Was ist der Kalender in Task Manager?
Der Kalender in Task Manager zeigt Aufgaben und Ereignisse aus dem ausgewählten Zeitraum sowie die Abwesenheiten der Teammitglieder. In einer einzigen Ansicht sehen Sie Aufgaben mit Fälligkeitsdaten, Ihre Ereignisse, vom KI-Assistenten festgelegte Erinnerungen, geplante Nachrichten des KI-Agenten und die Abwesenheiten des Teams. Ein bereits stattgefundenes Ereignis bleibt ausgegraut im Kalender, bis Sie es selbst löschen.
Aufgaben werden in der Farbe ihres Fälligkeitsstatus angezeigt - wie die Kacheln über der Aufgabenliste: überfällige Aufgaben rot, heute fällige blau und später fällige grün. Erledigte Aufgaben sind durchgestrichen. Eine Aufgabe mit Datum, aber ohne Uhrzeit, erscheint um 17:00 Uhr mit einem Sternchen neben der Uhrzeit.
Sie sehen nur Aufgaben, auf die Sie Zugriff haben. Normale Benutzer sehen die Aufgaben, denen sie zugewiesen sind, Workspace-Administratoren alle Aufgaben in ihrem Arbeitsbereich.
Wie sieht der Kalender im Detail aus?
Sie können eine Ansicht mit 1, 2, 3 (Standard), 5 oder 7 Tagen auswählen. Die Ansichten mit 1, 2, 3 und 5 Tagen umfassen einen rollierenden Zeitraum ab dem ausgewählten Tag, einschließlich der Wochenenden. Mit den Pfeilen verschieben Sie den Zeitraum um einen Tag. Die 7-Tage-Ansicht zeigt eine vollständige Woche von Montag bis Sonntag. Es gibt auch die Listenansicht - eine Agenda mit nach Wochentagen gruppierten Ereignissen. Das ist nicht dasselbe wie das Listenfenster rechts, aus dem Sie Aufgaben in den Kalender ziehen können. Der Kalender speichert den ausgewählten Zeitraum (einschließlich der Listenansicht) in diesem Browser. Wenn Sie sich erneut anmelden, wird er so geöffnet, wie Sie ihn verlassen haben. Außerdem speichert er den Dunkelmodus, der für Kalender, Board und Notizen gemeinsam gilt.
Sie ändern einen Termin durch Ziehen. Uhrzeiten rasten in 15-Minuten-Schritten ein, und das Ereignis bleibt an der Stelle, an der Sie es angefasst haben. An den Rändern scrollt das Raster automatisch; an den Seiten wechselt es zu den nächsten Tagen. Mit Esc brechen Sie die Aktion ab, ohne zu speichern. Wenn Sie die untere Kante eines Ereignisses ziehen, verlängern oder verkürzen Sie es. Das kürzeste Ereignis dauert 30 Minuten. Mit Ctrl+Z machen Sie Änderungen rückgängig - bis zu 20 Schritte. Dazu zählen auch das Löschen eines Ereignisses und das Abbrechen einer KI-Sendung.
Über einem leeren Raster zeigt eine Leiste unter dem Mauszeiger den Termin an, der beim Klicken erstellt wird, zum Beispiel „11:45-12:15“. Durch Klicken erstellen Sie an dieser Stelle ein Ereignis mit einer Standarddauer von einer halben Stunde. Im Fenster legen Sie den Inhalt, die Uhrzeiten von-bis, den Arbeitsbereich, die Farbe der Markierung und die Teilnehmer fest. Sie können bis zu 20 Teilnehmer hinzufügen. Jede hinzugefügte Person erhält eine eigene Kopie des Ereignisses sowie eine Benachrichtigung. E-Mail-Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert; Benachrichtigungen in der Anwendung und im Browser funktionieren immer. Abwesenheiten belegen die Leiste oben: Pro Tag sind drei Personen zu sehen, weitere werden unter „+n“ zusammengefasst.
Was gewinnen Sie?
