O que é a agenda no Task Manager?
O Calendário do Task Manager mostra as tarefas e os eventos do período selecionado, bem como as ausências dos membros da equipa. Numa única grelha, vê as tarefas com prazos, os seus eventos, os lembretes definidos pelo Assistente de IA, os envios agendados pelo Agente de IA e as ausências da equipa. Um evento que já tenha ocorrido permanece esbatido na grelha até o eliminar.
As tarefas têm a cor correspondente ao estado do prazo, igual à dos cartões por cima da lista de tarefas: vermelho para tarefas atrasadas, azul para as que têm prazo hoje e verde para prazos futuros. As tarefas concluídas aparecem riscadas. Uma tarefa com data, mas sem hora, aparece às 17:00, com um asterisco junto à hora.
Só vê as tarefas a que tem acesso. Um utilizador normal vê as tarefas que lhe estão atribuídas, enquanto o administrador do workspace vê todas as tarefas desse workspace.
Como funciona este calendário?
Pode escolher uma vista de 1, 2, 3 (predefinida), 5 ou 7 dias. As vistas de 1, 2, 3 e 5 dias abrangem um período contínuo a partir do dia selecionado, incluindo os fins de semana. Use as setas para avançar ou recuar um dia. A vista de 7 dias mostra a semana completa, de segunda-feira a domingo. Também existe a vista Lista - uma agenda com os eventos agrupados por dia da semana. Não é o mesmo que o painel Lista à direita, a partir do qual pode arrastar tarefas para a grelha. O Calendário guarda o intervalo selecionado neste navegador (incluindo a vista Lista), por isso, quando voltar a iniciar sessão, abre com a última vista utilizada; também guarda o modo escuro, partilhado pelo Calendário, pelo Quadro e pelas Notas.
Altere o prazo arrastando o evento. As horas ajustam-se a intervalos de 15 minutos e o evento mantém-se no ponto onde o agarrou. Junto às extremidades, a grelha desloca-se automaticamente; junto aos lados, avança para os dias seguintes. Esc interrompe o gesto sem guardar. Agarre a extremidade inferior do evento para o prolongar ou encurtar. A duração mínima de um evento é de 30 minutos. Ctrl+Z anula as alterações - até 20 passos. Isto inclui a eliminação de um evento e o cancelamento de um envio de IA.
Sobre a grelha vazia, a faixa sob o cursor mostra o período que será criado ao clicar, por exemplo, «11:45-12:15». Ao clicar, cria um evento nesse local, com uma duração predefinida de meia hora. Na janela, define o conteúdo, as horas de início e fim, o workspace, a cor do marcador e os participantes. Pode adicionar até 20 participantes; cada pessoa adicionada recebe a sua própria cópia do evento e uma notificação. O e-mail está desativado por predefinição; as notificações na aplicação e no navegador estão sempre ativas. As ausências ocupam a faixa superior: são visíveis três pessoas por dia e as restantes ficam ocultas sob «+n».
O que ganha?
Vê os prazos das tarefas de quinta-feira e as ausências comunicadas da equipa antes de prometer esse dia ao cliente. Sem esta visão geral, pode só reparar nas férias quando já for preciso remarcar a reunião.
Não precisa de registar separadamente no seu plano semanal uma data que já consta de uma tarefa. Quando o prazo da tarefa muda, também vê a nova data no calendário do Task Manager.
Não precisa de reconstruir o plano de memória depois de alterar acidentalmente o prazo de uma tarefa. Pode voltar à disposição anterior, em vez de tentar adivinhar para que dia estava planeada.
Caso de utilização: planeamento semanal à terça-feira
A diretora do estúdio seleciona a vista de 7 dias. Na faixa de ausências, vê que duas pessoas estão de férias na quarta-feira. Três tarefas assinaladas a vermelho estão atrasadas, por isso arrasta para quinta e sexta-feira as que tem permissão para editar. Ao largar cada tarefa, o respetivo prazo é alterado.
No computador, numa janela larga, abre o painel Lista à direita e arrasta para a grelha duas tarefas sem prazo que tem permissão para editar. Uma fica no sítio errado - carrega em Ctrl+Z e anula a atribuição do prazo. A tarefa volta a ficar sem prazo. Por fim, clica num espaço vazio de quinta-feira, define «revisão de maquetes» para as 11:45-12:15 e adiciona duas pessoas. Cada uma recebe a sua própria cópia do evento e uma notificação na aplicação.
Perguntas mais frequentes
A agenda mostra as tarefas de toda a equipa?
O calendário aplica as mesmas regras de visibilidade que a lista de tarefas. O administrador do workspace e o administrador global veem todas as tarefas do respetivo workspace, enquanto um utilizador normal vê apenas as tarefas que lhe estão atribuídas.
Posso alterar o prazo de uma tarefa diretamente no calendário?
Sim. Se tiver permissão para editar a tarefa, pode arrastá-la para outro dia ou hora. Aplicam-se as regras normais de edição e as horas ajustam-se a intervalos de 15 minutos.
É possível anular uma alteração acidental?
Sim. Ctrl+Z ou o ícone de anular no cabeçalho reverte a última alteração feita no calendário. Pode anular até 20 passos dentro da aplicação aberta. Também é possível anular a eliminação de um evento cuja data já passou - este volta então à grelha como realizado, e não como lembrete pendente.
Vejo as férias de outras pessoas?
Sim. As férias, baixas e outras ausências comunicadas aparecem na faixa na parte superior do dia. Ao clicar, verá o avatar, o nome e apelido, o tipo de ausência, o período de início e fim e a mensagem, se a pessoa tiver deixado uma.
O calendário funciona no telemóvel?
Sim. No telemóvel, o calendário mostra um dia de cada vez. Pode mudar de dia deslizando o dedo sobre a grelha. Um toque abre a tarefa e, ao manter o dedo sobre ela, pode agarrá-la para a arrastar.