predefinita; le notifiche nell'app e nel browser sono sempre attive. Le assenze occupano la fascia in alto: sono visibili tre persone al giorno, mentre le altre sono raccolte sotto «+n».
Cosa ci guadagni?
Vedi le scadenze delle attività previste per giovedì e le assenze segnalate dal team prima di promettere al cliente quella giornata. Senza questa panoramica, potresti accorgerti di una ferie solo quando è ormai necessario spostare l'incontro.
Non devi inserire separatamente nel tuo piano settimanale una data che è già indicata in un'attività. Quando la scadenza dell'attività cambia, vedi la nuova data anche nel Calendario di Task Manager.
Non devi ricostruire il piano a memoria dopo aver spostato per errore la scadenza di un'attività. Puoi ripristinare la disposizione precedente, invece di cercare di ricordare per quale giorno era stata programmata.
Caso d'uso: pianificare la settimana di martedì
La responsabile dello studio imposta la vista a 7 giorni. Nella fascia delle assenze vede che due persone sono in ferie mercoledì. Tre attività contrassegnate in rosso sono in ritardo, quindi trascina a giovedì e venerdì quelle che ha il permesso di modificare. Rilasciandole, ne cambia la scadenza.
Sul computer, con la finestra allargata, apre il pannello Elenco sulla destra e trascina sulla griglia due attività senza scadenza che ha il permesso di modificare. Una finisce nel posto sbagliato: preme Ctrl+Z e annulla l'impostazione della scadenza. L'attività torna a non avere una scadenza. Infine, fa clic su uno slot vuoto di giovedì, imposta «revisione dei mockup» dalle 11:45 alle 12:15 e aggiunge due persone. Ognuna riceve una propria copia dell'evento e una notifica nell'app.
Domande frequenti
Il calendario mostra le attività di tutto il team?
Il Calendario applica le stesse regole di visibilità dell'elenco delle attività. L'amministratore dello spazio di lavoro e l'amministratore globale vedono tutte le attività nel proprio spazio di lavoro, mentre un utente standard vede solo quelle a cui è assegnato.
Posso modificare la scadenza di un'attività direttamente dal Calendario?
Sì, se hai il permesso di modificare l'attività, puoi trascinarla in un altro giorno o a un'altra ora. Si applicano le normali regole di modifica e gli orari si agganciano ogni 15 minuti.
È possibile annullare una modifica fatta per sbaglio?
Sì. Ctrl+Z oppure l'icona di annullamento nell'intestazione annulla l'ultima modifica fatta nel calendario. Puoi annullare fino a 20 passaggi all'interno della sessione aperta dell'applicazione. È possibile annullare anche l'eliminazione di un evento la cui data è già passata - in quel caso torna sulla griglia come svolto, e non come promemoria in attesa.
Vedo le ferie degli altri?
Sì. Le ferie, le malattie e le altre assenze segnalate sono visibili nella fascia in alto nel giorno corrispondente. Facendo clic, vedrai l'avatar, il nome e il cognome, il tipo di assenza, l'intervallo di date e il messaggio, se la persona ne ha lasciato uno.
Il Calendario funziona sul telefono?
Sì. Sul telefono il Calendario mostra un solo giorno. Puoi passare da un giorno all'altro scorrendo con il dito sulla griglia. Un tocco breve apre l'attività, mentre tenendo premuto puoi afferrarla e trascinarla.