Sie sehen die Aufgaben mit Fälligkeit am Donnerstag und die gemeldeten Teamabwesenheiten, bevor Sie einem Kunden diesen Tag zusagen. Ohne diese Übersicht bemerken Sie einen Urlaub möglicherweise erst, wenn Sie einen Termin verschieben müssen.
Sie müssen das Datum einer Aufgabe nicht zusätzlich in Ihrem Wochenplan festhalten. Wenn sich der Fälligkeitstermin ändert, sehen Sie das neue Datum auch im Kalender von Task Manager.
Nach einer versehentlichen Verschiebung des Fälligkeitstermins müssen Sie den Plan nicht aus dem Gedächtnis rekonstruieren. Sie können zur vorherigen Anordnung zurückkehren, statt zu raten, für welchen Tag die Aufgabe geplant war.
Anwendungsfall: die Wochenplanung am Dienstag
Die Studioleiterin stellt die Ansicht auf 7 Tage ein. In der Leiste für Abwesenheiten sieht sie, dass am Mittwoch zwei Personen Urlaub haben. Drei rot markierte Aufgaben sind überfällig. Sie zieht die Aufgaben, die sie bearbeiten darf, auf Donnerstag und Freitag. Sobald sie eine Aufgabe ablegt, ändert sich ihr Fälligkeitstermin.
Am Computer öffnet sie in einem breiten Fenster rechts den Listenbereich und zieht zwei Aufgaben ohne Fälligkeitstermin, die sie bearbeiten darf, auf das Raster. Eine davon landet an der falschen Stelle - sie drückt Ctrl+Z und macht das Festlegen des Fälligkeitstermins rückgängig. Die Aufgabe hat wieder keinen Fälligkeitstermin. Zum Schluss klickt sie am Donnerstag auf einen freien Zeitslot, legt „Makettenprüfung“ auf 11:45-12:15 fest und fügt zwei Personen hinzu. Jede Person erhält eine eigene Kopie des Ereignisses und eine Benachrichtigung in der Anwendung.
Häufig gestellte Fragen
Zeigt der Kalender die Aufgaben des ganzen Teams?
Der Kalender verwendet dieselben Sichtbarkeitsregeln wie die Aufgabenliste. Workspace-Administratoren und globale Administratoren sehen alle Aufgaben in ihrem Arbeitsbereich, normale Benutzer nur die Aufgaben, denen sie zugewiesen sind.
Kann ich den Fälligkeitstermin einer Aufgabe direkt im Kalender ändern?
Ja. Wenn Sie die Aufgabe bearbeiten dürfen, können Sie sie auf einen anderen Tag oder eine andere Uhrzeit ziehen. Es gelten die üblichen Bearbeitungsrechte. Uhrzeiten rasten in 15-Minuten-Schritten ein.
Kann ich eine versehentliche Änderung rückgängig machen?
Ja. Ctrl+Z oder das Rückgängig-Symbol in der Kopfzeile macht die letzte im Kalender vorgenommene Änderung rückgängig. Sie können bis zu 20 Schritte innerhalb der geöffneten Anwendung zurücknehmen. Auch das Löschen eines Termins, dessen Fälligkeitsdatum bereits verstrichen ist, lässt sich rückgängig machen - er erscheint dann wieder im Raster als erledigt, nicht als ausstehende Erinnerung.
Sehe ich die Urlaube anderer Personen?
Ja. Urlaub, Krankheit und andere gemeldete Abwesenheiten werden in der Leiste oben im Tagesbereich angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, sehen Sie den Avatar, Vor- und Nachnamen, die Art der Abwesenheit, den Zeitraum von-bis und eine Nachricht, falls die Person eine hinterlassen hat.
Funktioniert der Kalender auf dem Smartphone?
Ja. Auf dem Smartphone zeigt der Kalender einen Tag an. Mit einer Wischbewegung über das Raster wechseln Sie zwischen den Tagen. Durch kurzes Tippen öffnen Sie eine Aufgabe, durch langes Drücken können Sie sie ziehen.