Que sont les absences dans Task Manager ?
Les absences dans Task Manager vous permettent de savoir qui est disponible avant de lui attribuer une tâche. Chaque personne définit son statut dans son profil. Vous pouvez ainsi vérifier si une personne est absente avant de lui confier du travail.
Dans le profil, quatre statuts sont disponibles : « Disponible » (par défaut), « Vacances », « Maladie » et « Absent ». Pour une absence, vous indiquez une date de début, vous pouvez aussi indiquer une date de fin et ajouter un message. Le statut et les dates sont visibles par l'équipe : dans les fils de discussion, près de votre avatar et dans le calendrier.
Le blocage d’un compte est une mesure distincte. Un administrateur peut bloquer le compte d’un utilisateur. Le système met alors immédiatement fin à ses sessions et l’empêche de se reconnecter. Personne ne peut bloquer son propre compte ni celui d’un autre administrateur global. Les autres statuts sont informatifs : une personne en arrêt maladie peut toujours accéder au programme.
Comment ça marche ?
Vous définissez votre statut dans les paramètres : cliquez sur l’icône en forme d’engrenage, puis sur l’onglet « Profil » et la section « Statut de disponibilité ». Choisissez le type d’absence et indiquez une date de début. La date de fin est facultative, tout comme le message. Le programme refuse toute date de fin antérieure à la date de début.
Une absence saisie à l’avance ne prend effet qu’à partir de la date de début indiquée - avant cette date, l’équipe vous voit comme disponible. Si vous indiquez une date de fin, les bannières, les indicateurs et les réponses automatiques disparaissent à cette échéance, sans aucune intervention de votre part. Vous n’avez pas besoin de penser à modifier votre statut à votre retour.
Si vous écrivez dans le fil d’une tâche ou d’une discussion à une personne dont le statut est « En vacances » ou « Maladie », une réponse automatique apparaît dans ce fil. Elle contient votre mention ainsi que le message indiqué dans le profil de cette personne. Si aucun message n’a été saisi, le texte par défaut s’affiche. La réponse automatique apparaît une fois par jour dans un même fil de discussion. Une autre peut apparaître le lendemain ou dans un autre fil.
L’Assistant IA vous avertit lorsque vous essayez d’attribuer une tâche à une personne absente. L’administrateur voit la liste des personnes absentes. Chaque changement de statut est enregistré dans l’historique du compte. L’administrateur peut consulter et modifier le statut actuel d’une autre personne dans la fenêtre Utilisateurs, sous « Statut du compte ».
Qu'y gagnez-vous ?
Vous ne promettez pas de délai à un client sans savoir que la personne qui gère le projet est en congé. Vous êtes informé de son absence avant de répartir le travail, et non après plusieurs jours de silence.
Vous n’envoyez pas de nouveaux messages simplement pour savoir pourquoi quelqu’un ne répond pas. L’information apparaît dans la même conversation que celle où vous attendez une réponse. Vous ne recevez pas pour autant la même réponse automatique après chaque message.
Une fois la période de congé indiquée terminée, vous n’avez pas à vous soucier d’un message d’absence obsolète. Votre équipe vous voit comme disponible.
Exemple du quotidien
Lundi, le responsable répartit le travail de la semaine. Il veut attribuer une tâche à la personne qui s’occupait déjà du sujet. Lorsqu’il essaie de le faire, l’Assistant IA signale son absence. Le responsable peut confier la tâche à quelqu’un d’autre avant de fixer un délai avec le client.
Le même jour, un membre de l’équipe écrit à la personne en congé dans un ancien fil de discussion. Une réponse automatique apparaît avec le message défini par cette personne dans son profil d’absence, ou avec le texte par défaut. Il n’est pas nécessaire d’attendre son retour.
Questions fréquentes
Que montre le statut d’absence dans Task Manager ?
Dans le fil de discussion d'une tâche ou d'une discussion où participe une personne absente, un bandeau « Certains participants sont absents » apparaît au-dessus des messages, avec son nom et prénom, le type d'absence et les dates. Un point coloré de statut s'affiche près de son avatar, et dans le calendrier, une bande d'absence apparaît en haut de la journée.
Puis-je définir l’absence d’une autre personne ?
Seul un administrateur peut modifier le statut d’un autre utilisateur. Chaque personne définit son propre statut dans l’onglet « Profil » des paramètres.
Dois-je désactiver mon absence à mon retour de congé ?
Non, si vous indiquez une date de fin. Une fois cette date passée, l’absence prend fin automatiquement : les bannières, les indicateurs et les réponses automatiques disparaissent.
Une personne en arrêt maladie peut-elle se connecter ?
Oui. Les statuts « En vacances », « Maladie » et « Absent » sont informatifs et ne limitent pas l’accès au programme. Seul le blocage administratif du compte empêche la connexion.
Combien de fois la réponse automatique est-elle envoyée ?
La réponse automatique apparaît une fois par jour dans un fil de discussion. Les messages suivants envoyés le même jour dans la même tâche ou discussion ne déclenchent pas de nouvelle réponse. Une autre réponse peut apparaître le lendemain ou dans un autre fil de discussion.