Vad är kalendern i Task Manager?
Kalendern i Task Manager visar uppgifter och händelser för den valda perioden samt teammedlemmarnas frånvaro. I samma kalenderöversikt ser du uppgifter med förfallodatum, dina händelser, påminnelser som ställts in av AI-assistenten, schemalagda utskick från AI-agenten och teamets frånvaro. En händelse som redan har ägt rum ligger kvar nedtonad i kalendern tills du själv tar bort den.
Uppgifter har färger som visar förfallostatus, samma färger som rutorna ovanför uppgiftslistan: rött för försenade, blått för uppgifter som förfaller i dag och grönt för senare förfallodatum. Slutförda uppgifter är överstrukna. En uppgift med datum men utan angiven tid visas kl. 17:00 med en asterisk bredvid tiden.
Du ser bara uppgifter som du har åtkomst till. En vanlig användare ser de uppgifter hen är tilldelad, medan arbetsytans administratör ser alla uppgifter i arbetsytan.
Hur fungerar kalendern?
Du kan välja en vy med 1, 2, 3 (standard), 5 eller 7 dagar. Vyerna med 1, 2, 3 och 5 dagar visar ett rullande intervall från den valda dagen, helger inkluderade. Med pilarna flyttar du intervallet en dag i taget. Vyn med 7 dagar visar en hel vecka från måndag till söndag. Det finns också en listvy - en agenda med händelser grupperade efter veckodag. Den är inte samma sak som panelen Lista till höger, där du kan dra uppgifter till kalendern. Kalendern sparar det valda intervallet i den här webbläsaren (även listvyn), så när du loggar in igen öppnas den som du lämnade den. Den sparar också det mörka läget, som är gemensamt för Kalender, Tavla och Anteckningar.
Ändra förfallodatum genom att dra. Tiderna justeras i steg om 15 minuter, och händelsen ligger kvar i förhållande till den punkt där du tog tag i den. Nära rutnätets kanter rullar det automatiskt; vid sidokanterna går det vidare till nästa dag. Esc avbryter åtgärden utan att spara. Ta tag i händelsens nedre kant för att göra den längre eller kortare. Den kortaste händelsen är 30 minuter. Ctrl+Z ångrar ändringar - upp till 20 steg. Det gäller även när du tar bort en händelse eller avbryter ett AI-utskick.
När du håller markören över det tomma rutnätet visar ett fält tiden som skapas när du klickar, till exempel ”11:45-12:15”. Klicka för att skapa en händelse som som standard varar i en halvtimme. I fönstret anger du innehåll, start- och sluttid, arbetsyta, färg på markören och deltagare. Du kan lägga till högst 20 deltagare; varje person får en egen kopia av händelsen och en avisering. E-post är avstängt som standard. Aviseringar i appen och webbläsaren fungerar alltid. Frånvaro visas i fältet högst upp: tre personer visas per dag och resten döljs bakom ”+n”.
Vad vinner du?
Du ser uppgifternas förfallodatum på torsdag och teamets anmälda frånvaro innan du lovar kunden att ni kan ta den dagen. Utan den här överblicken kanske du inte upptäcker ledigheten förrän du måste boka om mötet.
Du behöver inte lägga in ett datum i veckoplanen separat om det redan finns i en uppgift. När uppgiftens förfallodatum ändras ser du det nya datumet även i Task Managers kalender.
Du behöver inte återskapa planen ur minnet om du råkar flytta en uppgifts förfallodatum. Du kan gå tillbaka till den tidigare vyn i stället för att gissa vilken dag uppgiften var planerad till.
Användningsområde: planera veckan på tisdag
Studiochefen väljer vyn med 7 dagar. I frånvarofältet ser hon att två personer är lediga på onsdag. Tre uppgifter är markerade med rött eftersom de har förfallit, så hon drar dem hon har behörighet att redigera till torsdag och fredag. När hon släpper varje uppgift ändras dess förfallodatum.
På datorn, i ett brett fönster, öppnar hon Listpanelen till höger och drar två uppgifter utan förfallodatum som hon har behörighet att redigera till rutnätet. En hamnar fel - hon trycker på Ctrl+Z och ångrar att förfallodatumet lades till. Uppgiften har återigen inget förfallodatum. Till sist klickar hon på en ledig tid på torsdag, anger ”granskning av mockuper” kl. 11:45-12:15 och lägger till två personer. Båda får en egen kopia av händelsen och en avisering i appen.
Vanliga frågor
Visar kalendern hela teamets uppgifter?
Kalendern följer samma synlighetsregler som uppgiftslistan. Arbetsytans administratör och global administratör ser alla uppgifter i sin arbetsyta, medan en vanlig användare bara ser de uppgifter som hen är tilldelad.
Kan jag ändra en uppgifts förfallodatum direkt i kalendern?
Ja, om du har behörighet att redigera uppgiften kan du dra den till en annan dag eller tid. De vanliga reglerna för redigering gäller, och tiderna justeras i steg om 15 minuter.
Går det att ångra en ändring av misstag?
Ja. Ctrl+Z eller ångra-ikonen i sidhuvudet återställer den senaste ändringen som gjorts i kalendern. Du kan ångra upp till 20 steg under den öppna sessionen. Det går även att ångra borttagning av en händelse vars datum redan har passerat - den återgår då till rutnätet som genomförd, inte som en väntande påminnelse.
Ser jag andra personers semestrar?
Ja. Ledighet, sjukfrånvaro och annan anmäld frånvaro visas i fältet högst upp på dagen. Klicka för att se avatar, för- och efternamn, typ av frånvaro, datum från och till samt ett meddelande, om personen har lämnat ett sådant.
Fungerar kalendern på mobilen?
Ja. På mobilen visar kalendern en dag i taget. Svep över rutnätet för att byta dag. Tryck kort på en uppgift för att öppna den, eller håll fingret på den för att dra den.