Co jsou nepřítomnosti v Task Manageru?
Nepřítomnosti v aplikaci Task Manager ukazují, kdo je dostupný, než mu přiřadíte úkol. Každý si nastavuje svůj stav v profilu. Díky tomu můžete před přidělením práce zjistit, zda je daná osoba nepřítomná.
V profilu lze vybrat ze čtyř stavů: „Dostupný“ (výchozí), „Dovolená“, „Nemoc“ a „Nepřítomný“. U nepřítomnosti zadáváte počáteční datum, můžete uvést i konečné datum a doplnit zprávu. Stav a data vidí tým: ve vláknech, u vašeho avataru a v kalendáři.
Blokování účtu je samostatná věc. Správce může uživatelský účet zablokovat. Systém pak okamžitě ukončí jeho relace a nedovolí mu znovu se přihlásit. Nikdo nemůže zablokovat sám sebe ani jiného globálního správce. Ostatní stavy jsou pouze informativní: osoba na nemocenské může do programu stále vstoupit.
Jak to funguje?
Stav nastavíte v nastavení: ikona ozubeného kola, karta „Profil“, sekce „Stav dostupnosti“. Vyberete typ nepřítomnosti a zadáte počáteční datum. Konečné datum i zpráva jsou volitelné. Program nepřijme konečné datum, které předchází počátečnímu.
Nepřítomnost zadaná předem začne platit až od uvedeného počátečního data - do té doby vás tým uvidí jako dostupného. Pokud zadáte koncové datum, po jeho uplynutí zmizí bannery, označení i automatické odpovědi, aniž byste museli cokoli dělat. Po návratu nemusíte pamatovat na změnu stavu.
Když napíšete ve vlákně úkolu nebo chatu osobě se stavem „Dovolená“ nebo „Nemoc“, v tomto vlákně se zobrazí automatická odpověď. Obsahuje zmínku o vás a zprávu z profilu dané osoby. Pokud ji nezadala, zobrazí se výchozí text. Automatická odpověď se v jednom vlákně zobrazí jednou denně. Další se může zobrazit následující den nebo v jiném vlákně.
AI asistent vás upozorní, když se pokusíte přiřadit úkol nepřítomné osobě. Správce vidí seznam nepřítomných. Každá změna stavu se uloží do historie účtu. Aktuální stav jiné osoby může správce zobrazit a změnit v okně Uživatelé, v části „Stav účtu“.
Co získáte?
Neslíbíte klientovi termín, aniž byste věděli, že osoba vedoucí projekt je na dovolené. O její nepřítomnosti se dozvíte dřív, než rozdělíte práci, a ne až po několika dnech mlčení.
Neposíláte další zprávy jen proto, abyste zjistili, proč někdo neodpovídá. Informace se zobrazí ve stejné konverzaci, ve které čekáte na odpověď. Zároveň nedostanete stejnou automatickou odpověď po každé zprávě.
Po skončení označeného období dovolené se nemusíte obávat, že zůstane zastaralé oznámení o nepřítomnosti. Tým vás uvidí jako dostupnou osobu.
Příklad z každodenní práce
V pondělí vedoucí rozděluje práci na tento týden. Chce přiřadit úkol osobě, která se tématem zabývala dříve. Když se o to pokusí, AI asistent upozorní na její nepřítomnost. Vedoucí může úkol předat někomu jinému, než klientovi potvrdí termín.
Ještě tentýž den někdo z týmu napíše osobě na dovolené do starého vlákna. Zobrazí se tam automatická odpověď s textem, který si tato osoba nastavila v profilu nepřítomnosti, nebo s výchozím textem. Není třeba čekat na návrat nepřítomné osoby.
Nejčastější dotazy
Co ukazuje stav nepřítomnosti v aplikaci Task Manager?
Ve vlákně úkolu nebo chatu, kde je přítomna nepřítomná osoba, se nad zprávami zobrazí banner „Někteří účastníci jsou nepřítomní“ s jejím jménem a příjmením, druhem nepřítomnosti a daty. U avataru této osoby je vidět barevná tečka stavu a v kalendáři pruh nepřítomnosti v horní části dne.
Mohu nastavit nepřítomnost za někoho jiného?
Stav jiného uživatele může změnit pouze správce. Každý si nastavuje vlastní stav na kartě „Profil“ v nastavení.
Musím po návratu z dovolené nepřítomnost vypnout?
Ne, pokud zadáte konečné datum. Po jeho uplynutí nepřítomnost automaticky skončí: zmizí bannery, označení i automatické odpovědi.
Může se osoba na nemocenské přihlásit?
Ano. Stavy „Dovolená“, „Nemoc“ a „Nepřítomen“ jsou pouze informativní a neomezují přístup k programu. Přihlášení blokuje administrativní zablokování účtu.
Kolikrát se odešle automatická odpověď?
Automatická odpověď se v daném vlákně zobrazí jednou denně. Další zprávy ve stejný den ve stejném úkolu nebo chatu novou odpověď nevyvolají. Nová se může zobrazit následující den nebo v jiném vlákně.