Čo sú neprítomnosti v Task Manageri?
Neprítomnosti v Task Manageri ukazujú, kto je dostupný, skôr než mu priradíte úlohu. Každý si nastavuje svoj stav v profile. Vďaka tomu si môžete pred pridelením práce overiť, či je osoba neprítomná.
V profile sú na výber štyri stavy: „Dostupný“ (predvolený), „Dovolenka“, „Choroba“ a „Neprítomný“. Pri neprítomnosti zadávate počiatočný dátum, môžete uviesť aj dátum ukončenia a pripísať správu. Stav a dátumy vidí tím: vo vláknach, pri vašom avatare a v kalendári.
Blokovanie účtu je samostatná záležitosť. Správca môže zablokovať účet používateľa. Systém potom okamžite ukončí relácie tejto osoby a zabráni jej v opätovnom prihlásení. Nikto nemôže zablokovať seba ani iného globálneho správcu. Ostatné stavy sú informačné: osoba na práceneschopnosti môže stále vstúpiť do programu.
Ako to funguje?
Stav nastavíte v nastaveniach: ikona ozubeného kolesa, karta „Profil“, sekcia „Stav dostupnosti“. Vyberiete typ neprítomnosti a zadáte počiatočný dátum. Koncový dátum aj správa sú voliteľné. Program neprijme koncový dátum, ktorý predchádza počiatočnému.
Neprítomnosť zadaná vopred začne platiť až od zadaného počiatočného dátumu - dovtedy vás tím vidí ako dostupnú osobu. Ak zadáte koncový dátum, po jeho uplynutí zmiznú bannery, označenia aj automatické odpovede bez vášho zásahu. Po návrate nemusíte pamätať na zmenu stavu.
Keď napíšete do vlákna úlohy alebo chatu osobe so stavom „Dovolenka“ alebo „Choroba“, v tomto vlákne sa zobrazí automatická odpoveď. Obsahuje vaše označenie a správu z profilu tejto osoby. Ak správu nezadala, zobrazí sa predvolený text. Automatická odpoveď sa v jednom vlákne zobrazí raz denne. Ďalšia sa môže zobraziť nasledujúci deň alebo v inom vlákne.
Asistent AI vás upozorní, keď sa pokúsite priradiť úlohu neprítomnej osobe. Správca vidí zoznam neprítomných. Každá zmena stavu sa zaznamená v histórii účtu. Aktuálny stav inej osoby môže správca zobraziť a zmeniť v okne Používatelia, v časti „Stav účtu“.
Čo získate?
Nesľúbite klientovi termín bez toho, aby ste vedeli, že osoba zodpovedná za projekt je na dovolenke. O jej neprítomnosti sa dozviete skôr, než rozdelíte prácu, nie až po niekoľkých dňoch ticha.
Neposielate ďalšie správy len preto, aby ste zistili, prečo niekto neodpovedá. Informácia sa zobrazí v tej istej konverzácii, v ktorej čakáte na odpoveď. Zároveň nedostávate tú istú automatickú odpoveď po každej správe.
Po skončení označeného obdobia dovolenky sa nemusíte obávať neaktuálnej správy o neprítomnosti. Tím vás vidí ako dostupnú osobu.
Príklad z každodennej práce
V pondelok vedúci rozdeľuje prácu na tento týždeň. Chce priradiť úlohu osobe, ktorá sa tejto téme venovala predtým. Keď sa o to pokúsi, Asistent AI ho upozorní na jej neprítomnosť. Vedúci môže úlohu zveriť niekomu inému skôr, než dohodne termín s klientom.
V ten istý deň niekto z tímu napíše osobe na dovolenke v starom vlákne. Zobrazí sa automatická odpoveď s textom, ktorý si táto osoba nastavila v profile neprítomnosti, alebo s predvoleným textom. Netreba čakať, kým sa neprítomná osoba vráti.
Najčastejšie otázky
Čo zobrazuje stav neprítomnosti v Task Manageri?
Vo vlákne úlohy alebo chatu, na ktorom sa zúčastňuje neprítomná osoba, sa nad správami zobrazí banner „Niektorí účastníci sú neprítomní“ s jej menom a priezviskom, druhom neprítomnosti a dátumami. Pri avatare tejto osoby je vidieť farebnú bodku stavu a v kalendári - pás neprítomnosti v hornej časti dňa.
Môžem nastaviť neprítomnosť za niekoho iného?
Stav iného používateľa môže zmeniť iba správca. Každý si nastavuje vlastný stav na karte „Profil“ v nastaveniach.
Musím po návrate z dovolenky vypnúť neprítomnosť?
Nie, ak zadáte koncový dátum. Po jeho uplynutí sa neprítomnosť automaticky vypne: bannery, označenia a automatické odpovede zmiznú.
Môže sa osoba na práceneschopnosti prihlásiť?
Áno. Stavy „Dovolenka“, „Choroba“ a „Neprítomný“ sú informačné a neobmedzujú prístup do programu. Prihlásenie blokuje administrátorské zablokovanie účtu.
Koľkokrát sa odošle automatická odpoveď?
Automatická odpoveď sa v danom vlákne zobrazí raz denne. Ďalšie správy v ten istý deň v tej istej úlohe alebo chate už ďalšiu odpoveď nevyvolajú. Nová sa môže zobraziť nasledujúci deň alebo v inom vlákne.