Mikä on kalenteri Task Managerissa?
Task Managerin Kalenteri näyttää valitun ajanjakson tehtävät ja tapahtumat sekä tiimin jäsenten poissaolot. Näet samassa kalenteriruudukossa määräaikaiset tehtävät, omat tapahtumasi, AI-avustajan asettamat muistutukset, AI-agentin ajastetut lähetykset ja tiimin poissaolot. Jo mennyt tapahtuma näkyy ruudukossa himmennettynä, kunnes poistat sen itse.
Tehtävien väri kertoo määräajan tilan samalla tavalla kuin tehtävälistan yläpuolella olevissa ruuduissa: punainen tarkoittaa myöhässä olevaa, sininen tänään erääntyvää ja vihreä myöhemmin erääntyvää. Valmiit tehtävät näkyvät yliviivattuina. Tehtävä, jolla on päivämäärä mutta ei kellonaikaa, näkyy klo 17.00, ja kellonajan vieressä on tähti.
Näet vain tehtävät, joihin sinulla on käyttöoikeus. Tavallinen käyttäjä näkee tehtävät, joihin hänet on määritetty, ja työtilan ylläpitäjä näkee kaikki kyseisen työtilan tehtävät.
Millainen tämä kalenteri on käytössä?
Voit valita 1, 2, 3 (oletus), 5 tai 7 päivän näkymän. 1, 2, 3 ja 5 päivän näkymät näyttävät valitusta päivästä alkavan liukuvan ajanjakson viikonloput mukaan lukien. Nuolilla siirryt yhden päivän kerrallaan. 7 päivän näkymä näyttää koko viikon maanantaista sunnuntaihin. Käytettävissä on myös Lista-näkymä - agenda, jossa tapahtumat on ryhmitelty viikonpäivien mukaan. Se ei ole sama kuin oikealla oleva Lista-paneeli, josta voit vetää tehtäviä kalenteriruudukkoon. Kalenteri muistaa tässä selaimessa valitsemasi ajanjakson (myös Lista-näkymän), joten uudelleen kirjautuessasi se avautuu samaan näkymään, johon jätit sen. Se muistaa myös tumman tilan, joka on yhteinen Kalenterille, Taululle ja Muistiinpanoille.
Voit muuttaa määräaikaa vetämällä. Ajat napsahtavat 15 minuutin välein, ja tapahtuma pysyy siinä kohdassa, josta tartuit siihen. Ruudukko vierii automaattisesti, kun siirryt sen reunalle. Sivureunojen kohdalla se siirtyy seuraavaan päivään. Esc keskeyttää toiminnon tallentamatta muutosta. Tarttumalla tapahtuman alareunasta voit pidentää tai lyhentää sitä. Tapahtuman vähimmäiskesto on 30 minuuttia. Ctrl+Z kumoaa muutoksia - enintään 20 vaihetta taaksepäin. Voit kumota myös tapahtuman poistamisen ja AI-lähetyksen peruuttamisen.
Tyhjän ruudukon yläpuolella kohdistimen alla näkyy palkki, joka näyttää napsautuksesta syntyvän ajankohdan, esimerkiksi ”11:45-12:15”. Napsauttamalla luot kyseiseen kohtaan oletusarvoisesti puoli tuntia kestävän tapahtuman. Ikkunassa voit määrittää sisällön, alkamis- ja päättymisajan, työtilan, merkin värin ja osallistujat. Voit lisätä enintään 20 osallistujaa. Jokainen lisätty henkilö saa oman kopion tapahtumasta ja ilmoituksen. Sähköposti-ilmoitus on oletusarvoisesti pois käytöstä. Sovelluksen ja selaimen ilmoitukset toimivat aina. Poissaolot näkyvät yläreunan palkissa: päivän kohdalla näkyy kolme henkilöä, ja loput ovat ”+n”-merkinnän takana.
Mitä hyödyt?
