Qu'est-ce que le calendrier dans Task Manager ?
Le Calendrier de Task Manager affiche les tâches et les événements de la période sélectionnée, ainsi que les absences des membres de l’équipe. Dans une seule grille, vous voyez les tâches avec leurs échéances, vos événements, les rappels définis par l’Assistant IA, les envois programmés par l’Agent IA et les absences de l’équipe. Un événement passé reste affiché en grisé dans la grille jusqu’à ce que vous le supprimiez.
Les tâches prennent la couleur correspondant à leur échéance, comme les tuiles au-dessus de la liste des tâches : rouge si l’échéance est dépassée, bleu pour aujourd’hui et vert pour les échéances à venir. Les tâches terminées sont barrées. Une tâche datée mais sans heure apparaît à 17:00, avec un astérisque à côté de l’heure.
Vous ne voyez que les tâches auxquelles vous avez accès. Un utilisateur standard voit celles qui lui sont attribuées, tandis que l’administrateur de l’Espace de travail voit toutes les tâches de cet Espace de travail.
À quoi ressemble le Calendrier en pratique ?
Vous pouvez choisir une vue de 1, 2, 3 (par défaut), 5 ou 7 jours. Les vues de 1, 2, 3 et 5 jours couvrent une période glissante à partir du jour sélectionné, week-ends compris. Les flèches permettent de déplacer la période d’un jour. La vue de 7 jours affiche une semaine complète, du lundi au dimanche. Il existe aussi une vue Liste - un agenda où les événements sont regroupés par jour de la semaine. Il ne s’agit pas du même panneau Liste, à droite, qui permet de faire glisser des tâches dans la grille. Le Calendrier mémorise dans ce navigateur la période sélectionnée (y compris la vue Liste) : après votre prochaine connexion, il s’ouvre comme vous l’avez laissé. Il mémorise également le mode sombre, commun au Calendrier, au Tableau et aux Notes.
Modifiez l’échéance en faisant glisser l’événement. Les horaires s’alignent par intervalles de 15 minutes, et l’événement reste accroché au point où vous l’avez saisi. Aux bords, la grille défile automatiquement ; sur les côtés, elle passe aux jours suivants. Esc annule le geste sans enregistrer. Saisissez le bord inférieur de l’événement pour le raccourcir ou l’allonger. La durée minimale d’un événement est de 30 minutes. Ctrl+Z annule les modifications - jusqu’à 20 étapes en arrière. Cela inclut la suppression d’un événement et l’annulation d’un envoi par l’IA.
Au-dessus de la grille vide, une bande sous le curseur indique la plage horaire qui sera créée après un clic, par exemple « 11:45-12:15 ». Un clic crée un événement à cet endroit, d’une durée de 30 minutes par défaut. Dans la fenêtre, vous définissez son contenu, les heures de début et de fin, l’Espace de travail, la couleur du marqueur et les participants. Vous pouvez ajouter jusqu’à 20 participants ; chaque personne ajoutée reçoit sa propre copie de l’événement ainsi qu’une notification. L’e-mail est désactivé par défaut ; les notifications dans l’application et le navigateur sont toujours activées. Les absences occupent la bande supérieure : trois personnes sont visibles par jour, les autres apparaissent sous « +n ».
Qu'y gagnez-vous ?
Vous voyez les échéances des tâches du jeudi et les absences déclarées de l’équipe avant de promettre cette journée à un client. Sans cette vue d’ensemble, vous risquez de découvrir un congé seulement lorsqu’il faut déjà déplacer un rendez-vous.
Vous n’avez pas besoin d’ajouter à part dans votre planning hebdomadaire une date déjà indiquée dans une tâche. Lorsque l’échéance de la tâche change, sa nouvelle date apparaît aussi dans le Calendrier de Task Manager.
Vous n’avez pas besoin de reconstituer le planning de mémoire après avoir déplacé par erreur l’échéance d’une tâche. Vous pouvez revenir à la disposition précédente au lieu de deviner quel jour était prévu.
Cas d’usage : planifier la semaine le mardi
La responsable du studio affiche la vue de 7 jours. Dans la bande des absences, elle voit que deux personnes sont en congé le mercredi. Trois tâches signalées en rouge sont en retard ; elle fait donc glisser celles qu’elle a le droit de modifier vers jeudi et vendredi. Chaque tâche est mise à jour dès qu’elle est déposée.
Sur ordinateur, dans une fenêtre large, elle ouvre le panneau Liste à droite et fait glisser sur la grille deux tâches sans échéance qu’elle a le droit de modifier. L’une d’elles est déposée au mauvais endroit : elle appuie sur Ctrl+Z pour annuler l’ajout de l’échéance. La tâche n’a de nouveau plus d’échéance. Enfin, elle clique sur un créneau vide le jeudi, crée « revue des maquettes » de 11:45 à 12:15 et ajoute deux personnes. Chacune reçoit sa propre copie de l’événement et une notification dans l’application.
Questions fréquentes
Le calendrier affiche-t-il les tâches de toute l'équipe ?
Le Calendrier applique les mêmes règles de visibilité que la liste des tâches. L’administrateur de l’Espace de travail et l’administrateur global voient toutes les tâches de leur Espace de travail, tandis qu’un utilisateur standard ne voit que celles qui lui sont attribuées.
Puis-je modifier l’échéance d’une tâche directement depuis le Calendrier ?
Oui, si vous avez le droit de modifier la tâche, vous pouvez la faire glisser vers un autre jour ou une autre heure. Les règles habituelles de modification s’appliquent, et les horaires s’alignent par intervalles de 15 minutes.
Puis-je annuler une modification faite par erreur ?
Oui. Ctrl+Z ou l’icône d’annulation dans l’en-tête annule la dernière modification effectuée dans le calendrier. Vous pouvez annuler jusqu’à 20 étapes dans le cadre de l’application ouverte. Il est également possible d’annuler la suppression d’un événement dont l’échéance est déjà passée - il revient alors sur la grille comme réalisé, et non comme rappel en attente.
Est-ce que je vois les congés des autres ?
Oui. Les congés, les maladies et les autres absences déclarées apparaissent dans la bande en haut de la journée. Cliquez dessus pour voir l’avatar, le prénom et le nom, le type d’absence, les dates de début et de fin ainsi que le message, si la personne en a laissé un.
Le Calendrier fonctionne-t-il sur téléphone ?
Oui. Sur téléphone, le Calendrier affiche une journée. Faites glisser votre doigt sur la grille pour changer de jour. Une pression brève ouvre la tâche, tandis qu’une pression prolongée permet de la saisir pour la faire glisser.