¿Qué es el calendario en Task Manager?
El Calendario de Task Manager muestra las tareas y los eventos del periodo seleccionado, además de las ausencias de los miembros del equipo. En una sola cuadrícula puedes ver las tareas con fecha límite, tus eventos, los recordatorios configurados por el Asistente de IA, los envíos programados del Agente de IA y las ausencias del equipo. Los eventos que ya han tenido lugar permanecen atenuados en la cuadrícula hasta que los elimines.
Las tareas tienen el color correspondiente al estado de su fecha límite, igual que las tarjetas situadas encima de la lista de tareas: rojo si está vencida, azul si es para hoy y verde si es para más adelante. Las tareas completadas aparecen tachadas. Una tarea con fecha pero sin hora aparece a las 17:00, con un asterisco junto a la hora.
Solo ves las tareas a las que tienes acceso. Un usuario normal ve las que tiene asignadas, mientras que el administrador del Espacio de trabajo ve todas las tareas de ese Espacio de trabajo.
¿Cómo funciona este Calendario?
Puedes elegir entre las vistas de 1, 2, 3 (predeterminada), 5 o 7 días. Las vistas de 1, 2, 3 y 5 días muestran un periodo móvil a partir del día seleccionado, incluidos los fines de semana. Las flechas desplazan el periodo un día. La vista de 7 días muestra la semana completa, de lunes a domingo. También está la vista Lista, una agenda con los eventos agrupados por días de la semana. No es el mismo panel Lista de la derecha, desde el que puedes arrastrar tareas a la cuadrícula. El Calendario recuerda el periodo seleccionado (también la vista Lista) en este navegador, así que, cuando vuelvas a iniciar sesión, se abrirá tal como lo dejaste. También recuerda el modo oscuro, compartido por el Calendario, el Tablero y Notas.
Puedes cambiar la fecha límite arrastrando el evento. Las horas se ajustan en intervalos de 15 minutos y el evento mantiene el punto por el que lo has agarrado. Al acercarte a los bordes, la cuadrícula se desplaza automáticamente; junto a los laterales, salta a los días siguientes. Esc cancela el gesto sin guardar. Si agarras el borde inferior de un evento, puedes alargarlo o acortarlo. La duración mínima de un evento es de 30 minutos. Ctrl+Z deshace los cambios, hasta 20 pasos. Esto también incluye eliminar un evento y cancelar un envío de IA.
Encima de la cuadrícula vacía, la franja situada bajo el cursor muestra el intervalo que se creará al hacer clic, por ejemplo, «11:45-12:15». Al hacer clic, se crea un evento en ese espacio con una duración predeterminada de media hora. En la ventana puedes configurar el contenido, las horas de inicio y fin, el Espacio de trabajo, el color del indicador y los participantes. Puedes añadir hasta 20 participantes; cada persona añadida recibe su propia copia del evento y una notificación. El correo electrónico está desactivado por defecto; las notificaciones en la aplicación y el navegador siempre están activas. Las ausencias ocupan la franja superior: se muestran tres personas por día y el resto queda oculto tras «+n».
¿Qué ganas?
Puedes ver las fechas límite de las tareas del jueves y las ausencias notificadas del equipo antes de prometerle ese día a un cliente. Sin esa vista conjunta, podrías enterarte de las vacaciones cuando ya tengas que cambiar la fecha de una reunión.
No tienes que apuntar por separado en tu planificación semanal una fecha que ya está en una tarea. Cuando cambia la fecha límite de la tarea, también ves la nueva fecha en el Calendario de Task Manager.
No tienes que reconstruir de memoria tu planificación si cambias por error la fecha límite de una tarea. Puedes volver a la distribución anterior en lugar de intentar adivinar qué día estaba programada.
Caso de uso: planificación semanal de los martes
La directora del estudio selecciona la vista de 7 días. En la franja de ausencias, ve que dos personas están de vacaciones el miércoles. Hay tres tareas marcadas en rojo que están vencidas, así que arrastra al jueves y al viernes las que tiene permiso para editar. Al soltar cada una, se actualiza su fecha límite.
En el ordenador, con una ventana amplia, abre el panel Lista de la derecha y arrastra a la cuadrícula dos tareas sin fecha límite que tiene permiso para editar. Una acaba en el lugar equivocado: pulsa Ctrl+Z y deshace la asignación de la fecha límite. La tarea vuelve a quedarse sin fecha límite. Para terminar, hace clic en un espacio vacío del jueves, configura «revisión de maquetas» de 11:45 a 12:15 y añade a dos personas. Cada una recibe su propia copia del evento y una notificación en la aplicación.
Preguntas frecuentes
¿El calendario muestra las tareas de todo el equipo?
El Calendario aplica las mismas reglas de visibilidad que la lista de tareas. El administrador del Espacio de trabajo y el administrador global ven todas las tareas de su Espacio de trabajo, mientras que un usuario normal solo ve las tareas que tiene asignadas.
¿Puedo cambiar la fecha límite de una tarea directamente desde el Calendario?
Sí. Si tienes permiso para editar la tarea, puedes arrastrarla a otro día u hora. Se aplican las reglas habituales de edición y las horas se ajustan en intervalos de 15 minutos.
¿Se puede deshacer un cambio accidental?
Sí. Ctrl+Z o el icono de deshacer en la cabecera revierte el último cambio realizado en el calendario. Puedes deshacer hasta 20 pasos dentro de la aplicación abierta. También se puede deshacer la eliminación de un evento cuya fecha ya haya pasado - en ese caso vuelve a la cuadrícula como realizado, no como recordatorio pendiente.
¿Veo las vacaciones de otras personas?
Sí. Las vacaciones, las bajas por enfermedad y otras ausencias notificadas aparecen en la franja de la parte superior del día. Al hacer clic, verás el avatar, el nombre y los apellidos, el tipo de ausencia, el periodo de inicio a fin y el mensaje, si esa persona ha dejado uno.
¿El Calendario funciona en el móvil?
Sí. En el móvil, el Calendario muestra un día. Puedes cambiar de día deslizando el dedo por la cuadrícula. Un toque breve abre la tarea y, si mantienes pulsado, puedes arrastrarla.