Näet torstain tehtävien määräajat ja tiimin ilmoitetut poissaolot ennen kuin lupaat asiakkaalle kyseisen päivän. Ilman tällaista kokonaiskuvaa voit huomata loman vasta silloin, kun tapaaminen on jo siirrettävä.
Sinun ei tarvitse merkitä viikkosuunnitelmaasi erikseen päivämäärää, joka on jo tehtävässä. Kun tehtävän määräaika muuttuu, näet uuden päivämäärän myös Task Managerin kalenterissa.
Sinun ei tarvitse palauttaa suunnitelmaa mieleesi, jos siirrät tehtävän määräaikaa vahingossa. Voit palata aiempaan näkymään sen sijaan, että arvailisit, mille päivälle tehtävä oli suunniteltu.
Käyttötapaus: viikon suunnittelu tiistaina
Studion vetäjä valitsee 7 päivän näkymän. Hän näkee poissaolopalkista, että kaksi henkilöä on lomalla keskiviikkona. Kolme punaisella merkittyä tehtävää on myöhässä, joten hän vetää ne tehtävät, joita hänellä on oikeus muokata, torstaille ja perjantaille. Kun hän pudottaa kunkin tehtävän uuteen paikkaan, sen määräaika muuttuu.
Tietokoneella, leveässä ikkunassa, hän avaa oikealla olevan Lista-paneelin ja vetää ruudukkoon kaksi määräajatonta tehtävää, joita hänellä on oikeus muokata. Toinen päätyy väärään paikkaan - hän painaa Ctrl+Z ja kumoaa määräajan asettamisen. Tehtävä on jälleen vailla määräaikaa. Lopuksi hän napsauttaa torstain tyhjää kohtaa, asettaa ”mallien katselmoinnin” ajaksi 11:45-12:15 ja lisää kaksi henkilöä. Kumpikin saa oman kopion tapahtumasta ja ilmoituksen sovelluksessa.
Usein kysytyt kysymykset
Näyttääkö kalenteri koko tiimin tehtävät?
Kalenterissa noudatetaan samoja näkyvyyssääntöjä kuin tehtävälistassa. Työtilan ylläpitäjä ja yleinen järjestelmänvalvoja näkevät kaikki työtilansa tehtävät, kun taas tavallinen käyttäjä näkee vain tehtävät, joihin hänet on määritetty.
Voinko muuttaa tehtävän määräaikaa suoraan kalenterissa?
Kyllä. Jos sinulla on oikeus muokata tehtävää, voit vetää sen toiselle päivälle tai toiseen kellonaikaan. Muutokseen sovelletaan tavallisen muokkauksen sääntöjä, ja ajat napsahtavat 15 minuutin välein.
Voiko vahingossa tehdyn muutoksen perua?
Kyllä. Ctrl+Z tai kumoamiskuvake yläpalkissa peruuttaa kalenteriin tehdyn viimeisimmän muutoksen. Voit kumota jopa 20 vaihetta taaksepäin avoimen sovelluksen aikana. Myös jo umpeutuneen tapahtuman poiston voi kumota - tapahtuma palaa tällöin ruudukkoon pidettynä, ei odottavana muistutuksena.
Näenkö muiden lomat?
Kyllä. Lomat, sairauspoissaolot ja muut ilmoitetut poissaolot näkyvät päivän yläreunan palkissa. Kun napsautat niitä, näet henkilön avatarin, etu- ja sukunimen, poissaolon tyypin, alkamis- ja päättymispäivän sekä viestin, jos henkilö on jättänyt sellaisen.
Toimiiko kalenteri puhelimessa?
Kyllä. Puhelimessa kalenteri näyttää yhden päivän kerrallaan. Voit vaihtaa päivää pyyhkäisemällä ruudukkoa. Lyhyt napautus avaa tehtävän, ja pitkällä painalluksella voit tarttua siihen ja vetää sen toiseen paikkaan.